保險(xiǎn)公司臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保險(xiǎn)公司內(nèi)部管理，規(guī)范各類臺(tái)賬的建立、使用和管理，確保公司運(yùn)營數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄、有效分析和安全保存，提高公司運(yùn)營效率和風(fēng)險(xiǎn)管控能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等工作中涉及的各類臺(tái)賬管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)錄入和信息記載應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。3.完整性原則：涵蓋公司運(yùn)營管理的各個(gè)方面，保證臺(tái)賬內(nèi)容完整，不缺項(xiàng)漏項(xiàng)。4.及時(shí)性原則：及時(shí)記錄和更新臺(tái)賬信息，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性，為決策提供及時(shí)有效的支持。5.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，保證臺(tái)賬管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、臺(tái)賬分類及管理職責(zé)（一）業(yè)務(wù)臺(tái)賬1.銷售業(yè)務(wù)臺(tái)賬內(nèi)容：記錄客戶信息、銷售產(chǎn)品明細(xì)、銷售時(shí)間、銷售人員等。管理職責(zé)：由銷售部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)，銷售人員及時(shí)更新客戶及銷售相關(guān)信息。2.理賠業(yè)務(wù)臺(tái)賬內(nèi)容：包括理賠案件編號(hào)、出險(xiǎn)時(shí)間、報(bào)案時(shí)間、理賠金額、賠付時(shí)間、客戶信息等。管理職責(zé)：理賠部門負(fù)責(zé)臺(tái)賬的建立與管理，各環(huán)節(jié)工作人員按照規(guī)定及時(shí)錄入和更新信息。3.再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)臺(tái)賬內(nèi)容：記錄分出業(yè)務(wù)和分入業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，如業(yè)務(wù)種類、分出比例、分保金額、再保險(xiǎn)接受人等。管理職責(zé)：再保險(xiǎn)部門負(fù)責(zé)臺(tái)賬的日常管理，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)情況。（二）財(cái)務(wù)臺(tái)賬1.賬務(wù)臺(tái)賬內(nèi)容：涵蓋各類收入、支出明細(xì)，包括保費(fèi)收入、手續(xù)費(fèi)支出、賠款支出、費(fèi)用報(bào)銷等。管理職責(zé)：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立和管理，會(huì)計(jì)人員按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理和記錄。2.資金臺(tái)賬內(nèi)容：記錄公司資金的收支情況、賬戶余額、資金流向等。管理職責(zé)：資金管理崗位負(fù)責(zé)臺(tái)賬的維護(hù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控資金動(dòng)態(tài)，確保資金安全。（三）人力資源臺(tái)賬1.員工信息臺(tái)賬內(nèi)容：包含員工基本信息、入職時(shí)間、崗位變動(dòng)、薪資待遇、培訓(xùn)記錄、績效考核等。管理職責(zé)：人力資源部門負(fù)責(zé)建立和更新，各部門配合提供相關(guān)信息。2.考勤臺(tái)賬內(nèi)容：記錄員工出勤情況，包括遲到、早退、請(qǐng)假、曠工等。管理職責(zé)：由行政部門或各部門指定專人負(fù)責(zé)記錄，每月匯總報(bào)人力資源部門。（四）行政管理臺(tái)賬1.辦公用品臺(tái)賬內(nèi)容：登記辦公用品的采購、領(lǐng)用、庫存情況，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人等。管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)臺(tái)賬管理，定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，確保合理采購和使用。2.固定資產(chǎn)臺(tái)賬內(nèi)容：記錄公司固定資產(chǎn)的購置、折舊、使用部門、維修保養(yǎng)等信息。管理職責(zé)：財(cái)務(wù)部門和行政部門共同管理，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核算，行政部門負(fù)責(zé)實(shí)物管理和信息登記。（五）各部門管理職責(zé)1.臺(tái)賬建立：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和本制度規(guī)定，負(fù)責(zé)建立本部門相關(guān)的臺(tái)賬，并確保臺(tái)賬信息的初始錄入準(zhǔn)確、完整。2.臺(tái)賬維護(hù)：明確專人負(fù)責(zé)臺(tái)賬的日常維護(hù)工作，及時(shí)更新臺(tái)賬信息，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.數(shù)據(jù)審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門臺(tái)賬數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核，確保臺(tái)賬質(zhì)量。4.溝通協(xié)作：各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，對(duì)于涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)共享信息，確保臺(tái)賬數(shù)據(jù)的一致性。三、臺(tái)賬建立與記錄（一）臺(tái)賬格式與內(nèi)容要求1.各類臺(tái)賬應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求設(shè)計(jì)統(tǒng)一規(guī)范的格式，明確規(guī)定記錄的項(xiàng)目、內(nèi)容、順序等。2.臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括業(yè)務(wù)發(fā)生的日期、相關(guān)主體信息（如客戶、員工、部門等）、業(yè)務(wù)事項(xiàng)描述、數(shù)量、金額、狀態(tài)等關(guān)鍵要素，確保能夠全面、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)情況。（二）信息來源與錄入1.臺(tái)賬信息應(yīng)來源于公司內(nèi)部的各類業(yè)務(wù)單據(jù)、文件、系統(tǒng)記錄等，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和流程，及時(shí)將業(yè)務(wù)信息錄入臺(tái)賬系統(tǒng)或紙質(zhì)臺(tái)賬，保證信息的及時(shí)性。（三）記錄規(guī)范1.記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆種。2.字跡應(yīng)清晰、工整，不得潦草、涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋經(jīng)手人印章或簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子臺(tái)賬，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性，同時(shí)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、臺(tái)賬使用與查詢（一）使用目的1.為公司管理層提供決策支持，通過對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)的分析，了解公司運(yùn)營狀況、業(yè)務(wù)趨勢、風(fēng)險(xiǎn)情況等，以便做出科學(xué)合理的決策。2.用于業(yè)務(wù)部門的日常管理，如銷售業(yè)績分析、理賠進(jìn)度跟蹤、客戶關(guān)系維護(hù)等，提高工作效率和質(zhì)量。3.滿足監(jiān)管要求，為監(jiān)管部門提供準(zhǔn)確、完整的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保公司合規(guī)運(yùn)營。（二）查詢權(quán)限1.公司管理層根據(jù)工作需要，有權(quán)查詢各類臺(tái)賬數(shù)據(jù)，但應(yīng)遵循保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密信息。2.各部門負(fù)責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)，可查詢本部門相關(guān)的臺(tái)賬信息，以便進(jìn)行部門管理和決策。3.涉及具體業(yè)務(wù)操作的員工，在其工作需要時(shí)，可查詢與其工作相關(guān)的臺(tái)賬明細(xì)，但不得擅自查詢其他部門或其他業(yè)務(wù)的臺(tái)賬信息。（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.定期對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類報(bào)表和分析報(bào)告。統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)公司運(yùn)營中的問題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)措施和建議，為公司持續(xù)健康發(fā)展提供支持。五、臺(tái)賬保管與存檔（一）保管期限1.各類臺(tái)賬應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定合理的保管期限。一般來說，財(cái)務(wù)類臺(tái)賬保管期限按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，通常為10年至30年不等。2.業(yè)務(wù)類臺(tái)賬如銷售臺(tái)賬、理賠臺(tái)賬等保管期限不少于5年，以便于業(yè)務(wù)追溯和查詢。3.人力資源臺(tái)賬和行政管理臺(tái)賬保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于3年。（二）保管方式1.紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理和存放，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止文件損壞、丟失。2.電子臺(tái)賬應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子臺(tái)賬的索引目錄，便于快速查詢和檢索。（三）存檔管理1.每年定期對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行整理和歸檔，將當(dāng)年的臺(tái)賬資料按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放，并編制詳細(xì)的檔案目錄。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保臺(tái)賬檔案的安全和完整，不得擅自銷毀或涂改檔案資料。六、臺(tái)賬監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)各類臺(tái)賬進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查臺(tái)賬的建立、記錄、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計(jì)人員通過查閱臺(tái)賬資料、實(shí)地盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)核對(duì)等方式，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門臺(tái)賬管理情況進(jìn)行自查，確保臺(tái)賬工作規(guī)范有序。2.公司設(shè)立臺(tái)賬管理工作小組，不定期對(duì)各部門臺(tái)賬進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)通報(bào)，并要求相關(guān)部門限期整改。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將臺(tái)賬管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)臺(tái)賬管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)臺(tái)賬管理不善，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)