公司銀行usbkey管理制度總則目的為加強公司銀行USBkey的管理，規(guī)范其申請、使用、保管、更換及注銷等流程，確保公司資金安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及銀行USBkey使用的部門和人員。管理原則1.安全性原則：確保銀行USBkey的使用過程安全可靠，防止因USBkey管理不善導(dǎo)致公司資金風(fēng)險。2.職責(zé)明確原則：明確各相關(guān)部門和人員在銀行USBkey管理中的職責(zé)，避免職責(zé)不清引發(fā)管理漏洞。3.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及銀行相關(guān)規(guī)定，確保銀行USBkey的管理和使用合法合規(guī)。USBkey申請與發(fā)放申請流程1.業(yè)務(wù)需求提出：各部門因業(yè)務(wù)需要使用銀行USBkey時，應(yīng)填寫《銀行USBkey申請表》，詳細說明使用原因、預(yù)計使用期限等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.財務(wù)審核：申請表提交至財務(wù)部門，財務(wù)人員對業(yè)務(wù)需求的合理性及資金安全性進行審核，審核通過后在申請表上簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財務(wù)審核后的申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況及資金安排進行審批，審批通過后申請表返回申請部門。發(fā)放流程1.專人領(lǐng)取：申請部門指定專人憑審批通過的《銀行USBkey申請表》到財務(wù)部門領(lǐng)取銀行USBkey。2.交接登記：財務(wù)人員與領(lǐng)取人在《銀行USBkey交接登記表》上進行交接簽字，詳細記錄USBkey的品牌、型號、數(shù)量、領(lǐng)取日期等信息。USBkey使用管理使用規(guī)范1.專人專用：銀行USBkey必須由專人負責(zé)保管和使用，嚴禁轉(zhuǎn)借他人。使用人員應(yīng)妥善保管USBkey，防止丟失、被盜或損壞。2.操作環(huán)境安全：在使用銀行USBkey進行網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)操作時，應(yīng)確保計算機系統(tǒng)安全，安裝正版殺毒軟件和防火墻，并定期更新病毒庫。避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用USBkey，如公共網(wǎng)吧等。3.操作流程規(guī)范：使用人員應(yīng)嚴格按照銀行規(guī)定的網(wǎng)上銀行操作流程進行業(yè)務(wù)操作，在輸入密碼、驗證碼等關(guān)鍵信息時應(yīng)注意遮擋，防止他人窺視。完成操作后，應(yīng)及時退出網(wǎng)上銀行系統(tǒng)。使用記錄1.操作日志填寫：使用銀行USBkey進行每筆網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)操作后，使用人員應(yīng)及時在《銀行USBkey使用操作日志》上記錄操作日期、操作類型、操作金額、對方賬戶信息等詳細內(nèi)容。2.定期核對：財務(wù)部門應(yīng)定期對《銀行USBkey使用操作日志》與銀行交易流水進行核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。USBkey保管保管方式1.物理保管：銀行USBkey應(yīng)采用安全可靠的方式進行物理保管，如存放于保險柜、密碼箱等專用保管設(shè)備中。保管設(shè)備應(yīng)具備一定的防盜、防火、防潮等功能。2.密碼保護：為確保USBkey的安全，使用人員應(yīng)設(shè)置強密碼對USBkey進行保護。密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，且長度不少于規(guī)定位數(shù)。同時，應(yīng)定期更換密碼，防止密碼泄露。保管地點1.公司內(nèi)部：銀行USBkey的保管地點應(yīng)在公司內(nèi)部，嚴禁將USBkey帶出公司存放。如因特殊情況需要帶出公司使用，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取必要的安全防護措施。2.專人負責(zé)：保管地點應(yīng)指定專人負責(zé)管理，非保管人員未經(jīng)授權(quán)不得進入保管區(qū)域。保管人員應(yīng)定期對保管設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行，USBkey存放安全。USBkey更換與掛失更換情形1.有效期屆滿：銀行USBkey有規(guī)定的有效期，到期前應(yīng)及時辦理更換手續(xù)。2.損壞或遺失：如銀行USBkey出現(xiàn)損壞或遺失情況，應(yīng)立即申請更換。在更換前，應(yīng)采取措施防止因USBkey問題導(dǎo)致公司資金風(fēng)險，如暫停相關(guān)網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)操作等。