保險公司鑰匙管理制度一、總則（一）目的為加強公司鑰匙的管理，確保公司財產安全，規范鑰匙的使用、保管和交接流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保險公司總部及各分支機構所有辦公區域、營業場所、庫房等涉及公司資產的鑰匙管理。（三）管理原則1.安全第一原則：確保鑰匙的妥善保管和使用，防止因鑰匙管理不善導致公司資產損失或安全事故。2.責任明確原則：明確鑰匙管理各環節的責任人，做到責任到人，便于追溯和監督。3.規范操作原則：制定統一、規范的鑰匙管理流程和操作標準，確保各項工作有序進行。二、鑰匙分類及標識（一）分類1.辦公區域鑰匙：包括辦公室、會議室、檔案室、機房等各類辦公場所的門鎖鑰匙。2.營業場所鑰匙：如營業廳、客戶服務中心等對外營業區域的門鎖鑰匙。3.庫房鑰匙：用于存放公司重要文件、資料、設備、物資等庫房的門鎖鑰匙。4.設備設施鑰匙：如保險柜、文件柜、配電箱、消防設備等專用設備設施的鑰匙。（二）標識1.對每類鑰匙進行編號，并制作相應的標識牌，標明鑰匙所對應的區域或設備名稱。2.標識牌應采用不易褪色、清晰可辨的材質制作，確保長期保存。3.編號應遵循唯一性和系統性原則，便于管理和查詢。三、鑰匙保管（一）保管責任人1.辦公區域鑰匙：由各辦公室使用人員負責保管。2.營業場所鑰匙：由營業場所負責人或指定專人負責保管。3.庫房鑰匙：由庫房管理人員負責保管。4.設備設施鑰匙：由相關設備設施的使用部門或維護人員負責保管。（二）保管要求1.鑰匙保管人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人或帶出公司辦公區域（因工作需要除外）。2.鑰匙應存放在安全、干燥、不易丟失的地方，如鑰匙柜、抽屜等，并確保存放環境的安全性。3.對于重要區域或設備的鑰匙，應采取必要的防盜措施，如配備專用鑰匙箱、安裝監控設備等。4.保管人員離職或崗位變動時，應及時將所保管的鑰匙交接給下一任保管人員，并辦理相關交接手續。四、鑰匙使用（一）正常使用1.鑰匙使用人員應按照規定的用途和權限使用鑰匙，不得擅自更改或損壞鑰匙。2.在開啟或關閉門鎖時，應輕插輕拔，避免用力過猛造成鑰匙或門鎖損壞。3.使用完畢后，應及時將鑰匙歸位，確保鑰匙存放整齊、有序。（二）臨時借用1.因工作需要臨時借用鑰匙的，借用人員應填寫《鑰匙借用申請表》，注明借用原因、借用時間、歸還時間等信息，并經鑰匙保管責任人及相關部門負責人審批同意。2.借用人員應在規定時間內歸還鑰匙，如需延長借用時間，應提前辦理續借手續。3.借用期間，借用人員應妥善保管鑰匙，不得轉借他人或用于其他非工作用途，如因保管不善導致鑰匙丟失或損壞，借用人員應承擔相應的賠償責任。（三）緊急情況使用1.在遇到緊急情況（如火災、盜竊、設備故障等）需要立即開啟相關區域或設備時，如無法及時聯系到鑰匙保管人員，可由現場負責人或相關應急處置人員采取必要的措施開啟，但事后應及時通知鑰匙保管人員，并補辦相關手續。2.緊急情況處理完畢后，應及時對門鎖或設備設施進行檢查和維修，確保其正常使用。五、鑰匙交接（一）人員變動交接1.員工離職、崗位調動或休假時，應將所保管的鑰匙全部交還給鑰匙管理部門或下一任保管人員，并填寫《鑰匙交接清單》。2.交接雙方應在《鑰匙交接清單》上簽字確認，確保鑰匙數量、種類及狀態的準確無誤。3.鑰匙管理部門應對交接情況進行核實和記錄，并存檔備查。（二）部門交接1.因部門調整、合并或撤銷等原因，需要進行鑰匙交接的，原部門應將所保管的鑰匙全部整理造冊，并與接收部門進行交接。2.交接雙方應簽訂《鑰匙交接協議》，明確交接的鑰匙范圍、數量、責任等事項，并由雙方負責人簽字確認。3.交接完成后，接收部門應及時對鑰匙進行核對和登記，確保鑰匙的正常使用和管理。六、鑰匙盤點（一）定期盤點1.鑰匙管理部門應定期組織對公司所有鑰匙進行盤點，盤點周期為每季度一次。2.盤點內容包括鑰匙的數量、種類、標識、保管情況等，確保賬實相符。3.盤點人員應填寫《鑰匙盤點表》，詳細記錄盤點情況，并對發現的問題及時進行處理。（二）不定期抽查1.公司管理層或相關監督部門有權對鑰匙管理情況進行不定期抽查，以確保鑰匙管理制度的有效執行。2.抽查內容包括鑰匙的保管、使用、交接等環節，對于發現的問題應及時責令整改，并對相關責任人進行嚴肅處理。七、鑰匙維修與更換（一）維修1.鑰匙出現損壞或故障時，保管人員應及時報告鑰匙管理部門，并填寫《鑰匙維修申請表》。2.鑰匙管理部門應安排專業維修人員對損壞的鑰匙進行維修，維修費用按照公司相關規定執行。3.維修后的鑰匙應進行質量檢驗，確保能夠正常使用，并及時歸還保管人員。（二）更換1.因門鎖更換、設備升級等原因需要更換鑰匙時，鑰匙管理部門應及時制定更換計劃，并組織實施。2.更換鑰匙時，應確保新鑰匙的安全性和適用性，并對舊鑰匙進行妥善處理，防止丟失或被非法利用。3.更換鑰匙后，應及時更新鑰匙標識和相關記錄，確保鑰匙管理信息的準確性。八、鑰匙報廢（一）報廢條件1.鑰匙損壞嚴重，無法修復或已失去使用價值的。2.因公司辦公區域調整、設備設施更換等原因，原鑰匙不再使用的。（二）報廢流程1.鑰匙保管人員發現鑰匙符合報廢條件時，應填寫《鑰匙報廢申請表》，詳細說明報廢原因，并提交鑰匙管理部門審核。2.鑰匙管理部門審核通過后，報公司領導審批。3.經領導批準后，鑰匙管理部門應安排專人對報廢鑰匙進行銷毀，并做好銷毀記錄。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門或相關監督機構應定期對鑰匙管理制度的執行情況進行監督檢查，確保制度的有效落實。2.監督檢查內容包括鑰匙的保管、使用、交接、盤點等環節，對于發現的違規行為應及時責令整改，并追究相關責任人的責任。（二）考核評價1.將鑰匙管理工作納入公司員工績效考核體系，對鑰匙保管人員及相關責任人的工作表現