物料及庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司物料及庫房管理，規范物料采購、存儲、發放等流程，確保物料供應及時、準確，降低庫存成本，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有物料的采購、驗收、存儲、發放、盤點等管理活動。（三）職責分工1.采購部門根據生產、銷售等需求，制定物料采購計劃。選擇合格供應商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，確保物料按時到貨。2.庫房管理部門負責物料的驗收入庫、存儲保管、發放等工作。建立物料庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。對庫房進行安全管理，保障物料存儲安全。3.使用部門提出物料需求申請，明確規格、數量等要求。對領用的物料進行合理使用和管理。4.財務部門負責審核物料采購費用，進行賬務處理。參與物料盤點工作，監督庫存管理情況。二、物料采購管理（一）采購計劃制定1.使用部門應根據生產計劃、銷售訂單等，提前[X]個工作日提交物料需求申請表，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.采購部門匯總各使用部門的物料需求申請表，結合庫存情況，制定月度物料采購計劃。采購計劃應包括物料名稱、規格型號、數量、預計到貨時間、采購預算等內容。3.采購計劃需經相關部門負責人審核，報公司領導審批后執行。如遇緊急物料需求，使用部門可填寫緊急物料采購申請表，經特批后采購部門優先安排采購。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，定期對供應商進行評估和更新。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。2.新供應商的引入需由采購部門進行初步調查和篩選，填寫供應商調查表，提交相關部門審核。審核通過后，采購部門與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。3.采購部門應定期與供應商溝通，了解其生產經營情況，確保供應商能夠按時、按質、按量供應物料。對于出現質量問題或交貨延遲的供應商，采購部門應及時與其協商解決，并根據情況采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據采購計劃和供應商選擇結果，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物料名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，需經法務部門審核，確保合同條款合法合規。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，以便跟蹤執行。（四）采購訂單執行1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確訂單編號、物料名稱、規格型號、數量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購部門應跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通，了解物料生產進度和運輸情況。如遇訂單變更或延遲交貨等情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并通知相關部門。3.物料到貨前，采購部門應通知庫房管理部門做好驗收準備工作。三、物料驗收入庫管理（一）驗收準備1.庫房管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應安排驗收人員，準備好驗收所需的工具和場地。2.驗收人員應熟悉物料的驗收標準和流程，掌握相關的質量檢驗知識和技能。（二）數量驗收1.物料到貨后，驗收人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物料名稱、規格型號、數量、供應商等信息。2.按照送貨單和采購訂單的要求，對物料的數量進行清點。如發現數量不符，驗收人員應及時與供應商溝通，查明原因，并做好記錄。（三）質量驗收1.根據物料的質量標準和檢驗規范，對物料的質量進行檢驗。檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面。2.對于需要進行理化檢驗或性能測試的物料，驗收人員應按照規定的方法和標準進行檢驗，并出具檢驗報告。3.如發現物料質量不合格，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協商處理。不合格物料不得入庫，應采取隔離、標識等措施，防止誤用。（四）入庫手續辦理1.物料驗收合格后，驗收人員應填寫物料入庫單，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、供應商、入庫日期等信息。2.物料入庫單經驗收人員、庫房管理人員簽字確認后，一聯留存庫房管理部門作為庫存臺賬的記賬依據，一聯交采購部門作為付款結算的憑證，一聯交財務部門作為賬務處理的依據。3.庫房管理人員應根據物料入庫單，及時將物料入庫，并按照規定的存儲方式進行擺放，做好標識。