珀萊雅存貨管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范珀萊雅公司存貨管理流程，確保存貨的安全、完整，提高存貨運營效率，降低存貨成本，保證財務信息的準確可靠，為公司的穩定發展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于珀萊雅公司總部及各分公司、子公司涉及存貨采購、存儲、銷售、盤點等環節的相關部門和人員。3.基本原則準確性原則：存貨的記錄和核算應準確無誤，確保賬實相符。及時性原則：存貨的各項業務操作應及時進行，避免積壓或延誤。安全性原則：采取有效措施保障存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質等情況發生。效益性原則：在保證存貨滿足生產經營需要的前提下，合理控制存貨水平，降低存貨成本，提高存貨周轉率。二、存貨管理職責分工1.采購部門根據公司生產經營計劃和市場需求，編制準確的采購計劃，確保存貨的合理儲備。選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購合同的執行情況，確保按時、按質、按量到貨。負責采購物資的驗收工作，對驗收合格的物資辦理入庫手續，對不合格物資及時與供應商協商處理。2.倉儲部門負責存貨的入庫、存儲、保管和發放工作，確保存貨的安全和完整。建立健全存貨保管制度，定期對存貨進行清查盤點，保證賬實相符。對存貨的存儲條件進行監控，防止存貨因保管不善而發生損壞、變質等情況。根據銷售部門的發貨通知，及時、準確地發貨，并辦理出庫手續。3.銷售部門根據市場需求和銷售計劃，制定銷售策略，組織產品銷售。及時了解客戶需求，與客戶簽訂銷售合同，并跟蹤銷售合同的執行情況。根據銷售合同和客戶需求，及時向倉儲部門下達發貨通知，確保銷售業務的順利進行。4.財務部門負責存貨的會計核算，準確記錄存貨的增減變動情況，定期編制存貨報表，為公司決策提供財務信息支持。參與存貨采購、銷售等合同的審核，監督合同的執行情況。定期對存貨進行賬實核對，對盤盈、盤虧、毀損等情況進行賬務處理，并配合相關部門查明原因，提出處理意見。5.質量管理部門制定存貨質量管理標準，對采購的原材料、半成品和產成品進行質量檢驗，確保存貨符合質量要求。對不合格存貨提出處理意見，監督不合格存貨的處理過程，防止不合格存貨流入下一環節。三、存貨采購管理1.采購計劃編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃、銷售預測、庫存狀況等因素，結合市場供應情況，編制季度、月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間等內容。在編制采購計劃時，采購部門應與生產、銷售、倉儲等部門進行充分溝通，確保采購計劃的合理性和準確性。2.供應商選擇與管理采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商名單，確保供應商的供貨質量和服務水平。3.采購合同執行采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量到貨。對于采購過程中出現的問題，如供應商交貨延遲、產品質量不合格等，采購部門應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，減少對公司生產經營的影響。4.采購驗收采購物資到貨后，采購部門應及時通知倉儲部門和質量管理部門進行驗收。質量管理部門按照質量標準對采購物資進行檢驗，檢驗合格的物資由倉儲部門辦理入庫手續；檢驗不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。倉儲部門應對采購物資的數量、規格、型號等進行核對，確保與采購合同一致。驗收合格后，填寫入庫單，辦理入庫手續。四、存貨存儲管理1.倉庫規劃與布局倉儲部門應根據存貨的特點、存儲要求和業務流程，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如原材料區、半成品區、產成品區、合格品區、不合格品區等。對不同存儲區域進行標識，確保存貨存放有序，便于查找和管理。2.存貨入庫倉儲部門在收到采購部門的入庫通知后，應做好入庫準備工作，包括安排倉位、準備驗收工具等。采購物資到貨后，倉儲部門按照驗收流程進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續。入庫時，應填寫入庫單，詳細記錄存貨的名稱、規格、數量、入庫日期、供應商等信息。對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊存貨，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。3.存貨保管倉儲部門應建立健全存貨保管制度，定期對存貨進行檢查和盤點，確保存貨的安全和完整。根據存貨的特性，采取相應的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。對易損壞、易變質的存貨，應定期進行檢查和維護。對存貨的出入庫情況進行詳細記錄，建立存貨臺賬，及時更新存貨信息，保證賬實相符。加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，確保倉庫安全。4.存貨發放倉儲部門應根據銷售部門的發貨通知或其他相關部門的領料單，及時、準確地發放存貨。發放存貨時，應填寫出庫單，詳細記錄存貨的名稱、規格、數量、出庫日期、領用部門等信息。