職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館檔案利用登記工作規(guī)定?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院檔案館檔案利用登記工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案利用工作的有序進(jìn)行，有效保護(hù)和合理利用檔案資源，特制定本規(guī)定。2.本規(guī)定適用于學(xué)院檔案館各類檔案的利用登記工作，包括校內(nèi)各部門、師生員工以及校外單位和個人對檔案的查閱、借閱等利用行為。二、登記目的1.準(zhǔn)確記錄檔案利用情況，包括利用者的基本信息、利用目的、利用檔案的范圍和內(nèi)容等，為檔案管理和統(tǒng)計(jì)提供依據(jù)。2.保障檔案的安全，通過登記明確檔案的流向和使用情況，便于追蹤和監(jiān)管，防止檔案的丟失、損壞或不當(dāng)使用。3.為評估檔案利用效益、優(yōu)化檔案資源配置以及改進(jìn)檔案服務(wù)提供數(shù)據(jù)支持和參考。三、登記原則1.真實(shí)性原則：利用者應(yīng)如實(shí)填寫登記信息，不得提供虛假資料。檔案館工作人員負(fù)責(zé)對登記信息的真實(shí)性進(jìn)行審核。2.完整性原則：登記內(nèi)容應(yīng)涵蓋利用者、利用檔案及利用過程等方面的關(guān)鍵信息，確保登記記錄完整無遺漏。3.及時性原則：檔案利用登記工作應(yīng)在檔案利用行為發(fā)生時同步進(jìn)行，確保登記信息的時效性。四、登記主體與職責(zé)1.檔案館-負(fù)責(zé)制定和完善檔案利用登記工作流程與規(guī)范，并組織實(shí)施。-提供必要的登記場所和設(shè)備，指導(dǎo)利用者正確填寫登記表格。-對登記信息進(jìn)行審核、整理、歸檔和保管，定期對登記數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。-負(fù)責(zé)對違反登記規(guī)定的行為進(jìn)行處理。2.利用者-按照檔案館要求，如實(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫檔案利用登記表。-在利用檔案過程中遵守相關(guān)規(guī)定，配合檔案館工作人員的管理。五、登記內(nèi)容1.利用者信息-校內(nèi)人員：姓名、所在部門、職務(wù)、聯(lián)系方式（辦公電話、手機(jī)號碼、電子郵箱）、證件號碼（校園卡號碼等）。-校外人員：姓名、工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方式（辦公電話、手機(jī)號碼、電子郵箱）、有效身份證件號碼（身份證、工作證等）、介紹信或相關(guān)證明文件編號。2.利用檔案信息-檔案類別：如教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案、人事檔案等。-檔案題名：檔案原件的具體名稱。-檔案編號：檔案館賦予檔案的唯一標(biāo)識符。-形成時間：檔案的形成年份、月份。-保管期限：檔案原定的保管期限。-利用方式：查閱、借閱、復(fù)制等。-利用目的：詳細(xì)說明利用檔案的用途，如教學(xué)參考、科研佐證、工作查考、證明材料等。3.利用時間信息-登記時間：利用者填寫登記表的具體時間，精確到年、月、日、時。-查閱/借閱起始時間：利用者實(shí)際開始查閱或借閱檔案的時間。-查閱/借閱結(jié)束時間：利用者完成查閱或歸還借閱檔案的時間。對于借閱檔案，需注明實(shí)際歸還日期，如逾期歸還應(yīng)注明逾期天數(shù)。六、登記流程1.查閱登記-利用者向檔案館提出查閱申請，說明查閱目的、所需檔案類別等信息。-檔案館工作人員根據(jù)利用者需求，查找并提供相關(guān)檔案。同時，發(fā)放檔案利用登記表，指導(dǎo)利用者填寫。-利用者認(rèn)真填寫登記表，完成后提交給工作人員。工作人員對登記信息進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，在登記表上簽字，并安排利用者到指定區(qū)域查閱檔案。-查閱過程中，利用者如需更換檔案或擴(kuò)大查閱范圍，應(yīng)再次填寫登記表相關(guān)內(nèi)容，并經(jīng)工作人員審核。-查閱結(jié)束后，利用者將檔案歸還工作人員，工作人員核對檔案數(shù)量和完整性后，在登記表上注明查閱結(jié)束時間。2.借閱登記-利用者向檔案館提出借閱申請，說明借閱目的、所需檔案類別、預(yù)計(jì)借閱期限等信息。-檔案館工作人員根據(jù)規(guī)定對利用者的借閱申請進(jìn)行審批，審批通過后，發(fā)放檔案利用登記表。-利用者填寫登記表，內(nèi)容除查閱登記所需信息外，還需明確借閱期限。工作人員審核登記表無誤后，在登記表上簽字，并將檔案借閱給利用者。同時，將檔案狀態(tài)標(biāo)記為“已借出”。-借閱期限屆滿前，利用者應(yīng)按時歸還檔案。歸還時，工作人員檢查檔案的完整性和是否有損壞情況，核對無誤后，在登記表上注明歸還時間，并將檔案狀態(tài)恢復(fù)為“可利用”。-如利用者需續(xù)借檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前向檔案館提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，重新填寫登記表相關(guān)內(nèi)容，延長借閱期限。七、登記表格管理1.檔案館統(tǒng)一設(shè)計(jì)檔案利用登記表，表格應(yīng)包含上述規(guī)定的登記內(nèi)容，并確保格式規(guī)范、清晰，便于填寫和審核。2.登記表紙質(zhì)版應(yīng)妥善保管，按年度、月份等順序進(jìn)行整理歸檔，保存期限不少于[X]年。同時，建立電子登記表數(shù)據(jù)庫，定期將紙質(zhì)登記表信息錄入數(shù)據(jù)庫，以便查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。3.定期對登記表進(jìn)行檢查和清理，對損壞、缺失的登記表及時進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)。八、監(jiān)督與處罰1.檔案館定期對檔案利用登記工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保登記工作嚴(yán)格按照本規(guī)定執(zhí)行。2.對違反本規(guī)定的利用者，檔案館可視情節(jié)輕重給予批評教育、暫停檔案利用資格等處理措施；對造成檔案丟失、損壞等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任。