四、物料存儲保管管理（一）庫房規劃與布局1.庫房管理部門應根據物料的特性、用途、出入庫頻率等因素，對庫房進行合理規劃和布局。庫房應劃分為存儲區、辦公區、通道等區域，確保物料存儲安全、有序，便于收發和管理。2.存儲區應根據物料的類別、規格型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌。標識牌應注明物料名稱、規格型號、批次、入庫日期等信息。3.易燃易爆、有毒有害等危險物料應設置專門的存儲區域，并按照相關安全規定進行存儲和管理。（二）庫存管理1.庫房管理人員應建立物料庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況，包括日期、憑證號、物料名稱、規格型號、數量、供應商等信息。庫存臺賬應定期與財務部門的賬目進行核對，確保賬賬相符。2.庫房管理人員應定期對庫存物料進行盤點，盤點周期為[X]月/季/年。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內容。3.盤點過程中，應認真核對物料的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫盤點差異表。盤點結束后，應根據盤點結果編制盤點報告，提出處理意見和建議。4.對于盤盈、盤虧的物料，庫房管理部門應及時查明原因，報公司領導審批后進行處理。盤盈的物料應沖減當期成本，盤虧的物料應根據情況追究相關人員的責任，并進行相應的賬務處理。（三）物料保管措施1.庫房應保持通風良好、干燥清潔，溫度、濕度應符合物料存儲要求。對于有特殊存儲條件要求的物料，應配備相應的設施設備，確保物料質量不受影響。2.庫房管理人員應定期對物料進行檢查，查看物料的存儲狀態是否良好，有無受潮、變質、損壞等情況。如發現問題，應及時采取措施進行處理。3.對貴重物料、關鍵零部件等應實行重點保管，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。4.庫房應建立安全管理制度，配備必要的消防器材和安全設施，確保庫房安全。庫房管理人員應熟悉安全操作規程，嚴禁在庫房內吸煙、明火作業等。五、物料發放管理（一）發放原則1.物料發放應遵循“先進先出、按需發放”的原則，確保物料的合理使用和庫存周轉率。2.嚴禁超計劃、超定額發放物料，如因特殊原因需要超發，需經相關部門負責人審批。（二）發放流程1.使用部門根據生產、維修等實際需求，填寫物料領用申請表，注明物料名稱、規格型號、數量、用途等信息。2.物料領用申請表經使用部門負責人審核簽字后，交庫房管理部門。3.庫房管理人員根據物料領用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，應及時辦理發放手續；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨。4.庫房管理人員按照物料領用申請表的要求，發放物料，并填寫物料發放單，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期等信息。5.物料發放單經庫房管理人員、領用人員簽字確認后，一聯留存庫房管理部門作為庫存臺賬的記賬依據，一聯交領用部門作為領用憑證，一聯交財務部門作為賬務處理的依據。（三）發放記錄與跟蹤1.庫房管理部門應建立物料發放記錄臺賬，詳細記錄物料的發放情況，包括日期、憑證號、物料名稱、規格型號、數量、領用部門等信息。發放記錄臺賬應定期與庫存臺賬進行核對，確保賬賬相符。2.庫房管理人員應對物料發放后的使用情況進行跟蹤，如發現物料使用不合理或存在浪費現象，應及時與領用部門溝通，提出改進意見。六、物料盤點管理（一）盤點計劃制定1.庫房管理部門應根據公司實際情況，制定年度物料盤點計劃，明確盤點范圍、時間、方法、人員分工等內容。2.盤點計劃需經公司領導審批后執行。如遇特殊情況需要調整盤點計劃，應提前報公司領導批準。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關人員進行盤點。盤點人員應認真核對物料的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫盤點差異表。2.盤點過程中，應做好記錄，包括物料名稱、規格型號、數量、實際盤點數量、差異數量等信息。盤點結束后，應及時整理盤點資料，編制盤點報告。（三）盤點結果處理1.盤點報告經相關部門負責人審核后，報公司領導審批。根據審批結果，對盤盈、盤虧的物料進行處理。2.對于盤盈的物料，應沖減當期成本；對于盤虧的物料，應根據情況追究相關人員的責任，并進行相應的賬務處理。如因不可抗力等原因造成的盤虧，應按照公司相關規定進行處理。七、廢舊物料管理（一）廢舊物料界定1.廢舊物料是指公司在生產經營過程中產生的已失去原有使用價值或不再使用的物料，包括邊角料、廢料、報廢設備零部件等。2.各部門應定期清理廢舊物料，并及時交庫房管理部門統一管理。（二）廢舊物料回收與存儲1.庫房管理部門應設立廢舊物料存儲區域，對回收的廢舊物料進行分類存放，并做好標識。2.廢舊物料回收時，庫房管理人員應填寫廢舊物料回收清單，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、來源等信息。廢舊物料回收清單經交收雙方簽字確認后，一聯留存庫房管理部門，一聯交交收部門。（三）廢舊物料處理1.庫房管理部門應定期對廢舊物料進行盤點和清理，根據廢舊物料的性質和市