外包單位資料庫管理制度一、總則（一）目的為了加強對外包單位資料庫的規(guī)范化管理，確保資料庫信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外包單位相關(guān)資料的收集、整理、存儲、使用、更新及銷毀等管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：資料庫管理活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：確保資料的真實、準確，與實際情況相符。3.完整性原則：涵蓋外包單位從引入到合作結(jié)束全過程的各類資料。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止泄露、篡改或丟失。5.便捷性原則：資料的存儲和檢索應(yīng)方便快捷，以滿足工作需要。二、職責分工（一）人事總監(jiān)1.全面負責外包單位資料庫管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)各部門在資料庫管理中的工作，解決重大問題。（二）人力資源部門1.負責外包單位基本信息、合作協(xié)議、人員信息等資料的收集、整理和初步審核。2.建立和維護外包單位資料庫的基礎(chǔ)檔案，確保資料的及時更新。3.按照規(guī)定權(quán)限提供資料查詢服務(wù)，并對資料使用情況進行記錄。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.負責本部門與外包單位業(yè)務(wù)往來中產(chǎn)生的各類資料的收集、整理，并及時提交給人力資源部門。2.根據(jù)工作需要，向人力資源部門提出資料查詢和使用申請。3.協(xié)助人力資源部門對資料庫進行定期盤點和清理。（四）信息技術(shù)部門1.提供資料庫管理所需的技術(shù)支持，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.負責對資料庫系統(tǒng)進行維護、升級，保障資料存儲和檢索的高效性。3.制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計劃，防止數(shù)據(jù)丟失。三、資料收集（一）收集范圍1.外包單位基本資料：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式等。2.合作協(xié)議：與外包單位簽訂的各類合作合同、協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費用標準、期限等條款。3.人員信息：外包單位派駐到公司的工作人員名單、身份證號碼、聯(lián)系方式、崗位信息、入職離職時間等。4.業(yè)務(wù)往來資料：業(yè)務(wù)溝通記錄、工作成果報告、驗收文件、投訴處理記錄等。5.財務(wù)資料：費用結(jié)算憑證、發(fā)票等相關(guān)財務(wù)信息。6.其他資料：如外包單位資質(zhì)證書、業(yè)績證明、榮譽證書等與合作相關(guān)的資料。（二）收集渠道1.由人力資源部門向新引入的外包單位發(fā)放資料收集清單，要求其按照清單提供相關(guān)資料。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門在與外包單位開展業(yè)務(wù)過程中，及時收集并整理產(chǎn)生的各類資料，并定期移交人力資源部門。3.通過公司內(nèi)部協(xié)同辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式，要求外包單位主動提交資料或反饋資料變更信息。（三）收集要求1.資料應(yīng)真實、有效，提供方需對資料的真實性負責。2.資料應(yīng)完整，涵蓋規(guī)定的各項內(nèi)容，如有缺失應(yīng)及時補充。3.資料格式應(yīng)規(guī)范，盡量采用統(tǒng)一的模板或格式要求，便于整理和存儲。4.對于重要資料，如合作協(xié)議等，應(yīng)提交原件或加蓋公章的復(fù)印件。四、資料整理（一）分類標準1.按外包單位類別分類：如技術(shù)服務(wù)外包單位、勞務(wù)外包單位、業(yè)務(wù)流程外包單位等。2.按資料類型分類：分為基本資料、協(xié)議合同、人員信息、業(yè)務(wù)資料、財務(wù)資料等。3.按時間順序分類：對于有時間跨度的資料，按照發(fā)生時間先后進行排序。（二）整理流程1.人力資源部門收到收集的資料后，首先進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.對審核通過的資料，按照分類標準進行詳細分類和編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。3.將整理好的資料錄入資料庫管理系統(tǒng)，建立電子檔案，并同時打印紙質(zhì)檔案進行歸檔保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)與電子檔案內(nèi)容一致，按照檔案管理要求進行裝訂和存放。4.在資料整理過程中，對于重復(fù)或無效的資料進行清理，確保資料庫信息的簡潔性和有效性。五、資料存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司的資料庫管理系統(tǒng)進行資料存儲，該系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等功能。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的原始資料或需要長期保存的文件，采用紙質(zhì)檔案形式進行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。（二）存儲環(huán)境1.電子資料存儲服務(wù)器應(yīng)放置在安全可靠的機房，具備防火、防潮、防盜、防雷等設(shè)施。2.