公司出貨票據管理制度一、總則（一）目的為加強公司出貨票據的管理，規范出貨流程，確保出貨信息的準確、及時傳遞，保障公司貨物順利交付，維護公司與客戶的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及出貨票據管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、倉庫管理部門、財務部門等。（三）基本原則1.準確性原則：出貨票據上的各項信息必須準確無誤，確保與實際出貨情況相符。2.及時性原則：各環節應及時處理出貨票據，保證出貨流程順暢，避免延誤。3.完整性原則：出貨票據應包含所有必要信息，不得遺漏重要內容。4.規范性原則：出貨票據的格式、填寫要求等應符合公司規定和相關法律法規要求。二、出貨票據的種類及用途（一）銷售訂單1.定義：銷售訂單是公司與客戶簽訂的明確雙方權利義務的書面文件，是出貨的依據。2.內容：包括客戶信息、產品名稱、規格型號、數量、價格、交貨日期、交貨地點等。3.用途：作為銷售部門安排生產、倉庫部門備貨及發貨的指令性文件。（二）出貨單1.定義：出貨單是記錄貨物實際出貨情況的單據。2.內容：除包含銷售訂單的基本信息外，還應注明出貨日期、運輸方式、運單號、包裝形式等。3.用途：倉庫部門憑此單據發貨，并作為貨物已交付的證明；財務部門據此確認銷售收入；物流部門用于跟蹤貨物運輸情況。（三）送貨單1.定義：送貨單是貨物送達客戶時，由客戶簽收的單據。2.內容：與出貨單基本一致，同時增加客戶簽收欄。3.用途：證明貨物已實際交付給客戶，是客戶確認收貨的憑證，也是公司與客戶進行貨款結算的重要依據之一。三、出貨票據的開具（一）銷售訂單的開具1.銷售部門負責與客戶溝通洽談，根據客戶需求起草銷售訂單。2.銷售訂單應經銷售部門負責人審核簽字后，提交給相關部門。審核內容包括客戶信息的準確性、產品規格型號及數量的合理性、價格條款的合規性、交貨日期的可行性等。3.對于重要客戶或大額訂單，銷售訂單還需經公司主管領導審批。（二）出貨單的開具1.倉庫管理部門在接到銷售訂單后，根據訂單要求進行備貨。2.備貨完成后，倉庫管理人員按照實際出貨情況填寫出貨單。出貨單應一式多聯，分別交倉庫留存、財務部門、物流部門等。3.出貨單填寫應清晰、準確、完整，不得涂改。如有填寫錯誤，應重新開具。（三）送貨單的開具1.物流部門負責將貨物送達客戶，并在貨物交付時要求客戶在送貨單上簽收。2.送貨單應隨貨同行，確保客戶能夠及時簽收。如客戶指定他人代收，應在送貨單上注明代收人信息，并要求代收人簽字確認。3.物流部門應及時將客戶簽收后的送貨單返回公司銷售部門或財務部門。四、出貨票據的傳遞（一）內部傳遞1.銷售訂單開具后，銷售部門應及時將一份副本傳遞給倉庫管理部門、財務部門等相關部門。2.倉庫管理部門填寫出貨單后，應將出貨單的一聯留存，其余聯分別傳遞給財務部門、物流部門等。3.物流部門將貨物送達客戶并取得客戶簽收的送貨單后，應及時將送貨單傳遞給銷售部門或財務部門。（二）與客戶傳遞1.銷售部門應在出貨前將銷售訂單提供給客戶，確保客戶對訂單內容無異議。2.物流部門在送貨時，應將送貨單交給客戶簽收，并要求客戶妥善保管。3.如客戶對出貨票據有任何疑問或要求變更，銷售部門應及時與客戶溝通協調，并根據實際情況進行處理。五、出貨票據的審核（一）銷售訂單審核1.銷售部門負責人負責對銷售訂單進行初步審核，重點審核訂單內容的完整性、準確性及與公司銷售政策的一致性。2.對于涉及信用額度、價格優惠等特殊情況的銷售訂單，應提交公司主管領導審批。3.審核通過后的銷售訂單應加蓋公司銷售專用章，并及時傳遞給相關部門。（二）出貨單審核1.倉庫管理部門負責人對出貨單進行審核，主要審核出貨單與銷售訂單的一致性、貨物數量及規格型號的準確性、包裝形式及標識的合規性等。2.財務部門對出貨單進行審核，重點審核出貨金額的準確性、相關費用的核算是否正確、出貨單與財務記錄的一致性等。3.審核過程中如發現問題，應及時與相關部門溝通協調，要求其進行更正或補充說明。審核通過后的出貨單方可作為發貨及財務核算的依據。（三）送貨單審核1.