更換流程1.申請：使用部門或保管人員填寫《銀行USBkey更換申請表》，說明更換原因，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至財務(wù)部門。2.審核：財務(wù)部門對更換申請進行審核，核實相關(guān)情況后，在申請表上簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)取新USBkey：審批通過后，由財務(wù)人員按照發(fā)放流程領(lǐng)取新的銀行USBkey，并與原USBkey進行交接登記。掛失流程1.發(fā)現(xiàn)掛失：一旦發(fā)現(xiàn)銀行USBkey遺失，使用人員應(yīng)立即向部門負責(zé)人報告，并同時通知財務(wù)部門。2.掛失申請：使用部門填寫《銀行USBkey掛失申請表》，詳細說明掛失原因、USBkey相關(guān)信息等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至財務(wù)部門。3.銀行掛失：財務(wù)部門在收到掛失申請后，應(yīng)立即與開戶銀行聯(lián)系，辦理USBkey掛失手續(xù)，防止他人冒用USBkey進行資金操作。4.后續(xù)處理：在辦理掛失手續(xù)后，按照更換流程申請新的銀行USBkey。USBkey注銷注銷情形1.業(yè)務(wù)終止：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、賬戶銷戶等原因，不再需要使用銀行USBkey時，應(yīng)及時辦理注銷手續(xù)。2.其他原因：如因USBkey損壞無法修復(fù)、遺失且已掛失等原因，導(dǎo)致無法正常使用USBkey的，也應(yīng)辦理注銷手續(xù)。注銷流程1.申請：使用部門或保管人員填寫《銀行USBkey注銷申請表》，說明注銷原因，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至財務(wù)部門。2.審核：財務(wù)部門對注銷申請進行審核，核實相關(guān)情況后，在申請表上簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銀行注銷：審批通過后，由財務(wù)人員攜帶相關(guān)資料到開戶銀行辦理USBkey注銷手續(xù)，并取得銀行出具的注銷證明文件。4.交接存檔：財務(wù)人員將銀行出具的注銷證明文件交回公司檔案管理部門存檔，并在《銀行USBkey交接登記表》上記錄注銷情況。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.定期審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對銀行USBkey的管理情況進行審計檢查，包括申請、使用、保管、更換及注銷等環(huán)節(jié)，確保管理流程合規(guī)、操作規(guī)范。2.問題整改：對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。財務(wù)監(jiān)督1.日常監(jiān)控：財務(wù)部門應(yīng)加強對銀行USBkey相關(guān)業(yè)務(wù)的日常監(jiān)控，定期核對銀行賬戶余額、交易流水等信息，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進行處理。2.異常報告：如發(fā)現(xiàn)銀行USBkey使用過程中存在異常交易或風(fēng)險隱患，財務(wù)部門應(yīng)及時向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定流程操作：如未按申請、發(fā)放、使用、保管、更換及注銷等流程操作銀行USBkey，導(dǎo)致公司資金安全受到威脅的行為。2.保管不善：因保管人員疏忽，導(dǎo)致銀行USBkey丟失、被盜、損壞或密碼泄露，造成公司資金損失的行為。3.違規(guī)使用：使用人員未經(jīng)授權(quán)轉(zhuǎn)借、冒用他人USBkey進行網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)操作，或進行違規(guī)資金交易的行為。責(zé)任追究措施1.責(zé)令整改：對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即整改，消除風(fēng)險隱患。2.批評教育：對違規(guī)情節(jié)較輕的責(zé)任人，公司將進行批評教育，要求其深刻認識錯誤，避免再次發(fā)生類似行為。3.經(jīng)濟處罰：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，對責(zé)任人進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，處罰金額從責(zé)任人工資、獎金中扣除。4.紀律處分：對于違規(guī)情節(jié)嚴重，給公司造成重大損失的責(zé)任人，公司將給予紀律處分，如警告、記過、降職、撤職等