機房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進行維護和檢查，確保服務(wù)器正常運行。3.紙質(zhì)檔案存放地點應(yīng)干燥通風，防止檔案受潮、發(fā)霉或蟲蛀。（三）存儲期限1.基本資料：長期保存，直至外包單位合作關(guān)系結(jié)束后[X]年。2.合作協(xié)議：自協(xié)議終止之日起保存[X]年。3.人員信息：人員離職后保存[X]年。4.業(yè)務(wù)往來資料：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保存期限，一般為[X]年至[X]年不等。5.財務(wù)資料：按照國家財務(wù)法規(guī)要求保存相應(yīng)期限。六、資料使用（一）使用權(quán)限1.人力資源部門：有權(quán)查閱、使用和更新外包單位資料庫中的所有資料，以進行日常管理和統(tǒng)計分析工作。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門：根據(jù)工作需要，經(jīng)部門負責人審批后，可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，但不得擅自修改或刪除。如需獲取其他部門資料，應(yīng)通過人力資源部門協(xié)調(diào)。3.其他部門或人員：因特殊原因需要查閱資料庫資料的，須經(jīng)人事總監(jiān)審批同意后，由人力資源部門提供相應(yīng)服務(wù)。（二）使用流程1.使用部門或人員填寫資料查詢申請表，注明查詢目的、資料范圍、使用期限等內(nèi)容。2.將申請表提交至本部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)實際情況進行審核，確保查詢需求合理合規(guī)。3.經(jīng)部門負責人審批通過后，申請表交至人力資源部門。人力資源部門根據(jù)權(quán)限進行審核，對符合要求的申請予以批準，并安排專人提供資料查詢服務(wù)。4.使用人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，如需延長使用期限，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。（三）使用記錄1.人力資源部門應(yīng)對資料使用情況進行詳細記錄，包括使用部門、使用人員、查詢時間、查詢資料內(nèi)容、歸還時間等信息。2.使用記錄應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便于追溯和審計。七、資料更新（一）更新情形1.外包單位基本信息發(fā)生變更，如名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.合作協(xié)議內(nèi)容發(fā)生調(diào)整，如服務(wù)內(nèi)容、費用標準、期限等條款變更。3.外包單位人員信息發(fā)生變動，如入職、離職、崗位調(diào)整等。4.業(yè)務(wù)往來過程中產(chǎn)生新的資料或原有資料需要補充、修正。5.其他需要更新資料庫資料的情況。（二）更新流程1.外包單位或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將資料變更信息通知人力資源部門。2.人力資源部門收到變更信息后，對提交的資料進行審核，確保變更內(nèi)容真實、準確、完整。3.審核通過后，人力資源部門按照資料整理和存儲的要求，對資料庫中的相關(guān)資料進行更新，并同步更新電子檔案和紙質(zhì)檔案。4.在資料更新后，人力資源部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，確保其了解資料變更情況。八、資料安全與保密（一）安全措施1.加強資料庫管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。2.定期對資料庫管理系統(tǒng)進行漏洞掃描和安全評估，及時修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全隱患。3.對存儲資料的服務(wù)器和存儲設(shè)備進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止本地數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制對資料庫管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能登錄系統(tǒng)進行操作。（二）保密要求1.接觸資料庫資料的人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。2.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息等重要資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在對外提供資料時，應(yīng)按照規(guī)定進行審批，確保資料的提供符合保密要求和公司利益。（三）違規(guī)處理1.對于違反資料安全與保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。九、資料銷毀（一）銷毀情形1.資料存儲期限已滿，且不再需要保留。2.外包單位合作關(guān)系結(jié)束，相關(guān)資料已無保存價值。3.資料因其他原因需要銷毀，如資料內(nèi)容錯誤、重復(fù)、失效等。（二）銷毀流程1.由人力資源部門定期對資料庫資料進行清理，確定需要銷毀的資料清單。2.對于紙質(zhì)檔案，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核、人事總監(jiān)審批后，安排專人進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。3.對于電子資料，由信息技術(shù)部門按照規(guī)定的程序進行刪除操作，并對刪除記錄進行備份保存，以備審計查詢。（三）監(jiān)督檢