分公司辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強分公司辦公用品的管理，規范辦公用品的采購、使用、保管等流程，提高辦公用品使用效率，節約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司全體員工。（三）管理原則1.按需配備原則：根據工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。2.節約使用原則：倡導員工節約使用辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品由分公司行政部門統一歸口管理。二、辦公用品的分類及標準（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等。4.膠水、膠棒、訂書機、訂書釘、回形針、大頭針等。5.計算器、尺子、剪刀等。（二）辦公設備1.電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等。3.飲水機、空調、風扇等。（三）辦公耗材1.墨盒、硒鼓、色帶等。2.打印紙、復印紙、傳真紙等。3.鼠標墊、鍵盤清潔套裝等。（四）其他辦公用品1.綠植、垃圾桶、垃圾袋等。2.清潔用品：如清潔劑、抹布、拖把等。3.一次性紙杯、茶葉、咖啡等。（五）辦公用品標準1.根據員工崗位和工作需求，制定不同的辦公用品配備標準，具體標準見附件。2.辦公用品配備標準應根據實際情況適時調整。三、辦公用品的采購（一）采購計劃1.各部門應于每月[X]日前，將本部門下月辦公用品需求計劃報行政部門。2.行政部門根據各部門需求計劃，結合庫存情況，編制分公司下月辦公用品采購計劃。3.采購計劃應包括辦公用品名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。（二）采購審批1.辦公用品采購計劃經行政部門負責人審核后，報分公司分管領導審批。2.采購金額在[X]元以下的辦公用品，由分公司分管領導審批；采購金額在[X]元以上的辦公用品，需報分公司總經理審批。（三）采購實施1.行政部門根據審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準等條款。3.采購人員應嚴格按照采購合同要求，跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質、按量到貨。（四）采購驗收1.辦公用品到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。2.驗收內容包括辦公用品的規格、數量、質量、外觀等，確保與采購合同一致。3.驗收合格的辦公用品，由行政部門辦理入庫手續；驗收不合格的辦公用品，應及時與供應商聯系退換貨。四、辦公用品的領用（一）領用流程1.員工需領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用辦公用品名稱、規格、數量、領用原因等內容。2.《辦公用品領用申請表》經部門負責人簽字同意后，交行政部門。3.行政部門根據庫存情況和員工領用需求，發放辦公用品，并在《辦公用品領用申請表》上簽字確認。（二）領用標準1.員工應按照辦公用品配備標準領用辦公用品，不得超標準領用。2.對于限量發放的辦公用品，如墨盒、硒鼓等，應嚴格按照規定的用量領用。（三）領用時間1.辦公用品原則上每周[X]發放一次，具體發放時間由行政部門通知。2.如有特殊情況需要臨時領用辦公用品，可向行政部門提出申請，經同意后予以發放。五、辦公用品的使用與保管（一）使用要求1.員工應愛護辦公用品，合理使用，不得隨意丟棄、損壞。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應指定專人負責使用和保管，并嚴格按照操作規程進行操作。3.員工在使用辦公用品過程中，如發現問題應及時向行政部門報告，以便及時維修或更換。（二）保管要求1.行政部門應設立辦公用品倉庫，對辦公用品進行分類存放，確保辦公用品擺放整齊、有序。2.辦公用品倉庫應配備必要的消防、防盜設施，確保辦公用品安全。3.行政部門應定期對辦公用品倉庫進行盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行處理。六、辦公用品的維修與報廢（一）維修1.辦公用品出現故障時，使用部門應及時填寫《辦公用品維修申請表》，注明故障原因、維修要求等內容。2.《辦公用品維修申請表》經部門負責人簽字同意后，交行政部門。3.行政部門根據維修申請表，聯系專業維修人員進行維修。維修費用在[X]元以下的，由行政部門審核后直接支付；維修費用在[X]元以上的，需報分公司分管領導審批后支付。（二）報廢1.辦公用品因損壞、老化等原因無法繼續使用時，使用部門應填寫《辦公用品報廢申請表》，注明報廢原因、辦公用品名稱、規格、數量等內容。2.《辦公用品報廢申請表》經部門負責人簽字同意后，交行政部門。3.行政部門組織相關人員對報廢辦公用品進行鑒定，確認符合報廢條件后，報分公司分管領導審批。4.經審批同意報廢的辦公用品，由行政部門統一處理，處理方式包括變賣、捐贈等。七、監督與檢查（一）行政部門應定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查，檢查內容包括辦公用品領用、使用、保管等情況。（二）對于違反本制度規定的行為，行政部門應及時進行糾正，