公司打印功能區(qū)管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司打印功能區(qū)的使用，提高辦公效率，節(jié)約辦公資源，確保打印設備的正常運行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循節(jié)約、高效、規(guī)范的原則，倡導員工合理使用打印功能區(qū)資源，杜絕浪費現(xiàn)象。打印設備管理1.設備配置根據(jù)公司辦公需求，合理配置打印設備，包括打印機、復印機、傳真機等。設備的選型應綜合考慮性能、價格、耗材成本等因素。2.設備采購由行政部門負責打印設備的采購工作。采購前應進行市場調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性價比高的產(chǎn)品。采購完成后，應及時辦理設備驗收手續(xù)，確保設備符合要求。3.設備登記行政部門應對每臺打印設備進行詳細登記，包括設備型號、購置時間、使用部門、維護記錄等信息。建立設備檔案，便于管理和查詢。4.設備維護定期對打印設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。維護內(nèi)容包括清潔設備、更換耗材、檢查設備性能等。設立設備維護責任人，負責設備的日常維護和簡單故障排除。對于復雜故障，應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。建立設備維修記錄，詳細記錄設備故障原因、維修時間、維修內(nèi)容等信息。打印耗材管理1.耗材采購行政部門負責打印耗材的統(tǒng)一采購工作。采購前應根據(jù)設備使用情況和庫存情況，制定合理的采購計劃。選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材供應商，與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。建立耗材采購臺賬，記錄耗材的采購日期、供應商名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等信息。2.耗材庫存管理設立專門的耗材倉庫，對采購回來的耗材進行分類存放。建立耗材庫存臺賬，記錄耗材的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的耗材，應及時通知采購人員進行補貨。3.耗材領用員工因工作需要領用打印耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到行政部門領取。行政部門根據(jù)審批后的申請表發(fā)放耗材，并在庫存臺賬上記錄領用情況。嚴格控制耗材的領用數(shù)量，避免浪費。對于可重復使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，鼓勵員工進行回收再利用。打印使用規(guī)范1.打印申請員工需要打印文件時，應先進行必要的排版和校對，確保文件內(nèi)容準確無誤后，再提交打印申請。填寫《打印申請表》，注明打印文件的名稱、份數(shù)、頁數(shù)、打印要求等信息。對于緊急文件，應在申請表上注明“緊急”字樣。將填寫好的申請表提交給部門負責人審批。部門負責人應根據(jù)工作需要，認真審核申請內(nèi)容，合理控制打印份數(shù)。2.打印流程員工將審批通過的《打印申請表》交給行政部門打印人員。打印人員根據(jù)申請表上的要求進行打印，并在申請表上簽字確認。打印完成后，打印人員應及時通知員工領取文件。員工領取文件時，應在《打印申請表》上簽字確認。對于多聯(lián)打印的文件，打印人員應按照要求進行套打，確保各聯(lián)內(nèi)容一致。3.雙面打印提倡員工采用雙面打印方式，以節(jié)約紙張資源。在打印申請時，應在申請表上注明“雙面打印”字樣。打印人員在打印時，應根據(jù)文件內(nèi)容合理安排排版，確保雙面打印效果良好。4.彩色打印嚴格控制彩色打印的使用。因工作需要確需進行彩色打印的，應在申請表上注明“彩色打印”字樣，并經(jīng)部門負責人特別批準。彩色打印的文件應盡量控制在必要的范圍內(nèi)，避免不必要的彩色打印。5.打印文件的保存員工打印的文件應妥善保存，以備后續(xù)查閱和使用。對于重要文件，應按照公司檔案管理制度進行歸檔保存。禁止隨意丟棄打印文件，對于不再使用的文件，應按照公司規(guī)定進行銷毀處理。復印機使用規(guī)范1.復印申請員工需要復印文件時，應填寫《復印申請表》，注明復印文件的名稱、份數(shù)、頁數(shù)、復印要求等信息。將申請表提交給部門負責人審批。部門負責人根據(jù)工作需要進行審核，合理控制復印份數(shù)。2.復印流程員工將審批通過的申請表交給行政部門復印人員。復印人員按照申請表上的要求進行復印，并在申請表上簽字確認。復印完成后，復印人員應及時通知員工領取復印件。員工領取復印件時，應在申請表上簽字確認。3.多份復印對于需要復印多份的文件，復印人員應采用連續(xù)復印方式，提高工作效率。在復印過程中，應注意檢查復印件的質(zhì)量，確保復印件清晰可讀。4.特殊復印要求如需進行縮放、拼接、雙面復印等特殊復印操作，員工應在申請表上注明具體要求。復印人員應按照要求進行操作，確保復印效果符合要求。傳真機使用規(guī)范1.傳真申請員工需要發(fā)送傳真時，應填寫《傳真申請表》，注明傳真接收方的號碼、傳真內(nèi)容、傳真頁數(shù)等信息。將申請表提交給部門負責人審批。部門負責人根據(jù)工作需要進行審核，確保傳真內(nèi)容準確無誤。2.傳真流程員工將審批通過的申請表和傳真文件交給行政部門傳真人員。傳真人員按照申請表上的要求進行傳真操作，并在申請表上記錄傳真發(fā)送時間、傳真結果等信息。在傳真過程中，應注意檢查傳真信號是否正常，確保傳真文件能夠準確無誤地發(fā)送到接收方。3.接收傳真?zhèn)髡嫒藛T收到傳真后，應及時通知收件人領取傳真文件。收件人領取傳真文件時，應在《傳真登記表》上簽字確認。對于重要的傳真文件，應按照公司檔案管理制度進行歸檔保存。打印功能區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理1.日常清潔員工應保持打印功能區(qū)內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，不得在打印設備上堆放雜物。每天下班前，打印人員應對打印功能區(qū)進行清潔，包括清理紙張、擦拭設備、打掃地面等。2.定期消毒行政部門應定期對打印功能區(qū)進行消毒，預防疾病傳播。消毒工作可委托專業(yè)的清潔公司進行，也可由行政部門自行安排人員進行。消毒頻率應根據(jù)實際情況確定，一般每周至少進行一次消毒。違規(guī)處理1.浪費行為對于故意浪費打印紙張、耗材等資源的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。對于浪費行為嚴重的員工，將在公司內(nèi)部進行通報批評，并取消其當年的評優(yōu)評先資格。2.違規(guī)使用未經(jīng)批準擅自使用打印設備、復印設備、傳真機等進行與工作無關的打印、復印、傳真操作的，將給予批評教育，并責令其改正。對于多次違規(guī)使用的員工，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。3.設備損壞因員工操作不當導致打印設備、復印設備、傳真機等損壞的，員工應照價賠償。對于故意損壞設備的行為，將給予嚴肅處理，除要求賠償設備損失外，還將視情節(jié)輕重給予紀律處分。監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門負責對公司打印功能區(qū)的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關人員進行整改。2.定期檢查公司將定期對打印功能區(qū)的使用情況進行檢查，檢