物業(yè)會(huì)議管理規(guī)定

物業(yè)會(huì)議管理規(guī)定一、總則1.目的：為了規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部會(huì)議的組織、召開和跟進(jìn)，提高會(huì)議效率，確保信息有效傳遞，提升決策質(zhì)量，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，更好地為小區(qū)業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于物業(yè)公司組織的所有會(huì)議，包括但不限于公司管理層會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議等。3.基本原則-必要性原則：會(huì)議應(yīng)基于實(shí)際工作需要召開，避免不必要的會(huì)議，以節(jié)省時(shí)間和資源。-高效性原則：明確會(huì)議目的、議程和時(shí)間限制，確保會(huì)議緊湊有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率。-民主性原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見和建議，營造開放、平等的會(huì)議氛圍。-落實(shí)性原則：會(huì)議形成的決議和任務(wù)應(yīng)明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保有效落實(shí)和跟進(jìn)。二、會(huì)議分類與職責(zé)1.公司管理層會(huì)議-會(huì)議組織：由行政部負(fù)責(zé)組織，一般每月舉行一次，特殊情況可臨時(shí)召開。參會(huì)人員包括公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人等。-會(huì)議目的：討論公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、年度目標(biāo)與預(yù)算、重要人事任免等重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)各部門工作，解決公司層面的關(guān)鍵問題。-會(huì)議職責(zé)：總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持會(huì)議，引導(dǎo)討論方向，做出最終決策；各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)本部門工作進(jìn)展、存在問題及解決方案，參與公司重大事項(xiàng)討論并提供專業(yè)建議。2.部門例會(huì)-會(huì)議組織：由各部門自行組織，每周至少舉行一次，會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)由各部門自行確定。參會(huì)人員為部門全體員工。-會(huì)議目的：總結(jié)本周工作完成情況，安排下周工作計(jì)劃，傳達(dá)公司政策和工作要求，解決部門內(nèi)部工作問題，加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通與協(xié)作。-會(huì)議職責(zé)：部門負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，聽取員工工作匯報(bào)，進(jìn)行工作點(diǎn)評(píng)和指導(dǎo)，明確工作任務(wù)和要求；員工匯報(bào)個(gè)人工作進(jìn)展、遇到的問題及需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。3.項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議-會(huì)議組織：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，由相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起組織，不定期召開。參會(huì)人員根據(jù)項(xiàng)目需求確定，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)技術(shù)人員、供應(yīng)商代表等。-會(huì)議目的：針對(duì)特定項(xiàng)目進(jìn)行討論和決策，如小區(qū)設(shè)施設(shè)備改造項(xiàng)目、綠化景觀提升項(xiàng)目等。明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題。-會(huì)議職責(zé)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，介紹項(xiàng)目背景和進(jìn)展情況，組織討論并協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目問題；參會(huì)人員就項(xiàng)目相關(guān)問題發(fā)表意見和建議，提供技術(shù)支持和解決方案。4.跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議-會(huì)議組織：由涉及問題的主要部門發(fā)起，行政部協(xié)助組織，根據(jù)實(shí)際需要不定期召開。參會(huì)人員為涉及相關(guān)工作的部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。-會(huì)議目的：解決跨部門之間的工作銜接、資源調(diào)配、配合協(xié)調(diào)等問題，加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，確保公司整體工作順利進(jìn)行。-會(huì)議職責(zé)：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人說明問題背景和需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)；各參會(huì)部門就問題進(jìn)行討論，提出解決方案和建議；行政部負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容和決議，跟蹤協(xié)調(diào)事項(xiàng)的落實(shí)情況。三、會(huì)議籌備1.會(huì)議需求確認(rèn)-會(huì)議組織者應(yīng)提前明確會(huì)議召開的必要性，根據(jù)工作實(shí)際情況確定是否需要召開會(huì)議以及會(huì)議的類型。-如需召開會(huì)議，應(yīng)明確會(huì)議目的、主題和期望達(dá)成的結(jié)果，確保會(huì)議內(nèi)容聚焦關(guān)鍵問題。2.參會(huì)人員確定-根據(jù)會(huì)議目的和議題，確定參會(huì)人員范圍。確保參會(huì)人員與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和決策能力。-提前通知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息，對(duì)于重要會(huì)議，可提前發(fā)送會(huì)議資料，以便參會(huì)人員做好充分準(zhǔn)備。3.會(huì)議議程制定-會(huì)議組織者應(yīng)提前制定詳細(xì)的會(huì)議議程，明確會(huì)議的各項(xiàng)議題、討論順序和時(shí)間分配。議程應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)。-對(duì)于復(fù)雜議題，可提前安排相關(guān)人員進(jìn)行準(zhǔn)備，如收集數(shù)據(jù)、撰寫報(bào)告等，以便在會(huì)議上能夠提供充分的信息支持。4.會(huì)議資料準(zhǔn)備-根據(jù)會(huì)議議程和議題，準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議資料，如工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、政策文件、方案草案等。-資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，提前打印或電子發(fā)送給參會(huì)人員，方便會(huì)議討論和決策。5.會(huì)議場(chǎng)地安排-根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議需求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。確保場(chǎng)地設(shè)施齊全，如投影儀、音響設(shè)備、會(huì)議桌椅等，并提前進(jìn)行調(diào)試和檢查，保證正常使用。