企業酒水領用管理制度一、總則1.目的為加強公司酒水管理，規范酒水領用流程，確保酒水的合理使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位員工酒水的領用管理。3.基本原則按需領用原則：根據工作實際需要，合理申請領用酒水，避免浪費。審批規范原則：嚴格按照規定的審批流程進行酒水領用申請，確保領用的合理性和合規性。成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低酒水采購和使用成本。二、酒水分類及用途1.招待用酒水用于公司對外接待客戶、合作伙伴等商務活動，包括宴請、會議、洽談等場合。常見品類有白酒、紅酒、啤酒、飲料等。2.員工福利酒水作為公司給予員工的福利，定期或不定期發放。如節日福利酒、生日福利酒等。3.辦公區域公用酒水放置在公司辦公區域，供員工日常工作飲用。一般為茶葉、咖啡等飲品。三、領用流程1.招待用酒水領用流程申請：各部門因業務需要進行招待活動時，需提前填寫《招待用酒水領用申請表》，詳細注明招待時間、地點、對象、預計人數以及所需酒水的種類和數量等信息。申請表由部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。審批：行政部門收到申請表后，根據招待活動的性質、規模等進行審核。對于一般性招待活動，由行政部門負責人審批；對于重要客戶或大型招待活動，需報公司分管領導審批。審批通過后，申請表交至倉庫管理部門。領用：倉庫管理部門根據審批后的申請表，按照規定的標準發放酒水。發放時需填寫《酒水領用登記表》，注明領用日期、領用人、酒水名稱、規格、數量等信息，并由領用人簽字確認。2.員工福利酒水領用流程制定計劃：人力資源部門根據公司年度福利計劃，結合員工人數、節日安排等因素，制定員工福利酒水發放計劃，明確發放時間、發放標準、發放品類等信息。計劃經公司領導審批后執行。通知發放：人力資源部門將福利酒水發放計劃通知各部門，由各部門負責通知員工。員工在規定時間內，憑本人有效證件到指定地點領取福利酒水。登記備案：倉庫管理部門在發放福利酒水時，需做好詳細的登記工作，記錄員工姓名、部門、領取日期、酒水名稱、規格、數量等信息。同時，人力資源部門對福利酒水發放情況進行備案，作為員工福利管理的依據。3.辦公區域公用酒水領用流程申請：各部門根據辦公區域公用酒水的消耗情況，定期填寫《辦公區域公用酒水領用申請表》，注明申請領用的酒水種類、數量等信息。申請表由部門負責人簽字后，提交至行政部門。審批：行政部門對申請表進行審核，根據庫存情況和實際需求，確定是否批準領用申請。對于少量領用且不影響正常辦公的情況，由行政部門負責人審批；對于大量領用或特殊情況，需報公司分管領導審批。領用：審批通過后，行政部門安排專人到倉庫領取辦公區域公用酒水，并發放至各部門指定地點。倉庫管理部門做好相應的登記記錄。四、庫存管理1.倉庫設置公司設立專門的酒水倉庫，用于存放各類酒水。倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保酒水的質量安全。2.庫存盤點倉庫管理部門每月定期對酒水進行盤點，確保賬實相符。盤點時需填寫《酒水盤點表》，詳細記錄酒水的名稱、規格、數量、存放位置等信息。如發現賬實不符情況，倉庫管理部門應及時查明原因，并填寫《庫存差異報告》，說明差異情況、產生原因及處理建議。差異報告經倉庫管理部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據差異情況進行調查核實，并報公司領導審批后進行相應處理。3.庫存預警倉庫管理部門根據酒水的庫存數量、消耗速度等因素，設定庫存預警線。當庫存數量低于預警線時，倉庫管理部門應及時填寫《庫存預警通知單》，通知行政部門進行采購申請。行政部門根據庫存預警情況，及時安排酒水采購工作，確保庫存充足。五、采購管理1.采購計劃行政部門根據酒水的庫存情況、領用需求預測等因素，定期制定酒水采購計劃。采購計劃應明確采購酒水的種類、規格、數量、預計采購時間等信息，并報公司領導審批。2.供應商選擇建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商作為酒水采購合作伙伴。采購人員在選擇供應商時，應進行充分的市場調研和比較，綜合考慮供應商的資質、產品質量、價格、售后服務等因素，選擇最優供應商。3.采購流程申請采購：行政部門根據審批后的采購計劃，填寫《酒水采購申請表》，注明采購酒水的詳細信息、預計采購金額等。申請表經行政部門負責人簽字后，提交至財務部門審核。財務審核：財務部門對采購申請表進行審核，重點審核采購金額的合理性、資金預算安排等。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表返回行政部門。采購執行：行政部門根據財務審核后的采購申請表，選擇合適的供應商進行采購。采購人員與供應商簽訂采購合同，明確采購酒水的種類、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。驗收入庫：酒水到貨后，倉庫管理部門按照采購合同要求進行驗收。驗收內容包括酒水的數量、規格、質量、包裝等。如發現酒水存在質量問題或數量不符等情況，倉庫管理部門應及時與供應商聯系，要求其更換或補貨。驗收合格后，倉庫管理部門辦理入庫手續，并填寫《酒水入庫單》。六、費用管理1.預算管理公司財務部根據公司經營情況和酒水使用需求，編制年度酒水費用預算。預算內容包括招待用酒水費用、員工福利酒水費用、辦公區域公用酒水費用等。各部門應嚴格按照預算控制酒水費用支出，不得超預算領用酒水。如因業務發展需要確需超出預算的，需提前向公司財務部提出申請，經公司領導審批后調整預算。2.報銷管理招待用酒水費用報銷時，需提供《招待用酒水領用申請表》、發票、酒水清單等相關憑證。報銷憑證經部門負責人、行政部門審核、財務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，財務部門予以報銷。員工福利酒水費用報銷時，需提供員工福利酒水發放記錄、發票等相關憑證。報銷流程與招待用酒水費用報銷流程相同。辦公區域公用酒水費用報銷時，需提供《辦公區域公用酒水領用申請表》、發票、酒水清單等相關憑證。報銷憑證經部門負責人、行政部門審核、財務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，財務部門予以報銷。七、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對酒水領用、庫存管理、采購管理、費用管理等情況進行審計檢查，確保酒水管理制度的有效執行。審計檢查內容包括制度執行情況、流程合規性、費用合理性等。2.違規處理對于違反本制度規定的行為，如未經審批領用酒水、超標準領用酒水、虛報冒領酒水費用等，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、