化妝品公司內勤管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內勤工作流程，提高工作效率，加強內勤人員管理，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內勤崗位全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規以及公司的各項規章制度。2.以服務公司各部門為宗旨，樹立良好的職業形象。3.注重工作細節，確保工作準確、高效。二、崗位職責（一）文件管理1.負責公司各類文件的收發、登記、傳閱、歸檔和保管工作。2.定期對文件進行整理和分類，確保文件存放有序，便于查找和使用。3.做好文件的保密工作，嚴格按照公司規定控制文件的查閱范圍。（二）辦公用品管理1.制定辦公用品采購計劃，根據實際需求合理采購辦公用品。2.負責辦公用品的入庫、保管和發放工作，建立辦公用品領用臺賬。3.定期對辦公用品進行盤點，及時補充庫存，避免浪費和積壓。（三）會議安排1.根據公司會議需求，提前安排會議室，確保會議設施正常運行。2.負責會議通知的發送、會議記錄的整理和會議紀要的撰寫。3.協助會議主持人員做好會議的各項準備工作，如資料準備、茶水服務等。（四）檔案管理1.建立和完善公司各類檔案管理制度，明確檔案分類標準和保管期限。2.負責公司檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。3.按照規定提供檔案查閱服務，做好檔案查閱登記工作。（五）考勤管理1.負責公司全體員工的考勤記錄，每日按時統計考勤情況。2.對遲到、早退、曠工等異常考勤情況進行核實和記錄，并及時匯報給相關領導。3.協助人力資源部門做好月度考勤匯總和工資核算工作。（六）印章管理1.負責公司印章的保管和使用，嚴格按照印章使用規定進行審批和登記。2.確保印章使用的安全性和規范性，防止印章被盜用或濫用。3.定期對印章進行檢查和維護，發現問題及時報告并處理。（七）環境衛生管理1.負責公司辦公區域的環境衛生清潔工作，制定衛生值日表，督促各部門做好本區域的衛生維護。2.定期對辦公區域進行消毒，保持環境整潔衛生。3.檢查辦公區域的設施設備是否完好，如有損壞及時通知相關部門進行維修。（八）其他工作1.完成領導交辦的其他臨時性工作任務，積極配合公司各部門的工作需求。2.及時反饋工作中出現的問題和建議，為公司管理提供參考依據。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收發人員收到外部文件后，及時登記文件的名稱、文號、發文單位、日期等信息。將文件附上文件傳閱單，呈部門經理閱批，部門經理根據文件內容提出處理意見，注明傳閱范圍和傳閱時間。內勤人員按照部門經理的批示進行傳閱，傳閱過程中做好跟蹤記錄，確保文件及時傳達到相關人員。2.發文各部門如需發文，由部門負責人填寫發文審批表，明確發文事由、內容、發送范圍等信息，經分管領導審批后交內勤人員。內勤人員對發文內容進行審核，確保格式規范、表述準確、無錯別字等。審核無誤后按照審批表上的發送范圍進行發文登記，并通過郵件、快遞或專人送達等方式發送文件。3.文件歸檔文件傳閱或處理完畢后，內勤人員及時將文件收回，按照檔案管理要求進行整理和歸檔。定期對歸檔文件進行檢查，確保文件資料的完整性和準確性，如有缺失或損壞及時查明原因并進行補充或修復。（二）辦公用品管理流程1.采購計劃制定每月末，內勤人員根據各部門提交的辦公用品需求表，結合辦公用品庫存情況，制定次月辦公用品采購計劃。采購計劃經部門經理審核、分管領導審批后執行。2.采購實施內勤人員根據審批后的采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中要嚴格按照公司采購制度進行操作，確保采購物品的質量和價格合理。收到采購的辦公用品后，內勤人員及時組織驗收，核對物品的名稱、規格、數量、質量等是否與采購訂單一致。驗收合格后辦理入庫手續，填寫辦公用品入庫單。3.發放管理各部門人員根據工作需要填寫辦公用品領用申請表，注明領用物品名稱、規格、數量等信息，經部門負責人簽字后到內勤處領取。內勤人員按照領用申請表進行發放，并在辦公用品領用臺賬上做好記錄，詳細登記領用日期、領用部門、領用人、領用物品等信息。