-安排好會(huì)議期間的茶水、咖啡等服務(wù)，為參會(huì)人員提供舒適的會(huì)議環(huán)境。四、會(huì)議召開1.會(huì)議簽到-參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，記錄參會(huì)人員的到達(dá)時(shí)間。-對(duì)于遲到的參會(huì)人員，應(yīng)進(jìn)行記錄并在會(huì)議開始時(shí)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2.會(huì)議開場(chǎng)-會(huì)議主持人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員，營造良好的會(huì)議氛圍。-強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，如手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)、不得隨意走動(dòng)、尊重他人發(fā)言等。3.議題討論-按照會(huì)議議程依次進(jìn)行議題討論，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題充分發(fā)表意見和建議，鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)的交流和碰撞。-參會(huì)人員發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，避免偏離主題。對(duì)于復(fù)雜問題，可進(jìn)行深入討論，但要注意控制討論時(shí)間，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。4.決策形成-在充分討論的基礎(chǔ)上，會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，引導(dǎo)參會(huì)人員形成決策或達(dá)成共識(shí)。對(duì)于重要決策，可進(jìn)行投票表決，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則確定最終結(jié)果。-決策應(yīng)明確具體，具有可操作性，避免模糊不清或模棱兩可的表述。5.會(huì)議記錄-會(huì)議期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。記錄內(nèi)容包括會(huì)議基本信息（會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、任務(wù)安排等。-會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，盡量采用原話記錄，避免遺漏重要信息。記錄完成后，可在會(huì)議結(jié)束前進(jìn)行簡(jiǎn)要回顧，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。五、會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)1.會(huì)議紀(jì)要撰寫-會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄進(jìn)行提煉和總結(jié)，突出會(huì)議重點(diǎn)和決策結(jié)果。-會(huì)議紀(jì)要的格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，包括標(biāo)題、日期、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議決議、任務(wù)分配等部分。語言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，邏輯清晰。2.審核與批準(zhǔn)-會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核。主持人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，確保準(zhǔn)確反映會(huì)議討論情況和決策結(jié)果。-審核通過的會(huì)議紀(jì)要，由主持人簽字批準(zhǔn)后生效。對(duì)于重要會(huì)議的紀(jì)要，可能還需要公司高層領(lǐng)導(dǎo)的審批。3.分發(fā)與存檔-批準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。分發(fā)方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取會(huì)議信息。-同時(shí)，應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行存檔，建立完善的會(huì)議檔案管理系統(tǒng)，方便后續(xù)查閱和追溯。會(huì)議檔案應(yīng)包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議資料、會(huì)議記錄等相關(guān)文件。六、會(huì)議決議與任務(wù)跟進(jìn)1.任務(wù)分解與分配-會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)會(huì)議決議和任務(wù)安排，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。將任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解，確保每個(gè)任務(wù)都有具體的負(fù)責(zé)人和可衡量的目標(biāo)。-任務(wù)分配應(yīng)合理明確，避免職責(zé)不清或任務(wù)重疊的情況。責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后確認(rèn)自己的任務(wù)內(nèi)容和要求，如有疑問及時(shí)提出溝通。2.進(jìn)度跟蹤-行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議和任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。建立任務(wù)跟蹤臺(tái)賬，定期收集責(zé)任人的任務(wù)進(jìn)展報(bào)告，掌握任務(wù)完成進(jìn)度。-對(duì)于任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)，尋求支持和解決方案。行政部應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)資源，推動(dòng)任務(wù)順利進(jìn)行。3.結(jié)果反饋與評(píng)估-任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向行政部提交任務(wù)完成報(bào)告，詳細(xì)說明任務(wù)完成情況、取得的成果、存在的問題及改進(jìn)建議等。-行政部對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或部門進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按時(shí)完成任務(wù)或完成質(zhì)量不達(dá)標(biāo)者進(jìn)行督促和問責(zé)。評(píng)估結(jié)果可作為員工績(jī)效考核的參考依據(jù)。七、會(huì)議紀(jì)律與違規(guī)處理1.會(huì)議紀(jì)律要求-參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假并說明原因。-會(huì)議期間應(yīng)保持專注，不得從事與會(huì)議無關(guān)的事情，如玩手機(jī)、看報(bào)紙等。尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人講話。-嚴(yán)格遵守會(huì)議保密制度，對(duì)于會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息、敏感問題等，不得在會(huì)議外泄露。2.違規(guī)處理措施-對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的參會(huì)人員，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)進(jìn)行提醒和糾正。對(duì)于多次違反會(huì)議紀(jì)律或情節(jié)嚴(yán)重的人員，將視情況給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分等處理。-如因違反會(huì)議保密制度導(dǎo)致公司信息泄露，給公司造成損失的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)