公司財務備用金管理制度一、總則1.目的為加強公司財務管理，規范備用金的使用與管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業務需要領用備用金的情況。3.定義備用金是指公司為滿足各部門臨時性、小額資金支出需求，預先撥付給相關人員或部門周轉使用的現金。二、備用金的申請與審批1.申請條件因工作需要，經常發生差旅費、業務招待費、零星采購等小額現金支出的部門或個人。支出業務具有突發性、臨時性，無法提前辦理借款手續的情況。2.申請流程申請人填寫《備用金申請表》，詳細注明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對申請事項的真實性、必要性進行審核，并簽署意見。經部門負責人審核通過后，申請表流轉至財務部門。財務部門對申請金額的合理性、資金來源等進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，財務部門根據審批結果向申請人發放備用金。3.審批權限備用金申請金額在[X]元以下的，由公司分管領導審批。備用金申請金額在[X]元以上（含[X]元）的，需經公司總經理審批。三、備用金的領用與發放1.領用方式備用金原則上采用現金形式發放。如因特殊情況需要通過銀行轉賬方式發放的，需由申請人提出書面申請，經財務部門審核、公司分管領導批準后辦理。申請人憑審批通過的《備用金申請表》到財務部門領取備用金。財務部門在支付備用金時，應要求申請人在《備用金領用登記表》上簽字確認。2.發放標準備用金的發放金額根據申請人的業務需求和實際情況進行核定，一般不超過預計使用期限內的合理支出金額。對于經常發生備用金支出的部門或個人，財務部門可根據其歷史支出情況和業務發展需要，設定一定的備用金定額。備用金定額一經確定，原則上在一定時期內保持不變。如需調整，申請人應重新提交《備用金申請表》，按規定程序進行審批。四、備用金的使用1.使用范圍差旅費：包括員工因公務出差發生的交通、住宿、餐飲等費用。業務招待費：用于公司因業務需要招待客戶而發生的餐飲、禮品、娛樂等費用。零星采購費：指公司因業務需要采購金額較小的辦公用品、耗材、設備配件等物資的費用。其他經公司批準的臨時性小額支出。2.使用原則備用金必須?？顚Ｓ?，不得挪作他用。各項支出應符合國家法律法規和公司相關規定，嚴格執行公司的財務審批流程。支出憑證應真實、合法、有效，內容完整，包括發票、收據、審批單等相關證明材料。對于超出備用金使用范圍或不符合規定的支出，財務部門有權拒絕報銷，并要求申請人自行承擔相應費用。3.報銷規定備用金使用后，申請人應及時到財務部門辦理報銷手續。報銷期限原則上不得超過備用金預計使用期限，如有特殊情況需要延期報銷的，應提前向財務部門說明原因，并經財務部門同意。報銷時，申請人應填寫《費用報銷單》，并將相關支出憑證粘貼在報銷單后面，按照公司財務審批流程進行審批。財務部門在審核報銷憑證時，應重點審核憑證的真實性、合法性、完整性以及與備用金申請用途的一致性。對于不符合要求的報銷憑證，財務部門應要求申請人補充或更正。報銷金額經財務部門審核、公司領導審批后，如備用金有結余，申請人應將結余部分交回財務部門；如報銷金額超過備用金金額，財務部門應補足差額后支付給申請人。五、備用金的管理與監督1.財務部門職責負責備用金的核定、發放、回收和賬務處理。定期對備用金的使用情況進行檢查和清理，督促申請人及時辦理報銷手續。對備用金使用過程中的違規行為進行糾正和處理，并及時向公司領導匯報。2.部門負責人職責負責本部門備用金申請人的資格審查和申請事項的真實性審核。監督本部門備用金的使用情況，確保備用金?？顚Ｓ谩f助財務部門做好備用金的管理工作，督促本部門申請人及時辦理報銷手續。3.內部審計監督公司內部審計部門定期對備用金的使用和管理情況進行審計監督，檢查備用金的申請、審批、領用、使用、報銷等環節是否符合規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.違規處理對于違反本制度規定使用備用金的行為，視情節輕重給予相應的處罰：對于挪用備用金、虛報支出等違規行為，除責令其立即歸還挪用款項或追回虛報款項外，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構成犯罪的，依法移交司法機關追究刑事責任。對于未按規定及時辦理報銷手續或未及時交回備用金結余的，財務部門將從其工資中扣除相應款項，并按日加收一定比例的滯納金。六、備用金的清查與盤點1.清查盤點周期財務部門應定期對備用金進行清查盤點，每月至少進行一次賬實核對，確保備用金賬目與實際金額相符。每年年末，應對所有備用金進行全面清查盤點，編制備用金清查盤點報告，詳細反映備用金的使用、結余、管理等情況。2.清查盤點方法財務人員應根據《備用金領用登記表》和相關賬目記錄，與備用金保管人進行核對，核實備用金的實際金額。對于備用金保管人保管的現金，應進行實地盤點，確保賬實一致。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務處理。3.差異處理清查盤點中發現備用金長款或短款的，應及時查明原因，并按照以下原則進行處理：屬于記賬錯誤的，應及時調整賬目。屬于責任人原因造成的短款，由責任人負責賠償；無法查明責任人的短款，經公司領導批準后，計入當期損益。對于長款，應及時查明原因并進行相應處理。如確實無法查明原因的長款，經公司領導批準后，計入營業外收入。七、備用金的歸還與核銷1.歸還規定備用金使用完畢后，申請人應在規定的報銷期限內到財務部門辦理報銷手續，并交回剩余備用金。如備用金使用期限已滿，但尚未完成相關業務或未辦理報銷手續的，申請人應提前向財務部門說明情況，并辦理續借手續。續借手續的辦理流程與備用金申請流程相同。2.核銷流程申請人辦理完報銷手續后，財務部門應根據報銷憑證和審批結果，對備用金進行核銷。核銷時，財務人員應在《備用金領用登記表》上注明核銷日期、核銷金額等信息，并將相關憑證歸檔保存。對于已核銷的備