公司苗木供應(yīng)商管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司苗木采購管理，規(guī)范苗木供應(yīng)商的選擇、評估、合作及管理流程，確保所采購苗木的質(zhì)量、供應(yīng)穩(wěn)定性和性價(jià)比，滿足公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及苗木采購的部門及項(xiàng)目，包括但不限于綠化工程建設(shè)、景觀維護(hù)等相關(guān)業(yè)務(wù)中與苗木供應(yīng)商的合作管理。3.基本原則公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評估、合作過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價(jià)和決策。質(zhì)量優(yōu)先原則：將苗木質(zhì)量作為首要考量因素，確保所采購的苗木符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目要求，能夠滿足綠化景觀效果及長期生長需求。合作共贏原則：與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過合理的合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)雙方在經(jīng)濟(jì)、社會效益等方面的共贏發(fā)展。規(guī)范管理原則：建立健全規(guī)范的供應(yīng)商管理制度和流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保管理工作有章可循、規(guī)范有序。二、供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集市場調(diào)研：采購部門定期開展苗木市場調(diào)研，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、苗木品種、質(zhì)量狀況、價(jià)格水平、服務(wù)能力等。行業(yè)推薦：通過行業(yè)協(xié)會、同行交流、專業(yè)論壇等渠道，獲取其他企業(yè)推薦的優(yōu)質(zhì)苗木供應(yīng)商信息。網(wǎng)絡(luò)搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、苗木交易平臺等工具，查找符合公司需求的苗木供應(yīng)商，并收集其基本資料。實(shí)地考察：對于初步篩選出的潛在供應(yīng)商，采購部門可組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)基地的規(guī)模、設(shè)施、管理水平以及苗木的實(shí)際生長情況等。2.供應(yīng)商資質(zhì)審核營業(yè)執(zhí)照：審核供應(yīng)商是否具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營范圍是否涵蓋苗木種植、銷售等相關(guān)業(yè)務(wù)。苗木生產(chǎn)許可證：對于從事苗木生產(chǎn)的供應(yīng)商，需審核其是否具備相應(yīng)的苗木生產(chǎn)許可證，以確保其生產(chǎn)活動符合法律法規(guī)要求。質(zhì)量認(rèn)證：優(yōu)先選擇具有相關(guān)質(zhì)量認(rèn)證的供應(yīng)商，如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證等，以保證其苗木質(zhì)量有可靠的管理保障。信譽(yù)記錄：通過查詢信用中國、企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等平臺，了解供應(yīng)商的信譽(yù)狀況，查看是否存在不良記錄，如違法違規(guī)行為、合同糾紛等。3.供應(yīng)商選擇流程需求分析：采購部門根據(jù)公司項(xiàng)目的苗木需求，明確苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等具體需求信息。供應(yīng)商篩選：依據(jù)收集到的供應(yīng)商信息和資質(zhì)審核情況，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定若干符合基本要求的候選供應(yīng)商。報(bào)價(jià)評審：向候選供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，要求其提供苗木報(bào)價(jià)及相關(guān)服務(wù)條款。采購部門對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇報(bào)價(jià)合理、綜合條件最優(yōu)的供應(yīng)商作為擬合作對象。合同談判：與擬合作供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，進(jìn)一步明確雙方的權(quán)利義務(wù)、苗木質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格調(diào)整機(jī)制、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同條款清晰、明確、公平合理。審批確定：合同談判達(dá)成一致后，將合同草案提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過后，正式確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。三、供應(yīng)商評估1.評估周期對苗木供應(yīng)商的評估每年進(jìn)行一次，在每年[具體月份]開展評估工作。對于重大項(xiàng)目或合作過程中出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，可根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)評估。2.評估內(nèi)容苗木質(zhì)量：定期對供應(yīng)商供應(yīng)的苗木進(jìn)行抽檢，檢查苗木的品種純度、規(guī)格尺寸、生長狀況、病蟲害情況等是否符合合同約定及公司標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)計(jì)苗木驗(yàn)收合格率，作為評估供應(yīng)商苗木質(zhì)量的重要指標(biāo)。交貨期：考核供應(yīng)商是否按照合同約定的交貨時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交貨，統(tǒng)計(jì)交貨延遲次數(shù)及延遲天數(shù)。對于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t，給公司項(xiàng)目造成影響的，評估其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任及賠償情況。價(jià)格水平：對比市場同類苗木價(jià)格，評估供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理，是否具有價(jià)格優(yōu)勢。分析供應(yīng)商價(jià)格調(diào)整的合理性及與市場價(jià)格波動的匹配度。售后服務(wù)：考察供應(yīng)商在苗木運(yùn)輸、種植指導(dǎo)、養(yǎng)護(hù)咨詢等方面提供的售后服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度。統(tǒng)計(jì)客戶對供應(yīng)商售后服務(wù)的投訴次數(shù)及處理結(jié)果，評估其售后服務(wù)滿意度。合作態(tài)度：評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中的配合程度、溝通效率、問題解決能力等方面的表現(xiàn)。收集公司內(nèi)部相關(guān)部門對供應(yīng)商合作態(tài)度的反饋意見。3.評估方法數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：收集和整理與評估內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)，如苗木驗(yàn)收記錄、交貨時(shí)間記錄、價(jià)格數(shù)據(jù)、售后服務(wù)反饋等，進(jìn)行量化分析，計(jì)算各項(xiàng)評估指標(biāo)得分。問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等發(fā)放供應(yīng)商評估調(diào)查問卷，了解他們對供應(yīng)商在各方面表現(xiàn)的評價(jià)和意見。