水利戒檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司水利戒檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司水利戒工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及水利戒相關(guān)工作所形成的各類檔案的管理，包括但不限于文件、記錄、報表、圖片、影像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司水利戒檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映水利戒工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的水利戒檔案管理室，負責水利戒檔案的日常管理工作。（二）職責1.負責制定和完善水利戒檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、分類、歸檔水利戒工作中形成的各類檔案資料。3.負責檔案的保管、保護，確保檔案的安全和完整。4.負責檔案的檢索、查詢、借閱等服務(wù)工作，為公司水利戒工作提供支持。5.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.參與公司水利戒工作中的重要活動，及時收集相關(guān)檔案資料。7.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的與水利戒工作相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.公司制定的水利戒工作制度、計劃、方案、總結(jié)等文件。3.水利戒工作中的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、臺賬等。4.水利戒工作中的會議記錄、紀要、決議等。5.水利戒工作中的檢查、考核、評估等相關(guān)資料。6.水利戒工作中的培訓(xùn)記錄、教材、課件等。7.水利戒工作中的設(shè)備設(shè)施清單、維護記錄、維修報告等。8.水利戒工作中的事故報告、處理記錄、整改措施等。9.水利戒工作中的影像資料、圖片等。10.其他與水利戒工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門水利戒檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的檔案資料應(yīng)進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號、裝訂等處理。4.收集的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照水利戒工作的不同類別，將檔案資料分為綜合管理、工作計劃與總結(jié)、工作報表與統(tǒng)計、會議記錄、檢查考核、培訓(xùn)教育、設(shè)備設(shè)施管理、事故處理等類別。2.編號：對每一類檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理部門對收集整理好的檔案資料進行審核，審核合格后進行歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)按照分類編號順序進行存放，便于查找和管理。3.對電子檔案資料應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，同時建立電子檔案目錄，便于檢索。（二）保管1.檔案管理室應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，包括檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。3.對重要的檔案資料應(yīng)進行專柜保管，并設(shè)置專人負責。4.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)采取加密、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。五、檔案的檢索與利用（一）檢索1.建立檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，便于快速查找所需檔案。2.檔案檢索應(yīng)按照檔案編號、名稱、日期、來源等多種方式進行，提高檢索效率。3.定期對檔案檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索信息的準確性和完整性。（二）利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱水利戒檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進行審核，審核通過后提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位人員因工作需要查閱公司水利戒檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)按照公司的規(guī)定進行操作，檔案管理部門應(yīng)做好相關(guān)記錄。5.檔案資料一般不得外借，如因特殊情況需要外借的，應(yīng)填寫《檔案外借申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可外借。外借期限一般不得超過[X]個工作日，到期應(yīng)及時歸還。如因特殊原因需要延長外借期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案的使用頻率和需求情況，為檔案管理工作提供參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，對檔案進行綜合評估。3.鑒定檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案是否具有保存價值。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進行銷毀。（二）銷毀1.對鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進行。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認。5.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期，并將《檔案銷毀清單》作為檔案管理的重要資料進行保存。七、檔案管理人員的職責與要求（一）職責1.負責水利戒檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等。2.嚴格遵守檔案管理的各項制度，確保檔案的安全和完整。3.積極為公司水利戒工作提供檔案信息服務(wù)，及時準確地提供所需檔案資料。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。（二）要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，保守檔案機密。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，