信息日常維護管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息資源的管理與維護，確保信息的準確性、完整性、及時性和安全性，提高公司運營效率，保障公司各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在日常工作中涉及的各類信息維護管理工作，包括但不限于文件資料、數據信息、系統賬號等。（三）基本原則1.準確性原則：信息應如實反映公司實際情況，確保數據準確無誤，避免因信息錯誤導致決策失誤或工作延誤。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類信息，保證信息不缺失、不遺漏，以便為公司運營和管理提供充分依據。3.及時性原則：及時更新和維護信息，確保信息的時效性，使公司能夠及時掌握最新動態，做出正確決策。4.安全性原則：采取有效措施保護公司信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失，保障公司利益和聲譽。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.行政辦公類：包括公司文件、通知、報告、會議紀要、規章制度、人事檔案、行政事務記錄等。2.業務數據類：涵蓋公司各類業務活動產生的數據，如銷售數據、采購數據、生產數據、財務數據等。3.客戶信息類：包含客戶基本資料、交易記錄、溝通記錄、需求反饋等。4.系統賬號類：涉及公司內部各類信息系統的用戶賬號、權限設置、密碼管理等。（二）信息編碼1.為便于信息的識別、存儲和檢索，對各類信息進行統一編碼。編碼應遵循唯一性、系統性、擴展性和穩定性原則。2.行政辦公類信息編碼采用[具體編碼規則，如年份+部門代碼+流水號]的方式，例如：2023HR001表示2023年人力資源部的第1份文件。3.業務數據類信息編碼根據業務特點和管理需求制定，確保編碼能夠準確反映數據的類別、來源和時間等關鍵信息。4.客戶信息類信息編碼可結合客戶編號、地區代碼、業務類型等因素進行編制，如：C00101001表示編號為001的客戶在第01地區的第1筆業務相關信息。5.系統賬號類信息編碼按照信息系統的要求進行設置，一般由系統自動生成或采用特定的編碼規則，如用戶登錄名、工號等。三、信息收集與錄入（一）信息收集1.各部門應指定專人負責本部門信息的收集工作，確保信息收集的及時性和準確性。2.信息收集渠道包括但不限于內部文件流轉、業務系統數據采集、客戶反饋、市場調研、會議交流等。3.在信息收集過程中，應明確信息的來源、內容、時間等關鍵要素，并對收集到的信息進行初步審核，確保信息真實可靠。（二）信息錄入1.收集到的信息應及時錄入到相應的信息系統或文檔管理平臺中，確保信息的實時更新。2.信息錄入人員應嚴格按照規定的格式和要求進行錄入，確保錄入信息與原始信息一致。3.對于重要信息，錄入后應進行二次核對，防止錄入錯誤。同時，應記錄信息錄入的時間和人員，以便追溯和查詢。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.根據信息的類型和特點，選擇合適的存儲方式，包括電子存儲和紙質存儲。2.電子信息應存儲在公司指定的服務器、存儲設備或云平臺上，并定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的物理位置，以確保數據的安全性。3.紙質信息應分類整理，存放在專門的文件柜或檔案室中，并建立相應的索引和目錄，便于查找和借閱。（二）保管期限1.各類信息的保管期限應根據法律法規、公司規定和業務需求確定。一般情況下，行政辦公類信息保管期限為[X]年，業務數據類信息保管期限為[X]年，客戶信息類信息保管期限為[X]年，系統賬號類信息保管期限根據系統要求和實際情況確定。2.對于涉及重要業務、法律糾紛或具有長期參考價值的信息，應適當延長保管期限。（三）保管責任1.公司信息管理部門負責制定信息存儲與保管的具體方案，并監督實施。2.各部門應指定專人負責本部門信息的存儲與保管工作，確保信息的安全和完整。3.信息保管人員應定期對存儲的信息進行檢查和清理，發現問題及時報告并處理。對于超過保管期限的信息，應按照規定的程序進行銷毀。五、信息使用與共享（一）信息使用1.公司員工因工作需要有權使用相關信息，但應遵守公司的信息使用規定，不得擅自篡改、刪除或泄露信息。2.在使用信息過程中，應注意信息的保密性和安全性，防止信息被非法獲取或濫用。3.如需對信息進行引用、分析或加工，應確保信息來源合法、準確，并注明出處。（二）信息共享1.公司內部信息共享應遵循必要、適度、安全的原則，確保信息在授權范圍內共享。2.