使用公章證書(shū)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司公章、證書(shū)的管理，規(guī)范公章、證書(shū)的使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，以及公司全體員工。3.定義本制度所稱(chēng)公章，是指公司正式對(duì)外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等。本制度所稱(chēng)證書(shū)，是指公司為開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)而頒發(fā)的各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。二、公章管理1.公章的刻制（1）公司公章的刻制由行政部門(mén)根據(jù)公司設(shè)立或變更登記的有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)刻制手續(xù)，并委托公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。（2）公章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公章移交公司檔案室保管，并辦理交接手續(xù)。2.公章的保管（1）公司公章由檔案室專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章保管規(guī)定。（2）檔案室應(yīng)設(shè)立公章保管專(zhuān)柜，將公章存放在專(zhuān)柜內(nèi)，并加鎖保管，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意交給他人。（3）公章保管人員因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將公章交由部門(mén)負(fù)責(zé)人代管，并辦理交接手續(xù)；如部門(mén)負(fù)責(zé)人也需臨時(shí)離崗，應(yīng)將公章交由公司總經(jīng)理指定的人員代管，并辦理交接手續(xù)。3.公章的使用（1）公司公章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。（2）使用公司公章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用原因、使用部門(mén)、使用人、使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文件或資料。（3）《公章使用申請(qǐng)表》由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批；如遇緊急情況，可先電話(huà)請(qǐng)示總經(jīng)理同意后使用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（4）公章保管人員應(yīng)認(rèn)真審核《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件或資料，確認(rèn)無(wú)誤后，方可在申請(qǐng)表上加蓋公章，并在《公章使用登記表》上登記使用情況。（5）公章使用應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，不得攜帶公章外出使用；如因特殊原因需要攜帶公章外出使用時(shí)，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人陪同，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還公章。4.公章的停用與銷(xiāo)毀（1）公司因名稱(chēng)變更、注銷(xiāo)等原因需要停用公章時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知各部門(mén)，并收回停用的公章。（2）收回的停用公章應(yīng)由行政部門(mén)統(tǒng)一登記造冊(cè)，并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。（3）公章銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。三、證書(shū)管理1.證書(shū)的申請(qǐng)與領(lǐng)取（1）公司各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)辦理各類(lèi)證書(shū)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證書(shū)申請(qǐng)審批表》，注明申請(qǐng)證書(shū)的名稱(chēng)、申請(qǐng)?jiān)颉⑸暾?qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人等信息，并附上相關(guān)資料。（2）《證書(shū)申請(qǐng)審批表》由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批；如遇緊急情況，可先電話(huà)請(qǐng)示總經(jīng)理同意后辦理，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（3）經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理證書(shū)申請(qǐng)事宜，并按照相關(guān)部門(mén)的要求提供資料和信息。（4）證書(shū)辦理完成后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取證書(shū)，并將證書(shū)移交公司檔案室保管，辦理交接手續(xù)。2.證書(shū)的保管（1）公司證書(shū)由檔案室專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)建立證書(shū)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證書(shū)的名稱(chēng)、編號(hào)、頒發(fā)部門(mén)、頒發(fā)時(shí)間、有效期等信息。（2）檔案室應(yīng)設(shè)立證書(shū)保管專(zhuān)柜，將證書(shū)存放在專(zhuān)柜內(nèi)，并加鎖保管，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意交給他人。（3）證書(shū)保管人員應(yīng)定期對(duì)證書(shū)進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保證書(shū)的安全和完整；如發(fā)現(xiàn)證書(shū)有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.證書(shū)的使用（1）公司證書(shū)的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。（2）使用公司證書(shū)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證書(shū)使用申請(qǐng)表》，注明使用原因、使用部門(mén)、使用人、使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文件或資料。（3）《證書(shū)使用申請(qǐng)表》由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批；如遇緊急情況，可先電話(huà)請(qǐng)示總經(jīng)理同意后使用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（4）證書(shū)保管人員應(yīng)認(rèn)真審核《證書(shū)使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件或資料，確認(rèn)無(wú)誤后，方可在申請(qǐng)表上加蓋證書(shū)使用專(zhuān)用章，并在《證書(shū)使用登記表》上登記使用情況。（5）證書(shū)使用應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，不得攜帶證書(shū)外出使用；如因特殊原因需要攜帶證書(shū)外出使用時(shí)，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人陪同，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還證書(shū)。4.證書(shū)的年審與換證（1）公司證書(shū)的年審與換證工作由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各部門(mén)應(yīng)積極配合行政部門(mén)做好相關(guān)工作。（2）行政部門(mén)應(yīng)在證書(shū)有效期屆滿(mǎn)前，提前通知各部門(mén)辦理年審或換證手續(xù)，并提供相關(guān)的資料和信息。（3）各部門(mén)應(yīng)按照行政部門(mén)的要求，及時(shí)辦理證書(shū)的年審或換證手續(xù)，并將辦理結(jié)果反饋給行政部門(mén)。（4）證書(shū)年審或換證完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將證書(shū)移交公司檔案室保管，辦理交接手續(xù)。四、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公章、證書(shū)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公章、證書(shū)的使用符合規(guī)定，保管安全。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公章、證書(shū)的保管情況、使用審批情況、登記記錄情況等。3.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰；如因違反本制度給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。五、附則1.本制