物業工程設備采購供應商管理制度?

物業工程設備采購供應商管理制度一、總則1.目的：為加強物業工程設備采購供應商管理，規范采購行為，確保所采購的工程設備質量可靠、價格合理、供應及時，保障物業服務工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于本物業公司所有工程設備采購活動中涉及的供應商管理。3.管理原則：遵循公開、公平、公正、誠信和擇優的原則，建立長期穩定、互利共贏的供應商合作關系。二、供應商的選擇（一）供應商信息收集1.渠道-通過網絡搜索、行業展會、供應商推薦、政府相關部門發布信息等多種途徑，廣泛收集供應商信息。-關注行業動態，了解最新的工程設備供應商情況，建立潛在供應商信息庫。2.內容-收集供應商的基本信息，包括公司名稱、法定代表人、注冊地址、聯系方式、經營范圍等。-了解供應商的生產能力、技術水平、質量管理體系、售后服務能力等方面的詳細資料。（二）供應商初步篩選1.篩選標準-具備合法的經營資質，如營業執照、生產許可證、相關行業認證等。-具有良好的商業信譽，近三年內無重大違法違規記錄，無不良信用記錄。-具備與所供應工程設備相匹配的生產或供應能力，能滿足本物業小區工程設備的采購需求。-擁有完善的質量管理體系，所供應產品符合國家相關標準和行業規范。2.篩選流程-采購部門對收集到的供應商信息進行整理和分析，按照篩選標準進行初步篩選，確定符合基本條件的潛在供應商名單。-將潛在供應商名單提交給工程技術部門和質量監管部門進行技術和質量方面的評估，提出意見和建議。（三）供應商實地考察1.考察對象：對于初步篩選后擬建立合作關系的重要供應商，采購部門應組織工程技術、質量監管等相關人員進行實地考察。2.考察內容-考察供應商的生產場地、生產設備、工藝流程等，評估其生產能力和工藝水平。-檢查供應商的質量管理體系運行情況，包括原材料檢驗、生產過程控制、成品檢驗等環節。-了解供應商的售后服務體系，包括售后服務人員配備、響應時間、維修能力等。-查閱供應商的財務狀況，評估其經濟實力和穩定性。3.考察報告：考察結束后，考察人員應撰寫詳細的考察報告，對供應商的綜合情況進行評價，提出是否適合合作的建議。（四）供應商評估與選擇1.評估指標-質量：產品質量的穩定性和可靠性，是否符合相關標準和要求。-價格：產品價格是否合理，具有市場競爭力。-交貨期：供應商能否按照合同約定的時間及時交貨。-售后服務：售后服務的響應速度和解決問題的能力。-技術支持：供應商提供技術咨詢、技術培訓等方面的能力。2.評估方法-采用定量與定性相結合的評估方法。定量評估主要根據供應商提供的產品樣本、檢測報告等數據進行分析；定性評估則通過實地考察、與供應商溝通交流等方式進行綜合評價。-組織采購、工程技術、質量監管等相關部門對供應商進行綜合評估，按照評估指標進行打分，確定供應商的綜合得分。3.選擇決策：根據供應商的綜合得分，結合公司的采購需求和戰略規劃，確定最終的供應商合作名單。對于重要的工程設備采購項目，需提交公司管理層審批后確定供應商。三、供應商的合同管理（一）合同簽訂1.合同條款：采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務、違約責任等條款。2.合同審核：合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規的要求，防范法律風險。同時，工程技術、質量監管等相關部門應從專業角度對合同條款進行審核，確保合同內容符合工程設備采購的實際需求。3.合同簽訂流程：經審核通過的合同，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司公章。合同一式多份，供應商、采購部門、財務部門、工程技術部門等各留存一份。（二）合同執行1.訂單下達：合同簽訂后，采購部門應及時向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、產品規格、數量、交貨期等詳細信息。