4.盤點清查每季度末，內勤人員對辦公用品進行全面盤點清查，核實庫存數量與臺賬記錄是否一致。對于盤盈或盤虧的情況，要查明原因并填寫盤點報告，報部門經理審核后進行相應處理。如因管理不善造成的損失，要追究相關人員的責任。（三）會議安排流程1.會議申請各部門如需召開會議，提前填寫會議申請表，說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息，提交部門經理審批。涉及多個部門的會議，需經分管領導審批。2.會議室安排內勤人員根據會議申請表，結合會議室使用情況，提前安排合適的會議室。確保會議室的音響、投影儀、燈光等設備正常運行，桌椅擺放整齊，茶水、紙筆等會議用品準備齊全。3.會議通知內勤人員按照會議申請表上的參會人員名單，通過郵件、短信或電話等方式發送會議通知，明確會議的時間、地點、主題和要求等信息。對于重要會議，要提醒參會人員提前做好準備，按時參加會議。4.會議記錄與紀要會議期間，內勤人員負責做好會議記錄，詳細記錄會議討論內容、決議事項、主持人發言要點等。會議結束后，及時整理會議記錄，撰寫會議紀要。會議紀要經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關領導，并進行存檔。（四）檔案管理流程1.檔案收集各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、報表等檔案材料，應定期整理后移交內勤人員。移交時要填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、形成日期等信息。內勤人員對接收的檔案材料進行初步審核，檢查檔案的完整性和規范性，對不符合要求的檔案退回相關部門補充完善。2.檔案整理與分類內勤人員按照公司檔案分類標準，對收集到的檔案進行整理和分類。常見的檔案類別包括行政管理檔案、財務檔案、業務檔案、人事檔案等。在分類過程中，對檔案進行編號、編目，制作檔案目錄索引，便于日后查找和利用。3.檔案歸檔將整理好的檔案按照類別和保管期限，分別存入檔案柜或檔案庫房。檔案存放要遵循便于保管和查閱的原則，同一類別的檔案要集中存放，并在檔案柜上標注清晰的類別標識。建立檔案存放位置索引，記錄每份檔案的存放具體位置，方便快速查找。4.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱檔案時，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱事由、查閱時間等信息，經部門負責人簽字后到內勤處辦理查閱手續。內勤人員根據查閱申請表，核實查閱人身份和查閱權限，按照規定提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作，記錄查閱日期、查閱人、查閱檔案名稱等信息。查閱檔案時，查閱人應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損壞等行為。查閱完畢后，及時將檔案歸還內勤人員。（五）考勤管理流程1.考勤記錄內勤人員每日通過打卡記錄、請假條、外出登記表等方式收集員工的考勤信息。認真核對考勤數據，確保考勤記錄的真實性和準確性。對于異常考勤情況，如未打卡、代打卡等，及時與相關員工溝通核實，并做好記錄。2.考勤統計每周五，內勤人員對本周的考勤情況進行統計匯總，制作考勤報表。考勤報表應清晰顯示每位員工的出勤天數、遲到、早退、曠工等情況。將考勤報表提交給人力資源部門，作為工資核算和績效評估的依據。3.考勤異常處理對于遲到、早退、曠工等考勤異常情況，內勤人員按照公司考勤制度進行相應處理。如遲到、早退累計次數達到規定標準的，按照制度進行績效扣分或經濟處罰；曠工的，按照曠工天數扣除相應工資，并根據情節輕重進行紀律處分。將考勤異常處理結果及時反饋給相關員工和部門負責人，并在考勤報表中注明處理情況。（六）印章管理流程1.印章保管公司內勤負責公司印章的保管工作，印章應存放在專用的保險柜或印章箱內，實行雙人保管制度，確保印章的安全。印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，需經公司領導批準，并辦理相關交接手續。