現(xiàn)場考察：對供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、倉儲設(shè)施等進(jìn)行實(shí)地考察，直觀了解其實(shí)際運(yùn)營狀況和管理水平。4.評估結(jié)果應(yīng)用等級劃分：根據(jù)評估得分，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。90分及以上為優(yōu)秀供應(yīng)商；8089分為良好供應(yīng)商；6079分為合格供應(yīng)商；60分以下為不合格供應(yīng)商。激勵措施：對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作機(jī)會、貨款結(jié)算優(yōu)惠、表彰宣傳等，鼓勵其繼續(xù)保持良好表現(xiàn)。良好供應(yīng)商可作為公司重點(diǎn)合作對象，在合同續(xù)簽、業(yè)務(wù)拓展等方面給予適當(dāng)傾斜。改進(jìn)措施：合格供應(yīng)商需針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題制定改進(jìn)計(jì)劃，并提交給公司采購部門。采購部門跟蹤其改進(jìn)情況，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未能有效改進(jìn)，可考慮減少合作份額或暫停合作。不合格供應(yīng)商立即停止合作，并進(jìn)行全面整改。整改完成后，經(jīng)重新評估合格后方可恢復(fù)合作。四、合作管理1.合同管理合同簽訂：采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、苗木規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前需經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同合法合規(guī)。合同執(zhí)行：合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。合同變更：如因項(xiàng)目需求調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。合同終止：合同履行完畢或出現(xiàn)法定解除情形時(shí)，采購部門負(fù)責(zé)辦理合同終止手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評估。2.交貨管理交貨通知：供應(yīng)商應(yīng)在苗木發(fā)貨前[X]天通知采購部門，告知發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。采購部門提前做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、場地等。交貨驗(yàn)收：苗木到貨后，采購部門會同相關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。對于驗(yàn)收合格的苗木，出具驗(yàn)收報(bào)告；對于驗(yàn)收不合格的苗木，采購部門有權(quán)要求供應(yīng)商及時(shí)更換或處理，并承擔(dān)相應(yīng)損失。交貨記錄：建立詳細(xì)的交貨記錄檔案，記錄每次交貨的時(shí)間、地點(diǎn)、供應(yīng)商名稱、苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息，以便追溯和查詢。3.付款管理付款流程：采購部門根據(jù)合同約定和交貨驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，附上相關(guān)證明文件（如驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等），按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)安排付款。付款方式：根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、合作規(guī)模等因素，選擇合適的付款方式，如支票、銀行轉(zhuǎn)賬、商業(yè)匯票等。對于長期合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可適當(dāng)給予一定的付款期限優(yōu)惠，但需在合同中明確約定。付款跟蹤：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤付款執(zhí)行情況，確保款項(xiàng)按時(shí)足額支付給供應(yīng)商。如因特殊原因?qū)е赂犊钛舆t，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解釋，避免產(chǎn)生糾紛。4.溝通協(xié)調(diào)定期溝通會議：采購部門定期組織與供應(yīng)商的溝通會議，一般每季度召開一次。會議主要內(nèi)容包括總結(jié)上一階段合作情況、討論解決合作過程中存在的問題、溝通下一階段項(xiàng)目需求及合作計(jì)劃等。日常溝通機(jī)制：建立日常溝通渠道，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等，方便雙方及時(shí)交流合作信息。對于合作過程中出現(xiàn)的緊急問題，應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到妥善解決。問題反饋與處理：公司內(nèi)部相關(guān)部門在與供應(yīng)商合作過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給采購部門。采購部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果，將處理情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對苗木采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。供應(yīng)商監(jiān)督：采購部門對供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營活動、苗木質(zhì)量控制、交貨服務(wù)等情況進(jìn)行日常監(jiān)督，確保供應(yīng)商嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，及時(shí)要求供應(yīng)商整改，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的處罰措施。2.考核指標(biāo)苗木質(zhì)量合格率：考核供應(yīng)商供應(yīng)苗木的質(zhì)量符合合同約定及公司標(biāo)準(zhǔn)的比例。交貨準(zhǔn)時(shí)率：統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商按時(shí)交貨的次數(shù)占總交貨次數(shù)的比例。價(jià)格合理性：通過與市場同類苗木價(jià)格對比，評估供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理程度。客戶投訴率：統(tǒng)計(jì)公司內(nèi)部相關(guān)部門及使用單位對供應(yīng)商的投訴次數(shù)。合作滿意度：通過問卷調(diào)查等方式收集公司內(nèi)部對供應(yīng)商合作滿意度的評價(jià)得分。3.考核方式定期考核：按照供應(yīng)商評估周期，對供應(yīng)商的各項(xiàng)考核指標(biāo)進(jìn)行綜合考核評價(jià)，確定考核等級。不定期考核：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、市場情況及供應(yīng)商合作表現(xiàn)等因素，不定期對供應(yīng)商進(jìn)行專項(xiàng)考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合作過程中出現(xiàn)的問題。4.考核結(jié)果處理獎勵與表彰：對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予公開表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、增加合作份額、提供更多優(yōu)惠政策等，激勵其持續(xù)保持良好表現(xiàn)。警告與整改：對于考核結(jié)果不合格或存在問題