鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件登記管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件管理，確保文件的及時、準確、安全流轉，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各辦公室及下屬事業(yè)單位在工作中所涉及的各類文件的登記、收發(fā)、傳閱、保管等管理活動。（三）基本原則1.及時準確原則：文件的登記、傳遞要及時，信息記錄要準確無誤，確保文件內容能夠迅速、準確地傳達給相關人員。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保文件在流轉過程中的安全性和保密性，防止文件泄露、丟失或損壞。3.規(guī)范有序原則：建立標準化的文件管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作規(guī)范，使文件管理工作有條不紊地進行。4.便于查詢原則：文件的登記和分類應便于查詢和檢索，以便在需要時能夠快速找到所需文件。二、文件登記管理職責（一）黨政辦公室職責1.負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件登記管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調和指導，制定文件登記管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一接收上級機關、其他單位發(fā)送的各類文件，并進行詳細登記。3.對登記后的文件進行分類、編號、分發(fā)，確保文件及時準確地傳遞到相關部門和人員手中。4.負責文件的傳閱管理，跟蹤文件傳閱情況，及時收回文件。5.定期對文件進行整理、歸檔，做好文件的保管和保密工作。6.負責文件的銷毀工作，按照規(guī)定程序對過期、作廢文件進行銷毀處理。（二）各部門、辦公室及下屬事業(yè)單位職責1.明確本部門、本單位的文件管理人員，負責本部門、本單位文件的接收、登記、傳閱、保管等工作。2.按照黨政辦公室的要求，及時領取和歸還文件，確保文件在本部門、本單位的正常流轉。3.對本部門、本單位產生的文件進行及時登記，并按照規(guī)定程序進行整理、歸檔。4.配合黨政辦公室做好文件管理的其他相關工作，如文件的清查、統(tǒng)計等。三、文件登記管理流程（一）文件接收登記1.黨政辦公室指定專人負責文件接收工作，接收文件時要認真核對文件的數量、名稱、文號、密級等信息。2.對接收的文件進行詳細登記，登記內容包括文件編號、來文單位、發(fā)文日期、文件標題、文號、密級、份數、附件、接收日期、分發(fā)去向等。3.登記完成后，將文件原件放入專門的文件柜保管，并在文件登記冊上注明存放位置。（二）文件分類編號1.根據文件的來源、性質、內容等進行分類，如上級文件、本級文件、平行文件等。2.為每類文件編制統(tǒng)一的編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的管理和查詢。3.文件編號應按照一定的規(guī)則進行編排，例如：年份+類別代碼+順序號，如2023SJ001，表示2023年上級文件第1號。（三）文件分發(fā)1.根據文件的內容和工作需要，將文件分發(fā)給相關部門、辦公室及下屬事業(yè)單位。2.填寫文件分發(fā)登記表，注明分發(fā)日期、分發(fā)部門、文件編號、文件標題等信息，并由接收人簽字確認。3.對于重要文件或緊急文件，應優(yōu)先分發(fā)，并及時通知相關人員領取。（四）文件傳閱1.需要傳閱的文件，由黨政辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱。2.制作文件傳閱單，注明文件編號、文件標題、傳閱范圍、傳閱日期等信息。3.文件傳閱單應隨文件一起傳遞，傳閱人在傳閱單上簽字注明傳閱日期和意見。4.黨政辦公室負責跟蹤文件傳閱情況，及時收回文件，確保文件不丟失、不延誤。（五）文件保管1.各部門、辦公室及下屬事業(yè)單位應設立專門的文件柜，用于存放本部門、本單位的文件。2.文件應按照分類編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對文件進行整理和清查，確保文件的完整性和準確性。4.對于重要文件和機密文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件的安全保密。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應按照檔案管理的要求及時進行歸檔。2.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽署完備。3.按照文件的類別和時間順序進行整理，編制歸檔目錄，注明文件編號、文件標題、日期等信息。4.將歸檔文件移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。（七）文件銷毀1.對于過期、作廢、不需要留存的文件，應按照規(guī)定程序進行銷毀。2.填寫文件銷毀登記表，注明文件編號、文件標題、銷毀日期、銷毀原因等信息，并由相關負責人簽字確認。3.文件銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄應妥善保存。四、文件登記管理的信息化建設（一）建立文件管理信息系統(tǒng)1.利用現代信息技術，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件管理信息系統(tǒng)，實現文件登記、分發(fā)、傳閱、保管、歸檔等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.文件管理信息系統(tǒng)應具備文件錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，提高文件管理的工作效率和準確性。3.系統(tǒng)應設置不同的用戶權限，確保文件信息的安全保密，只有經過授權的人員才能訪問和操作相關文件。（二）電子文件管理1.對于電子文件，應按照與紙質文件相同的管理要求進行登記、分類、編號、存儲等。2.建立電子文件備份制度，定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。3.電子文件的存儲應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行加密處理。4.嚴格控制電子文件的訪問權限，對電子文件的查閱、修改、刪除等操作進行記錄，確保電子文件的安全性和完整性。五、文件登記管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.黨政辦公室定期對各部門、辦公室及下屬事業(yè)單位的文件登記管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件登記的及時性、準確性、完整性，文件傳閱的跟蹤情況，文件保管的安全性等。2.對檢查中發(fā)現的問題，及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。3.建立文件管理工作臺賬，記錄監(jiān)督檢查的情況和整改落實情況。（二）考核評價1.將文件登記管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各辦公室及下屬事業(yè)單位的績效考核體系，作為考核評價的重要內容之一。2.制定文件登記管理工作考核標準，從文件管理的規(guī)范性、準確性、及時性、安全性等方面進行量化考核。