公司制度合同管理制度總則1.目的為加強公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，不得違反法律法規的強制性條款。平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，充分表達各自的意愿，不得強迫或欺詐對方。協商一致原則：合同條款應經過雙方充分協商，達成一致意見，確保合同內容明確、具體、可行。維護公司利益原則：合同的簽訂和履行應始終以維護公司利益為出發點，確保公司的合法權益不受侵害。合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，確保合同內容符合法律法規的要求。參與重大合同的談判和起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對公司合同管理情況進行法律風險評估，提出改進措施和建議。2.業務部門負責合同的前期調研、談判、起草等工作，確保合同內容符合業務實際需求。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題。配合法務部門進行合同糾紛的處理，提供相關證據和資料。定期向法務部門匯報合同簽訂和履行情況。3.財務部門負責審核合同的財務條款，確保合同的付款方式、結算周期等符合公司財務規定。參與合同的付款審批工作，對合同款項的支付進行監督和管理。協助法務部門處理合同糾紛涉及的財務問題，提供財務數據和資料。4.行政部門負責合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬。按照公司規定的流程辦理合同的用印手續，確保合同用印的安全性和規范性。定期對合同管理檔案進行整理和清查，確保檔案的完整性和準確性。合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據業務需要，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、對方當事人、簽訂時間等基本信息，并提交相關的背景資料和可行性分析報告。經部門負責人審核后，報分管領導審批。2.合同起草業務部門負責合同的起草工作，合同文本應使用公司統一的格式和模板，確保合同條款清晰、準確、完整。合同內容應包括雙方當事人的基本信息、合同標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。在起草過程中，業務部門應充分征求法務部門、財務部門等相關部門的意見，確保合同條款符合法律法規和公司規定的要求。3.合同審核業務部門將起草好的合同文本提交給法務部門進行合法性審查。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審查工作，并出具審查意見。審查意見應明確指出合同文本中存在的法律問題和風險，并提出修改建議。業務部門根據法務部門的審查意見對合同文本進行修改完善后，提交給財務部門進行財務條款審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應重點關注合同的付款方式、結算周期、發票開具等財務條款，確保合同的財務條款符合公司財務規定的要求。業務部門將經過法務部門和財務部門審核后的合同文本提交給分管領導進行審批。分管領導應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審批工作，并簽署審批意見。審批意見應明確表示是否同意簽訂合同。4.合同簽訂經分管領導審批同意后，業務部門負責與對方當事人簽訂合同。合同簽訂應使用公司統一的合同專用章，并按照公司規定的用印流程辦理用印手續。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交給法務部門、財務部門、行政部門等相關部門存檔。合同履行管理1.合同執行計劃業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確合同履行的各個環節和時間節點，并將合同執行計劃提交給相關部門備案。合同執行計劃應包括合同標的的交付時間、數量、質量標準、驗收方式、付款方式、結算周期等內容。2.合同履行跟蹤業務部門應按照合同執行計劃，對合同履行情況進行跟蹤和監控，及時掌握合同履行的進展情況。在合同履行過程中，如發現對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時采取措施，要求對方當事人限期整改或承擔違約責任，并將相關情況及時報告給分管領導和法務部門。3.合同變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、原因、時間等信息，并按照合同簽訂的流程進行審批和簽訂。合同變更協議簽訂后，業務部門應及時將變更后的合同文本提交給法務部門、財務部門、行政部門等相關部門存檔。4.合同解除管理合同履行過程中，如因對方當事人違約或其他原因需要解除合同的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂書面的合同解除協議。合同解除協議應明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等信息，并按照合同簽訂的流程進行審批和簽訂。合同解除協議簽訂后，業務部門應及時將解除后的合同文本提交給法務部門、財務部門、行政部門等相關部門存檔。同時，業務部門應按照合同約定，及時清理合同款項，收回相關資產，并辦理相關手續。合同糾紛處理1.糾紛預警業務部門在合同履行過程中，如發現可能引發合同糾紛的跡象或問題，應及時向分管領導和法務部門報告，并采取相應的措施進行處理，避免糾紛的擴大化。2.糾紛處理流程合同糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據和資料，分析糾紛的原因和責任，并提出初步的處理意見。業務部門將收集到的證據和資料以及初步的處理意見提交給法務部門。法務部門應在收到相關資料后的[X]個工作日內進行分析研究，并提出法律意見和建議。根據法務部門的法律意見和建議，業務部門與對方當事人進行協商解決。如協商不成，業務部門應及時向分管領導匯報，并根據公司的授權，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。在合同糾紛處理過程中，業務部門應及時向法務部門、財務部門等相關部門通報糾紛處理的進展情況，并配合相關部門做好證據收集、資料整理、款項支付等工作。3.糾紛處理結果跟蹤合同糾紛處理結束后，業務部門應及時跟蹤糾紛處理結果的執行情況，確保糾紛處理結果得到有效執行。如發現對方當事人未按照糾紛處理結果履行義務的，業務部門應及時向分管領導匯報，并根據公司的授權，采取進一步的措施，維護公司的合法權益。合同檔案管理1.合同編號行政部門負責對合同進行統一編號，編號規則應保持唯一性和系統性。合同編號應包含合同類別、年份、序號等信息，例如：HT2023001，其中“HT”表示合同類別，“2023”表示年份，“001”表示序號。2.合同歸檔合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交給行政部門進行歸檔。行政部門應按照合同編號順序，將合同整理成冊，并建立合同管理臺賬。合同管理臺賬應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、對方當事人、合同金額、履行期限、歸檔日期等信息。3.合同保管行政部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，并按照類別和年份進行分類存放。同時，行政部門應定期對合同檔案進行整理和清查，確保檔案的準確性和完整性。4.合同查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同查閱申請表》，注明查閱的合同編號、查閱原因、查閱內容等信息，并提交所在部門負責人審批。經審批同意后，查閱人應在行政部門指定的地點查閱合同檔案，并在查閱登記表上簽字確認。查閱人不得擅自復印、拍照、涂改、損毀合同檔案。如需復印合同檔案的，應按照公司規定的流程辦理審批手續。合同監督與考核1.監督檢查法務部門、財務部門、行政部門等相關部門應定期對公司合同管理情況進行監督檢查，重點檢查合同的簽訂、履行、變更、解除等環節是否符合本制度的規定，合同檔案管理是否規范等。監督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。2.考核評價公司將合同管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對合同管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對合同管理工作不力，導致公司利益受