采購訂單應與合同內容一致，并要求供應商簽字確認。2.交貨跟蹤：采購部門應建立交貨跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解訂單執行情況，確保供應商按照合同約定的時間和地點交貨。如出現交貨延遲等異常情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并將相關情況通知工程技術部門和其他相關部門。3.驗收管理：工程設備到貨后，采購部門應組織工程技術、質量監管等相關人員按照合同約定的質量標準和驗收方式進行驗收。驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或更換產品，直至驗收合格。（三）合同變更與解除1.變更程序：在合同執行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、對交貨期、價格等方面的影響，并經雙方簽字蓋章確認。合同變更協議需提交法務部門審核，確保其合法性和有效性。2.解除程序：如因供應商違約或其他不可抗力因素導致合同無法繼續履行，采購部門應按照合同約定的解除條件和程序，書面通知供應商解除合同。解除合同的通知應明確解除合同的原因、解除日期等內容，并要求供應商在規定的時間內辦理相關手續。合同解除后，采購部門應按照合同約定和法律法規的規定，處理相關善后事宜，如已交付產品的退貨、已付款項的結算等。四、供應商的質量管理（一）質量標準明確1.在采購合同中應明確所采購工程設備的質量標準，包括國家標準、行業標準、企業標準等。對于特殊要求的工程設備，應詳細描述質量要求和技術參數。2.向供應商提供詳細的質量文件和圖紙等資料，確保供應商清楚了解公司對工程設備的質量要求。（二）原材料與生產過程質量控制1.要求供應商建立完善的原材料檢驗制度，對原材料的質量進行嚴格把控。采購部門可根據需要，不定期對供應商的原材料檢驗情況進行抽查。2.對于關鍵工程設備的生產過程，采購部門可要求供應商提供生產進度報告，并在必要時安排人員到供應商生產現場進行質量監督，確保生產過程符合質量要求。（三）到貨檢驗與不合格處理1.工程設備到貨時，必須進行嚴格的檢驗。檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、技術參數等方面，確保產品符合合同約定的質量標準。2.如檢驗發現不合格產品，應立即停止驗收，并及時通知供應商。供應商應在規定的時間內做出響應，采取更換合格產品、進行整改等措施。對于多次出現不合格產品的供應商，應按照合同約定進行處罰，情節嚴重的，終止合作關系。（四）質量改進1.定期對供應商供應的工程設備質量進行統計和分析，總結質量問題和改進點。2.與供應商共同探討質量改進措施，要求供應商制定改進計劃并跟蹤實施效果。對于質量改進成效顯著的供應商，可給予一定的獎勵。五、供應商的價格與成本管理（一）價格談判1.在采購前，采購部門應充分了解市場價格行情，收集同類工程設備的價格信息，作為價格談判的參考依據。2.與供應商進行價格談判時，應堅持公平、合理的原則，爭取最優惠的價格條件。談判過程中，要充分了解供應商的成本構成，分析價格的合理性。（二）成本分析1.要求供應商提供詳細的成本構成清單，包括原材料成本、生產成本、管理成本、利潤等方面的信息。2.采購部門聯合財務部門對供應商的成本進行分析，評估價格的合理性。對于成本過高的供應商，應與其協商降低成本的措施，如優化生產工藝、降低原材料采購成本等。（三）價格調整1.在合同執行過程中，如因原材料價格波動、市場行情變化等原因需要調整價格，采購部門應與供應商進行協商。協商過程中，雙方應提供相關的價格變動依據，按照公平合理的原則確定價格調整幅度。2.價格調整需簽訂書面的價格調整協議，明確調整的原因、調整后的價格、調整的生效日期等內容，并經雙方簽字蓋章確認。