桶裝水發放管理制度一、總則1.目的為了規范公司桶裝水的發放管理，確保員工能及時、便捷地獲取安全衛生的飲用水，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體在職員工。3.基本原則以保障員工正常飲用水需求為出發點，公平、公正、公開地進行桶裝水發放。嚴格把控桶裝水質量，確保水源安全衛生，符合國家相關標準。提高工作效率，簡化發放流程，降低管理成本。二、職責分工1.行政部門負責桶裝水供應商的篩選、合同簽訂及日常溝通協調工作。根據員工需求統計，制定桶裝水采購計劃，并組織實施采購工作。安排專人負責桶裝水的接收、驗收及儲存管理，確保桶裝水質量合格且數量準確。定期對公司內桶裝水的使用情況進行檢查和統計，根據實際需求及時調整采購量。2.各部門負責人負責本部門員工桶裝水需求的統計和反饋工作，確保信息準確無誤。監督本部門員工合理使用桶裝水，杜絕浪費現象。3.財務部門負責審核桶裝水采購費用及相關報銷憑證，確保資金支付的合理性和合規性。根據合同約定及時支付桶裝水供應商款項。三、桶裝水采購管理1.供應商選擇行政部門應通過市場調研、資質審查、實地考察等方式，選擇具備良好信譽、生產資質齊全、產品質量可靠的桶裝水供應商。優先考慮具有品牌優勢、服務優質、價格合理的供應商，并與之簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購計劃制定行政部門每月末收集各部門負責人提交的下月度員工桶裝水需求統計報表，結合公司實際情況及歷史使用數據，綜合考慮新入職員工、離職員工等因素，制定桶裝水采購計劃。采購計劃應明確桶裝水的規格、數量、預計采購時間等信息，并報公司領導審批。3.采購實施根據審批后的采購計劃，行政部門及時與選定的供應商聯系，下達采購訂單，并跟蹤訂單執行情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。在采購過程中，如因特殊原因需要變更采購計劃，應提前與供應商協商，并報公司領導批準。4.驗收管理桶裝水到貨后，行政部門應組織專人進行驗收。驗收內容包括桶裝水的外觀、生產日期、保質期、數量等，確保與采購訂單一致，且質量符合國家標準。如發現桶裝水存在質量問題或數量短缺等情況，應及時與供應商溝通協商，要求其限期解決或補貨。對不符合要求的桶裝水，應予以拒收，并做好記錄。四、桶裝水發放管理1.需求統計每月末，各部門負責人負責統計本部門下月員工桶裝水需求數量，并填寫《桶裝水需求統計表》，報送至行政部門。員工因崗位調動、離職等原因導致需求變化時，所在部門應及時通知行政部門進行調整。2.發放流程行政部門根據各部門需求統計表，匯總生成公司月度桶裝水發放清單，并安排專人負責發放工作。發放人員按照發放清單，將桶裝水搬運至各部門指定地點，并與部門負責人進行交接。交接時，雙方應核對桶裝水數量、規格等信息，確保準確無誤，并在《桶裝水發放登記表》上簽字確認。對于樓層較高或搬運不便的部門，可根據實際情況安排定期集中發放，具體時間由行政部門與相關部門協商確定。3.特殊情況處理如遇員工臨時需要增加桶裝水，所在部門應填寫《桶裝水臨時需求申請表》，經部門負責人簽字后，報送至行政部門。行政部門核實情況后，如庫存允許，應及時安排發放。因特殊原因導致桶裝水無法及時供應時，行政部門應及時向員工說明情況，并協調供應商盡快補貨，確保員工正常飲用水需求。五、桶裝水使用管理1.員工使用規范員工應愛護桶裝水及飲水機設備，不得隨意拆卸、損壞飲水機，如發現設備故障應及時向行政部門報修。員工應在公司規定的工作時間內使用桶裝水，不得將桶裝水用于個人生活或帶出公司。提倡節約用水，員工應合理使用桶裝水，避免浪費。如發現有浪費現象，行政部門有權進行批評教育，并根據情節輕重給予相應處罰。2.部門監督責任各部門負責人應加強對本部門員工桶裝水使用情況的監督，教育員工養成良好的用水習慣，發現問題及時糾正。如因部門管理不善導致桶裝水浪費現象嚴重，公司將對該部門負責人進行問責。六、庫存管理1.儲存要求行政部門應設立專門的桶裝水儲存區域，確保儲存環境干燥、通風、陰涼，避免陽光直射和溫度過高。桶裝水應分類存放，按照生產日期、批次等進行標識管理，便于先進先出。2.庫存盤點行政部門每月定期對桶裝水庫存進行盤點，核對實際庫存數量與賬目記錄是否一致。如發現庫存差異，應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。同時，應將盤點結果報送公司領導及相關部門。3.庫存預警根據公司桶裝水使用情況及庫存盤點結果，行政部門應設定合理的庫存預警線。當庫存數量接近預警線時，及時向公司領導匯報，并啟動采購計劃，確保桶裝水供應不斷檔。七、費用管理1.費用核算財務部門負責對桶裝水采購費用進行核算，按照實際采購數量和合同約定價格，準確記錄每筆費用支出。桶裝水費用納入公司辦公費用核算范圍，定期進行財務分析，為公司成本控制提供數據支持。2.報銷流程行政部門在完成桶裝水采購后，應及時整理相關發票、采購訂單、驗收單等報銷憑證，并按照公司財務報銷制度的規定填寫報銷申請單。報銷申請單經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門審核無誤后，報公司領導審批，審批通過后予以報銷付款。八、監督與檢查1.監督機制公司設立專門的監督小組，由行政部門、財務部門及員工代表組成，負責對桶裝水發放管理工作進行全程監督。監督小組定期對桶裝水采購、發放、使用、庫存管理等環節進行檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.檢查內容桶裝水質量是否符合國家標準，有無假冒偽劣產品。采購計劃執行情況是否良好，是否按時、按質、按量完成采購任務。發放流程是否規范，發放記錄是否準確完整。員工使用情況是否合理，有無浪費現象。庫存管理是否規范，庫存數量是否賬實相符，庫存環境是否符合要求。費用核算及報銷是否準確合規。3.違規處理對于在桶裝水發放管理過程中發現的違規行為，如供應商提供劣質產品、員工浪費嚴重、部門管理不善等，監督小組應及時進行調查核實，并根據情節輕重給予相應的處理。對違規供應商，公司有權終止合作，并要求其承擔相應的違約責任；對違規員工，公司將給予批評教育、警告、罰款