傳媒公司素材管理制度一、總則（一）目的為加強公司素材管理，規范素材的收集、整理、存儲、使用和共享流程，確保素材的安全、完整和有效利用，提高公司的工作效率和創作質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及素材管理的部門和員工，包括但不限于策劃部、設計部、視頻制作部、文案部等。（三）基本原則1.統一管理原則：公司設立專門的素材管理崗位或團隊，對素材進行統一規劃、協調和管理。2.分類清晰原則：根據素材的類型、用途、來源等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保素材的安全存儲，防止泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的素材嚴格保密。4.高效利用原則：鼓勵員工充分利用素材資源，提高工作效率，避免重復勞動。二、素材分類與編號（一）素材分類1.視頻素材：包括拍攝的原始視頻、剪輯后的成品視頻、動畫視頻等。2.音頻素材：如錄制的音效、背景音樂等。3.圖片素材：各類攝影圖片、設計素材圖片等。4.文字素材：文案稿件、策劃方案、腳本等。5.其他素材：如字體、圖標、模板等。（二）編號規則為便于管理和識別，對各類素材進行編號。編號采用“部門代碼+素材類型代碼+年份+順序號”的格式。例如，策劃部的視頻素材編號為“CHSP2023001”，其中“CH”為策劃部代碼，“SP”為視頻素材類型代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。具體代碼如下：1.部門代碼：策劃部：CH設計部：SJ視頻制作部：ZP文案部：WA其他部門：QT2.素材類型代碼：視頻素材：SP音頻素材：YP圖片素材：TP文字素材：WZ其他素材：QT三、素材收集（一）內部創作產生的素材1.各部門在項目執行過程中，應及時將創作過程中產生的素材提交至素材管理部門。例如，策劃部完成的策劃方案、腳本，設計部制作的設計初稿，視頻制作部拍攝的原始素材等。2.提交素材時，需填寫《素材提交登記表》，注明素材名稱、類型、所屬項目、提交人、提交時間等信息。（二）外部采購的素材1.因項目需要采購外部素材時，采購人員應與供應商簽訂詳細的采購合同，明確素材的版權歸屬、使用范圍、價格、交付時間等條款。2.采購的素材到貨后，采購人員應及時將素材及相關合同文件移交素材管理部門，并協助進行驗收。驗收合格后，由素材管理部門按照編號規則進行編號和登記。（三）員工自主收集的素材1.鼓勵員工在日常工作和生活中自主收集與公司業務相關的優質素材，但需確保素材的合法性和適用性。2.員工收集的素材應及時提交至素材管理部門，并填寫《素材提交登記表》。對于具有較高價值的素材，公司可給予一定的獎勵。四、素材整理（一）分類整理素材管理部門收到素材后，應按照預先設定的分類標準進行整理。將同類素材放置在相應的文件夾或存儲區域，并建立清晰的目錄結構。例如，視頻素材按照項目名稱和時間順序進行分類存放，圖片素材按照主題、風格等進行分類。（二）標注信息對整理好的素材進行詳細的標注，包括素材名稱、編號、類型、來源、作者、創作時間、適用范圍、版權信息等。標注信息應準確、完整，以便于員工快速查找和使用素材。（三）建立索引為方便素材的檢索，素材管理部門應建立素材索引表。索引表應包含素材編號、名稱、類型、所在位置等關鍵信息，并定期進行更新維護。員工可通過索引表快速定位所需素材。五、素材存儲（一）存儲設備1.公司應配備專門的素材存儲設備，如服務器、硬盤陣列等，確保素材存儲的安全性和可靠性。2.存儲設備應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（二）存儲環境1.素材存儲環境應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，避免因環境因素導致素材損壞。2.存儲區域應設置防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保素材的安全存儲。（三）訪問權限1.根據素材的敏感程度和使用需求，設置不同的訪問權限。例如，公司機密素材僅限特定人員訪問，一般素材可根據部門和項目需求開放相應的訪問權限。2.員工應使用公司分配的賬號和密碼登錄素材存儲系統，嚴禁擅自將賬號和密碼提供給他人使用。六、素材使用（一）申請流程1.員工因工作需要使用素材時，應填寫《素材使用申請表》，注明素材名稱、編號、使用目的、使用時間、預計歸還時間等信息。2.《素材使用申請表》經部門負責人審批后，提交至素材管理部門。素材管理部門根據申請內容進行審核，審核通過后為申請人提供素材的訪問權限或發放素材。（二）使用規范1.員工在使用素材時，應嚴格按照申請用途使用，不得擅自更改或挪作他用。2.對于涉及版權保護的素材，員工應遵守相關法律法規和版權協議的規定，不得進行侵權行為。3.使用素材過程中，如發現素材存在質量問題或其他異常情況，應及時反饋給素材管理部門。（三）歸還與清理1.員工使用完素材后，應按照約定時間及時歸還素材管理部門。歸還時，需確保素材的完整性和可用性。2.素材管理部門應對歸還的素材進行檢查，如發現素材有損壞或丟失情況，應要求使用人進行賠償或補充。3.定期對已使用的素材進行清理，刪除不再使用或已過期的素材，以釋放存儲空間，提高存儲效率。七、素材共享（一）共享范圍1.公司內部的素材在符合安全保密規定的前提下，可在相關部門和項目團隊之間進行共享。2.對于一些通用性較強的素材，可設置為公共共享素材，供全體員工根據工作需要使用。（二）共享方式1.通過公司內部的素材管理系統進行共享，員工可在系統中查找和下載所需素材。2.對于一些較大的素材文件，可通過共享文件夾或外部存儲設備進行共享，但需確保共享的安全性和可控性。（三）共享權限管理1.根據素材的敏感程度和共享需求，設置不同的共享權限。例如，部分素材僅限特定部門或項目團隊共享，公共共享素材則對全體員工開放。2.共享權限的設置和調整由素材管理部門負責，共享人員應嚴格遵守共享權限規定，不得擅自擴大共享范圍。八、素材安全與保密（一）安全管理1.加強素材存儲設備的安全管理，設置強密碼，并定期更換。2.安裝防病毒軟件和防火墻，防止病毒、木馬等惡意軟件對素材的侵害。3.定期對素材存儲系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并解決安全問題。（二）保密措施1.對涉及公司機密的素材，應嚴格保密，限制知悉范圍。2.與素材供應商簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。3.員工在使用和處理機密素材時，應采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（三）違規處理1.對于違反素材安全與保密規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因員工違規行為導致公司素材泄露、丟失或損壞，給公司造成損失的，員工應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。九、素材審核與更新（一）審核機制1.素材管理部門應定期對素材進行審核，檢查素材的質量、準確性、合法性等是否符合要求。2.對于新收集或更新的素材，應在入庫前進行嚴格審核，確保素材的可用性和合規性。（二）更新頻率1.根據公司業務發展和市場需求變化，定期對素材進行更新。例如，每年對圖片素材庫進行一次全面更新，及時補充新的優質素材。2.對于時效性較強的素材，如熱點事件相關的視頻素材，應及時進行更新和替換。（三）反饋與改進1.在素材審核和使用過程中，鼓勵員工提出意見和建議，及時反饋素材存在的問題。2.素材管理部門應根據員工反饋和審核結果，對素材管理制度和流程進行不斷優化和改進，提高素材管理的水平和效率。