2.印章使用審批公司內部人員因工作需要使用印章時，應填寫印章使用申請表，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、蓋章份數等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后交內勤人員。涉及重大事項或重要文件的印章使用，需經公司總經理審批。3.印章使用登記內勤人員根據印章使用申請表，對印章使用情況進行嚴格登記。登記內容包括使用日期、使用部門、使用人、文件名稱、蓋章份數、審批人等信息。使用完畢后，及時收回印章，并在印章使用登記表上注明歸還日期。4.印章保管檢查內勤人員定期對印章進行檢查，確保印章完好無損、字跡清晰。如發現印章有損壞或模糊不清的情況，及時報告公司領導，并按照規定進行更換或修復。每季度末，對印章使用登記情況進行核查，確保印章使用的合規性和準確性。（七）環境衛生管理流程1.衛生值日安排內勤人員制定公司辦公區域衛生值日表，明確各部門每日的衛生清掃責任區域和責任人。將衛生值日表張貼在公司顯眼位置，督促各部門嚴格按照值日表進行衛生清掃工作。2.日常衛生清掃各部門衛生責任人每日上班前對本部門責任區域進行清掃，包括地面清潔、桌面擦拭、文件整理、垃圾清理等。內勤人員負責公共區域的衛生清掃工作，如走廊、樓梯、會議室、茶水間等，確保公共區域干凈整潔。3.定期消毒每周定期對辦公區域進行消毒，重點對人員密集的會議室、辦公室、電梯按鈕等部位進行消毒處理。使用符合衛生標準的消毒用品進行消毒操作，做好消毒記錄，注明消毒日期、消毒部位、消毒人員等信息。4.衛生檢查與監督內勤人員每日對各部門衛生清掃情況進行檢查，發現問題及時通知相關部門進行整改。定期對辦公區域的環境衛生狀況進行全面檢查和評估，對衛生工作表現優秀的部門進行表揚，對不達標的部門提出批評，并督促其改進。四、工作規范（一）工作態度1.內勤人員應具備積極主動的工作態度，熱情服務公司各部門，及時響應工作需求。2.對待工作要認真負責，注重細節，確保各項工作準確無誤。3.保持耐心和細心，妥善處理工作中出現的各種問題和矛盾，積極尋求解決方案。（二）工作紀律1.嚴格遵守公司的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作期間不得擅自離崗、串崗，如有特殊情況需要請假的，應按照公司請假制度辦理請假手續。3.保守公司機密，不得泄露公司的文件、資料、商業信息等敏感內容。4.遵守職業道德規范，誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務之便謀取私利。（三）工作語言與溝通1.內勤人員在與公司內部人員及外部客戶溝通時，要使用文明、禮貌、規范的語言，表達清晰、準確，態度和藹可親。2.加強與各部門之間的溝通協調，及時了解工作進展和需求，提供有效的支持和協助。3.對于工作中的問題和疑問，要及時與上級領導或相關部門溝通，確保信息傳遞準確、及時。（四）工作效率1.合理安排工作時間，制定工作計劃和任務清單，按照輕重緩急有序開展工作，提高工作效率。2.對于緊急工作任務，要立即響應，優先處理，確保不影響公司整體工作進度。3.不斷學習和掌握新的工作技能和方法，提高自身業務能力和綜合素質，以適應公司發展的需要。五、考核與獎懲（一）考核內容1.工作業績：包括文件管理、辦公用品管理、會議安排、檔案管理、考勤管理、印章管理、環境衛生管理等各項工作任務的完成情況。2.工作態度：主要考核工作積極性、責任心、敬業精神等方面。3.工作能力：評估溝通協調能力、問題解決能力、業務操作能力等。4.團隊協作：考察與公司各部門之間的協作配合程度。（二）考核方式1.定期考核：每月進行一次月度考核，由部門經理根據內勤人員的工作表現進行評價打分。2.不定期考核：公司領導或相關部門可根據工作需要對內勤人員進行不定期考核，檢查工作完成情況和工作質量。（三）獎懲措施1.獎勵對于工作表現優秀、業績突出的內勤人員，公司給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、獎金、晉升等。在工作創新、為公司節約成本、解決重大問題等方面做出顯著貢獻的，給予特別獎勵。2.懲罰對于違反公司規章制度、工作失誤或工作態度不認真的內勤人員，公