職業技術學院學生發展檔案管理工作規定?

一、總則1.為全面、客觀、真實地記錄學生在校期間的成長軌跡，加強對學生發展檔案的科學管理，充分發揮檔案在學生教育、管理和服務中的作用，特制定本規定。2.學生發展檔案是反映學生綜合素質和個人成長歷程的重要資料，包括學生思想品德、學業成績、社會實踐、創新創業、職業技能等方面的記錄。3.學生發展檔案管理工作遵循真實性、完整性、保密性、規范性的原則，確保檔案信息準確、全面、安全，并為學生提供有效的服務。二、管理機構及職責1.學院學生發展檔案管理領導小組-全面領導學生發展檔案管理工作，制定檔案管理工作的方針、政策和規劃。-協調解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。2.學生工作處-負責統籌規劃和指導全校學生發展檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程。-組織開展檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理隊伍的業務水平。-對各二級學院學生發展檔案管理工作進行監督、檢查和評估。3.二級學院-負責本學院學生發展檔案的收集、整理、審核、歸檔和日常管理工作。-配備專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的落實。-按照學校要求，及時向學生工作處報送學生發展檔案相關數據和信息。4.其他部門-教務處負責提供學生學業成績、課程考核等相關信息。-團委負責提供學生社團活動、志愿服務、創新創業等方面的記錄。-其他相關部門根據職責分工，提供與學生發展相關的各類材料。三、檔案內容1.基本信息-學生個人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。-家庭信息，包括家庭成員姓名、關系、職業、聯系方式等。2.學業成績-各學期課程學習成績，包括必修課、選修課的成績及學分獲得情況。-考試違紀、補考、重修等相關記錄。3.綜合素質評價-德育表現評價，包括思想政治素質、道德品質、行為規范等方面的評價。-智育表現評價，包括學習態度、學習能力、創新思維等方面的評價。-體育表現評價，包括體育課程成績、體質健康測試結果、參與體育活動情況等。-美育表現評價，包括藝術修養、審美能力、參與藝術活動情況等。-勞動教育表現評價，包括勞動觀念、勞動技能、參與勞動實踐情況等。4.社會實踐-志愿服務記錄，包括志愿服務時間、地點、內容、服務對象評價等。-實習實訓記錄，包括實習單位、實習崗位、實習時間、實習鑒定等。-社會實踐活動記錄，如社會調研、社區服務、勤工儉學等活動的相關材料。5.創新創業-創新創業項目參與情況，包括項目名稱、項目級別、擔任角色、項目成果等。-各類創新創業競賽獲獎情況，包括競賽名稱、獲獎等級、獲獎時間等。-專利申請、論文發表等相關成果記錄。6.職業技能-職業資格證書獲取情況，包括證書名稱、頒發機構、頒發時間等。-技能競賽獲獎情況，包括競賽名稱、獲獎等級、獲獎時間等。7.獎懲記錄-獲得的各類獎項，包括獎學金、榮譽稱號、競賽獎勵等，記錄獎項名稱、頒獎單位、頒獎時間。-受到的紀律處分，包括處分原因、處分類型、處分時間等。8.心理健康-心理健康測評報告，包括入學時及在校期間的心理健康測評結果。-心理咨詢記錄，如有接受心理咨詢的情況，記錄咨詢時間、咨詢內容、咨詢結論等。四、檔案收集與整理1.收集原則-及時收集：各部門、二級學院應按照規定的時間和要求，及時收集相關檔案材料，確保檔案信息的時效性。-主動收集：檔案管理人員應主動與相關部門和人員溝通，獲取各類檔案材料，避免檔案材料的遺漏。-準確收集：確保收集的檔案材料真實、準確、完整，符合檔案管理的要求。2.收集渠道-學生本人提交：學生應按照學校要求，主動提交個人相關材料，如獲獎證書、論文發表證明等。-教師提供：任課教師、輔導員、班主任等應及時提供學生的學業成績、德育評價等相關材料。-部門匯總：各職能部門負責匯總本部門涉及學生發展的相關信息，并及時移交至二級學院或學生工作處。3.整理要求-分類整理：按照檔案內容的類別，對收集到的檔案材料進行分類，如基本信息類、學業成績類、綜合素質評價類等。-編號排序：為每份檔案材料編號，并按照一定的順序進行排列，便于查找和管理。-裝訂成冊：對于紙張較多的檔案材料，應進行裝訂，確保材料的完整性和整齊性。-編制目錄：為每類檔案材料編制詳細的目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。五、檔案審核與歸檔1.審核流程-二級學院初審：二級學院檔案管理人員對收集整理好的學生發展檔案進行初步審核，檢查檔案材料的完整性、準確性和規范性，對存在問題的材料及時反饋并要求補充或更正。-職能部門復核：教務處、團委等職能部門對涉及本部門提供的檔案材料進行復核，確保數據的真實性和準確性。-學生工作處終審：學生工作處對全校學生發展檔案進行最終審核，審核通過后予以歸檔。2.歸檔要求-電子檔案與紙質檔案同步歸檔：建立電子檔案管理系統，將審核通過的檔案材料及時錄入系統，并同時保存紙質檔案。-規范存儲：紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，按照學院、年級、專業等進行分類存放，并做好防潮、防火、防蟲、防盜等措施。電子檔案應進行定期備份，存儲在安全的服務器或存儲設備中。-檔案標識清晰：在檔案存儲設備上應標明檔案類別、年份、學生范圍等信息，便于查找和管理。六、檔案利用與服務1.利用原則-嚴格審批：學生因升學、就業、出國等需要查閱或借用檔案的，應填寫檔案查閱/借用申請表，經所在二級學院和學生工作處審批后，方可辦理相關手續。-合法合規：檔案利用必須遵守國家法律法規和學校檔案管理規定，不得擅自篡改、泄露檔案信息。-服務學生：檔案利用工作應以服務學生為宗旨，為學生提供便捷、高效的檔案查詢和利用服務。2.利用方式-查閱服務：學生本人或經授權的人員可以在檔案管理部門指定的地點查閱檔案。查閱時應遵守檔案查閱規定，不得將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標記。-借用服務：因特殊情況需要借用檔案的，應按照規定辦理借用手續，明確借用期限，并按時歸還。借用期間應妥善保管檔案，不得轉借他人。-證明開具：檔案管理部門可根據學生需求，為其開具相關檔案證明，如成績證明、獲獎證明、處分證明等。證明材料應加蓋檔案管理部門公章，確保其真實性和有效性。七、檔案保管與保密1.保管期限-學生在校期間，學生發展檔案應妥善保管，確保檔案信息的完整性和可查閱性。-學生畢業后，檔案保管期限按照國家和學校相關規定執行，一般為[具體年限]。超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀處理。2.保密措施-檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。未經授權，任何人不得擅自查閱、復制、傳播學生發展檔案信息。-檔案管理場所應具備安全保密設施，如門禁系統、監控設備等，防止檔案信息的非法獲取。-電子檔案應采取加密存儲、權限管理等技術手段，確保檔案信息的安全。對涉及學生個人隱私的信息，應采取嚴格的保密措施。八、檔案信息化建設1.建立學生發展檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理。通過系統實現檔案材料的在線收集、整理、審核、歸檔、查詢和統計等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。2.加強檔案信息系統的安全管理，設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。定期對系統進行維護和升級，保證系統的穩定運行。3.推動檔案信息資源的共享與整合，與學校其他管理系統進行對接，實現數據的互聯互通，為學校的教育教學管理提供有力支持。九、監督與考核1.學生工作處定期對各二級學院和相關職能部門的學生發展檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案材料的