銷售部門或財務部門對送貨單進行審核，主要審核送貨單上客戶簽收信息的真實性、完整性，以及與出貨單、銷售訂單的一致性。2.如發現送貨單存在問題，應及時與物流部門或客戶聯系核實情況，并進行相應處理。六、出貨票據的存檔（一）存檔要求1.銷售訂單、出貨單、送貨單等出貨票據應按照時間順序、客戶名稱等進行分類整理。2.各類出貨票據應妥善保存，保存期限按照公司檔案管理制度執行，一般為[X]年。3.存檔的出貨票據應保持完整、清晰，不得隨意涂改、損壞或丟失。（二）存檔方式1.出貨票據可以采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行存檔。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列整齊，并做好標識。3.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立相應的文件夾結構，按照類別和時間進行分類存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。七、出貨票據的查詢與調閱（一）查詢權限1.公司內部人員因工作需要查詢出貨票據的，應按照公司規定的權限進行申請。2.銷售部門人員可以查詢與本部門業務相關的銷售訂單、出貨單及送貨單信息；倉庫管理部門人員可以查詢與貨物出入庫相關的出貨單信息；財務部門人員可以查詢與財務核算相關的出貨票據信息。3.其他部門人員如需查詢出貨票據，應經相關部門負責人批準，并說明查詢目的和用途。（二）調閱流程1.需要調閱出貨票據的人員應填寫《出貨票據調閱申請表》，注明調閱的票據名稱、時間段、調閱原因等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表的內容，在確保符合規定的前提下，為申請人提供相應的出貨票據復印件或電子文檔，并做好調閱記錄。4.調閱人員應妥善保管調閱的出貨票據，不得擅自轉借、復印或泄露給無關人員。調閱完畢后，應及時將出貨票據歸還檔案管理部門。八、出貨票據的作廢與紅沖（一）作廢條件1.銷售訂單在簽訂后，如因客戶原因取消訂單或雙方協商變更訂單內容，導致原訂單不再執行的，可以申請作廢。2.出貨單在開具后，如發現填寫錯誤、貨物未實際發出等情況，需要作廢的，應及時辦理作廢手續。3.送貨單在客戶簽收前，如發現存在錯誤或需要變更的，可以申請作廢。（二）作廢流程1.申請作廢出貨票據的部門或人員應填寫《出貨票據作廢申請表》，詳細說明作廢原因及相關情況。2.申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交給相關部門進行審批。3.銷售訂單的作廢需經銷售部門負責人及公司主管領導審批；出貨單的作廢需經倉庫管理部門負責人及財務部門負責人審批；送貨單的作廢需經銷售部門或財務部門負責人審批。4.審批通過后，在原出貨票據上加蓋“作廢”章，并將作廢的出貨票據各聯次妥善保存。同時，在相關的業務系統中進行作廢處理，確保數據的一致性。（三）紅沖處理1.對于已開具的出貨票據，如因銷售退回、折讓等原因需要調整出貨金額或數量的，可以進行紅沖處理。2.紅沖出貨票據的流程與作廢流程基本相同，需填寫《出貨票據紅沖申請表》，說明紅沖原因及相關情況，并經相關部門負責人審核簽字、公司主管領導審批。3.紅沖后的出貨票據應與原票據一一對應，并在原票據及紅沖票據上注明紅沖原因及紅沖日期等信息。同時，在財務核算中進行相應的賬務處理，確保財務數據的準確性。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對出貨票據的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括出貨票據的開具、傳遞、審核、存檔等環節是否符合本制度要求。2.監督檢查可以采用內部審計、專項檢查等方式進行，檢查結果應形成書面報告。3.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核措施1.將出貨票據管理工作納