對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊存貨的發放，應嚴格按照相關規定進行審批和管理。五、存貨銷售管理1.銷售合同簽訂銷售部門應根據市場需求和客戶訂單，與客戶簽訂銷售合同。銷售合同應明確產品名稱、規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準等條款。在簽訂銷售合同前，銷售部門應與財務、生產、倉儲等部門進行溝通協調，確保合同的可行性和風險可控性。2.發貨管理銷售部門根據銷售合同和客戶需求，及時向倉儲部門下達發貨通知。發貨通知應明確發貨時間、發貨數量、發貨品種等信息。倉儲部門收到發貨通知后，應及時組織發貨，確保按時、按質、按量發貨。發貨時，應核對發貨信息與銷售合同一致，并辦理出庫手續。對于客戶要求特殊包裝或運輸方式的，銷售部門應及時與倉儲部門溝通協調，確保滿足客戶需求。3.銷售收款管理財務部門負責銷售收款的管理工作，按照銷售合同約定的付款方式及時催收貨款。建立銷售應收賬款管理制度，定期對應收賬款進行清理和分析，對逾期賬款采取相應的催收措施，確保公司資金安全。銷售部門應配合財務部門做好銷售收款工作，及時提供客戶信息和銷售合同執行情況，協助財務部門催收貨款。六、存貨盤點管理1.盤點計劃制定倉儲部門應定期組織存貨盤點工作，制定年度盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。年度盤點計劃應報公司管理層審批后實施。在盤點前，倉儲部門應通知各相關部門做好準備工作，包括清理存貨、核對賬目等。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃和盤點方法對存貨進行實地盤點，詳細記錄存貨的名稱、規格、數量、存放地點等信息。在盤點過程中，應注意賬實核對，發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并記錄在盤點表中。對于盤點中發現的盤盈、盤虧、毀損等情況，應單獨記錄，并注明原因和處理建議。3.盤點結果處理盤點結束后，盤點人員應及時整理盤點資料，編制盤點報告，說明盤點情況、賬實差異及原因分析、處理建議等內容。財務部門根據盤點報告進行賬務處理，調整存貨賬面價值，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧、毀損等情況，相關部門應按照公司規定進行審批和處理，查明原因，明確責任，提出改進措施，防止類似情況再次發生。七、存貨核算與財務處理1.存貨核算原則公司存貨核算采用實際成本法，按照采購成本、加工成本和其他成本確定存貨的入賬價值。采購成本包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造費用。其他成本是指除采購成本、加工成本以外的，使存貨達到目前場所和狀態所發生的其他支出。2.存貨賬務處理采購物資驗收入庫時，財務部門根據入庫單和采購發票等憑證，借記“原材料”“庫存商品”等科目，貸記“應付賬款”“銀行存款”等科目。生產領用存貨時，財務部門根據領料單，借記“生產成本”等科目，貸記“原材料”等科目。銷售發出存貨時，財務部門根據出庫單和銷售發票等憑證，借記“主營業務成本”等科目，貸記“庫存商品”等科目。對于盤盈、盤虧、毀損的存貨，財務部門根據盤點報告和審批結果進行賬務處理。盤盈的存貨，借記“原材料”“庫存商品”等科目，貸記“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目；經批準后，借記“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目，貸記“管理費用”科目。盤虧、毀損的存貨，借記“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目，貸記“原材料”“庫存商品”等科目；屬于應由保險公司或過失人賠償的部分，借記“其他應收款”科目，貸記“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目；屬于一般經營損失的部分，借記“管理費用”科目，貸記“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目；屬于非常損失的部分，借記“營業外支出——非常損失”科目，貸記“待處理財產損溢——待處理流動資產損溢”科目。八、存貨風險管理1.風險識別與評估公司應建立存貨風險識別與評估機制，定期對存貨管理過程中的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋采購、存儲、銷售、盤點等各個環節，包括市場價格波動風險、供應商違約風險、存貨積壓風險、存貨毀損風險、庫存信息不準確風險等。采用定性與定量相結合的方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施針對不同的風險，制定相應的風險應對措施。對于市場價格波動風險，可通過套期保值、簽訂長期合同等方式進行應對；對于供應商違約風險，應加強供應商管理，選擇信譽良好的供應商，并簽訂詳細的采購合同，明確違約責任；對于存貨積壓風險，應優化采購計劃，加強銷售預測和市場調研，合理控制存貨庫存水平；對于存貨毀損風險，應加強存貨保管和防護措施，定期對存貨進行檢查和維護；對于庫存信息不準確風險，應建立健全存貨信息管理系統，加強信息溝通與共享，確保庫存信息的及時、準確。3.風險監控與預警