培訓(xùn)學(xué)校檔案室管理制度總則目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于培訓(xùn)學(xué)校各部門及全體員工在檔案管理方面的活動(dòng)。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，提供便捷的檔案利用服務(wù)。檔案管理職責(zé)檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析和研究，不斷提高檔案管理水平。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。3.做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，解答相關(guān)問題。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。檔案的收集與整理收集范圍1.學(xué)校行政文件，包括上級(jí)文件、學(xué)校發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要等。2.教學(xué)管理文件，如教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、學(xué)生成績(jī)等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)文件，包括教師檔案、培訓(xùn)記錄等。4.招生工作文件，如招生簡(jiǎn)章、招生宣傳資料、錄取名單等。5.財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、收費(fèi)記錄等。6.學(xué)生管理文件，如學(xué)生檔案、學(xué)籍管理資料等。7.學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等綜合性文件。8.其他與學(xué)校工作相關(guān)的重要文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)。整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如行政檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對(duì)文件材料進(jìn)行排序，按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.去除文件材料上的金屬物，進(jìn)行裝訂或裝盒。5.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案的歸檔與保管歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度的文件材料整理歸檔，并移交檔案室。2.對(duì)于重要的臨時(shí)性文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交清單一式兩份，一份留存本部門，一份交檔案室。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案室按照檔案整理方法對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、上架。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括學(xué)校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，包括教學(xué)、師資、招生等方面的重要文件。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要是一般性的文件材料。保管要求1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.校內(nèi)人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、涂改、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，提出鑒定意見。銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯椤⒎贌龋_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案利用者快速獲取所需信息。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的圖像存儲(chǔ)到檔案信息管理系統(tǒng)中。2.按照檔案目錄，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，保障檔案信息化建設(shè)的合法合規(guī)。檔案統(tǒng)計(jì)與移交檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案移交1.學(xué)校因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交