（四）價格監督1.建立價格監督機制，定期對采購價格進行回顧和分析，確保采購價格始終處于合理水平。2.如發現供應商存在價格欺詐、惡意抬高價格等行為，應按照合同約定進行處罰，并追究其法律責任。情節嚴重的，終止合作關系。六、供應商的售后服務管理（一）售后服務條款明確1.在采購合同中應明確供應商的售后服務條款，包括售后服務內容、服務期限、響應時間、維修費用等方面的約定。2.要求供應商提供售后服務承諾函，明確其在售后服務方面的責任和義務。（二）售后服務響應1.建立售后服務熱線或在線服務平臺，確保業主和物業公司在使用工程設備過程中遇到問題能夠及時聯系到供應商。2.供應商應在接到服務請求后，按照合同約定的響應時間做出回應。對于緊急故障，應在規定的時間內到達現場進行維修。（三）維修與保養1.供應商應定期對所供應的工程設備進行回訪，了解設備的使用情況，提供必要的保養建議和技術支持。2.對于出現故障的工程設備，供應商應及時安排專業技術人員進行維修，確保設備盡快恢復正常運行。維修完成后，應提供詳細的維修報告，記錄維修內容、更換的零部件等信息。（四）配件供應1.供應商應建立充足的配件庫存，確保在維修設備時能夠及時提供所需的配件。2.對于常用配件，應提供合理的價格和供應周期。對于特殊配件，應提前告知采購方采購周期和價格等信息。（五）售后服務評價1.定期對供應商的售后服務質量進行評價，評價內容包括服務響應速度、維修質量、配件供應情況、客戶滿意度等方面。2.根據售后服務評價結果，對表現優秀的供應商給予表揚和獎勵，對存在問題的供應商提出整改要求。如供應商在售后服務方面存在嚴重問題，影響到工程設備的正常使用和業主的滿意度，應按照合同約定進行處罰，直至終止合作關系。七、供應商的日常管理與考核（一）日常溝通與協調1.采購部門應指定專人與供應商進行日常溝通，及時了解供應商的生產經營情況、產品供應情況等，協調解決合作過程中出現的問題。2.定期組織供應商座談會或交流會，加強與供應商的溝通與交流，增進雙方的了解與信任，共同探討合作發展的方向和措施。（二）檔案管理1.建立供應商檔案，對供應商的基本信息、資質證書、考察報告、采購合同、驗收報告、售后服務記錄等資料進行整理和歸檔。2.確保供應商檔案的完整性和準確性，便于查詢和管理。定期對供應商檔案進行更新和維護，及時記錄供應商的最新情況。（三）考核指標與方法1.考核指標-交貨準時率：實際按時交貨的訂單數量與應交貨的訂單數量之比。-產品合格率：驗收合格的產品數量與采購產品總數量之比。-售后服務滿意度：通過業主和物業公司的反饋評價，統計對供應商售后服務的滿意程度。-價格合理性：根據市場價格行情和成本分析，評估供應商提供的產品價格是否合理。-合作誠信度：考察供應商在合同執行過程中的誠信表現，是否存在違約行為。2.考核方法-每月或每季度對供應商進行一次考核，根據考核指標收集相關數據和信息。-采用定量與定性相結合的考核方法，對各項考核指標進行打分，計算供應商的綜合得分。（四）考核結果應用1.根據考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予增加采購份額、優先合作等獎勵；對于考核合格但存在一定問題的供應商，提出整改要求，督促其改進；對于考核不合格的供應商，按照合同約定進行處罰，直至終止合作關系。2.將考核結果反饋給供應商，幫助其了解自身的優勢和不足，促進供應商不斷提高自身的服務質量和管理水平。八、供應商的淘汰與重新準入（一）淘汰機制1.當供應商出現以下情況時，應予以淘汰：-連續多次考核不合格，且未能有效改進的。-提供的產品出現嚴重質量問題，給物業公司和業主造成重大損失的。-存在嚴重的商業欺詐行為，如虛假報價、以次充好等。-無法履行合同義務，如長期拖欠交貨、售后服務不到位等，且經多次溝通仍未解決的。2.淘汰供應商應經過公司管理層審批，并書面通知供應商。通知應明確淘汰的原因和依據，同時要求供應商在規定