各部門之間如需共享信息，應填寫《信息共享申請表》，明確共享信息的內容、目的、范圍和期限等，經信息提供部門負責人和信息管理部門審核同意后，方可進行共享。3.對于涉及公司機密或敏感信息的共享，應采取加密傳輸、專人傳遞等安全措施，確保信息安全。4.在信息共享過程中，信息接收部門應妥善保管共享信息，不得擅自擴大共享范圍或用于其他目的。六、信息安全管理（一）安全策略1.制定完善的信息安全策略，明確信息安全管理的目標、原則、措施和流程，確保信息安全管理工作有章可循。2.信息安全策略應涵蓋網絡安全、數據安全、系統安全、用戶認證與授權等方面，定期進行評估和更新，以適應公司業務發展和信息技術變化的需求。（二）安全措施1.網絡安全：部署防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備，防止外部非法網絡訪問和攻擊。對公司內部網絡進行分段管理，限制不同區域之間的網絡訪問，確保網絡安全。定期更新網絡安全設備的規則庫和病毒庫，防范網絡病毒和惡意軟件的入侵。2.數據安全：對重要數據進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的保密性。建立數據備份與恢復機制，定期對關鍵數據進行備份，并進行異地存儲，以防止數據丟失。嚴格控制數據訪問權限，根據員工的工作職責和業務需求，授予相應的數據訪問權限，防止數據泄露。3.系統安全：定期對公司內部信息系統進行漏洞掃描和安全評估，及時發現并修復系統漏洞。加強對信息系統的用戶認證和授權管理，采用強密碼策略，定期更換用戶密碼。建立系統安全審計機制，記錄和監控系統操作日志，以便及時發現和處理異常行為。4.用戶認證與授權：采用多種身份認證方式，如用戶名+密碼、數字證書、動態口令等，確保用戶身份的真實性和可靠性。根據用戶的工作職責和業務需求，合理分配系統權限，實現最小化授權原則，防止用戶越權操作。定期對用戶權限進行審核和清理，及時調整或撤銷不必要的權限。（三）安全培訓與教育1.定期組織公司員工參加信息安全培訓與教育活動，提高員工的信息安全意識和技能。2.培訓內容包括網絡安全知識、數據保護意識、信息系統操作規范、密碼安全等方面，使員工了解信息安全的重要性和相關法律法規要求。3.通過案例分析、模擬演練等方式，增強員工應對信息安全事件的能力，確保在發生安全事件時能夠及時采取有效的措施進行處理。（四）安全事件應急處理1.制定信息安全事件應急預案，明確應急處理的流程、責任人和資源配置等，確保在發生信息安全事件時能夠迅速響應、有效處理。2.定期對應急預案進行演練和評估，檢驗應急預案的可行性和有效性，及時發現并解決存在的問題。3.一旦發生信息安全事件，應立即啟動應急預案，采取相應的應急措施，如隔離故障設備、恢復數據、調查事件原因等，并及時向上級領導報告。同時，配合相關部門進行事件調查和處理，總結經驗教訓，完善信息安全管理措施。七、信息清理與銷毀（一）清理原則1.定期對公司存儲的信息進行清理，確保信息的有效性和及時性，避免占用過多的存儲空間和資源。2.信息清理應遵循合法、合規、謹慎的原則，確保清理過程符合法律法規和公司規定的要求。（二）清理范圍1.超過保管期限的信息，按照規定的程序進行銷毀。2.已不再使用或失去價值的信息，如過期的文件、廢棄的數據記錄等，可進行清理。3.重復、冗余或錯誤的信息，應及時進行清理和糾正，確保信息的準確性和一致性。（三）銷毀方式1.對于紙質信息，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。2.對于電子信息，應采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀，確保數據無法恢復。同時，應對存儲設備進行物理銷毀或妥善處理，防止數據泄露。（四）銷毀審批1.信息清理與銷毀應填寫《信息清理與銷毀申請表》，詳細說明清理與銷毀信息的內容、原因、數量等，經部門負責人審核同意后，報信息管理部門審批。2.信息管理部門應根據公司規定和信息的重要性、敏感性等因素進行審批，對于涉及公司機密或重要業務的信息，應嚴格控制銷毀過程，確保信息安全。八、監督與考核（一）監督機制1.公司信息管理部門負責對各部門信息日常維護管理工作進行定期監督檢查，確保各項制度的有效執行。2.監督檢查內容包括信息收集的及時性和準確性、信息錄入的規范性、信息存儲與保管的安全性、信息使用與共享的合規性等方面。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將信息日常維護管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工的信息管理工作進行量化考核。2.考核指標包括信息準確性、完整性、及時性、安全性、信息共享率等方面，具體考核標