幼兒園檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案資料在幼兒園管理、教學、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案資料定義本制度所指檔案資料是幼兒園在各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于行政管理檔案、教學檔案、師資檔案、學生檔案、財務檔案、后勤檔案等。（四）管理原則1.集中統一管理原則幼兒園檔案資料由綜合檔案室集中統一管理，各部門指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整性和系統性。2.真實準確原則檔案資料應如實反映幼兒園各項工作的實際情況，確保內容真實、數據準確、手續完備。3.安全保密原則加強檔案資料的安全保護措施，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案資料進行妥善保管。4.方便利用原則建立健全檔案資料檢索體系，提高檔案資料的利用效率，為幼兒園各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案資料管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園檔案資料管理制度，并組織實施。2.集中統一管理幼兒園各類檔案資料，對檔案資料進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案資料檢索系統，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查詢和利用。4.負責檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案資料進行檢查和維護，確保檔案資料的安全完整。5.按照國家有關規定，做好檔案資料的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案資料，經批準后進行銷毀處理。6.積極開展檔案資料的開發利用工作，為幼兒園的管理、教學、科研等工作提供檔案信息服務。7.組織開展檔案資料管理業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平和綜合素質。（二）各部門檔案資料管理員1.負責本部門檔案資料的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，并定期移交綜合檔案室。2.指導本部門教職工做好檔案資料的形成、積累和保管工作，確保檔案資料的及時、完整。3.協助綜合檔案室做好檔案資料的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。4.對本部門檔案資料的管理情況進行自查自糾，及時發現和解決存在的問題，不斷提高檔案資料管理水平。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案上級主管部門下發的文件、通知、指示等。幼兒園制定的規章制度、工作計劃、總結、報告等。幼兒園各類會議記錄、紀要、決議等。幼兒園人事檔案、工資檔案、考勤檔案等。幼兒園財務管理檔案，包括財務報表、賬目、憑證等。幼兒園資產管理檔案，包括固定資產臺賬、物資采購合同等。幼兒園安全管理檔案，包括安全檢查記錄、事故處理報告等。幼兒園對外交流與合作檔案，包括合作協議、交流活動記錄等。2.教學檔案教學計劃、教學大綱、教案、課件等教學文件。教師教學工作總結、教學反思、教學成果等。學生學籍檔案，包括學生基本信息、成績記錄、獎懲情況等。教學活動記錄，包括課堂教學記錄、實驗教學記錄、實習實訓記錄等。教學質量監控檔案，包括教學評估報告、學生評教結果等。課程建設檔案，包括課程申報材料、課程改革成果等。教材建設檔案，包括教材選用情況、自編教材編寫情況等。3.師資檔案教師個人基本信息、學歷學位證書、教師資格證書、專業技術職務證書等。教師教學、科研成果，包括發表的論文、出版的著作、科研項目立項及結題情況等。教師培訓進修記錄，包括參加培訓的時間、地點、內容等。教師考核評價記錄，包括年度考核、師德考核、教學質量考核等結果。教師榮譽證書、獲獎情況等。4.學生檔案學生入學登記表、體檢表、學籍卡等基本信息材料。學生學習成績檔案，包括各學期考試成績、補考成績等。學生獎懲檔案，包括獲得的獎學金、榮譽稱號、違紀處分等情況。學生社會實踐檔案，包括實習報告、社會實踐活動記錄等。學生畢業鑒定、畢業成績單、學位授予材料等。5.財務檔案財務預算、決算報告。會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。財務審計報告、稅務申報資料等。財務管理制度、財務審批流程等文件。6.后勤檔案后勤工作計劃、總結、報告等。后勤設施設備檔案，包括設備采購合同、安裝調試記錄、維修保養記錄等。食堂管理檔案，包括食品采購索證記錄、食品加工過程記錄、食品安全檢查記錄等。環境衛生檔案，包括衛生檢查記錄、消毒記錄等。水電管理檔案，包括水電抄表記錄、水電維修記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案資料應按照規定的時間和要求進行收集，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.對電子文件應同時收集其紙質版本，并確保兩者內容一致。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的形成領域、內容性質、時間順序等進行分類，確保檔案資料分類科學、合理。2.編號對每一類檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案資料的管理和查詢。3.裝訂對紙質檔案資料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于長期保存。4.編目編制檔案資料目錄，目錄應包括檔案資料的編號、名稱、日期、保管期限等信息，確保目錄準確、清晰。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案資料，應在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的檔案資料，應在次年年底前完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.各部門檔案資料管理員對收集整理好的檔案資料進行初步審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.填寫檔案資料移交清單，清單應包括檔案資料的名稱、數量、編號、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.將審核后的檔案資料連同移交清單一并移交綜合檔案室，綜合檔案室進行再次審核，審核無誤后辦理接收手續。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案資料幼兒園制定的重要規章制度、規范性文件等。幼兒園年度工作計劃、總結、報告等。幼兒園財務決算報告、審計報告等重要財務文件。幼兒園人事任免文件、職稱評定文件等重要人事文件。幼兒園重大活動記錄、重要會議紀要等。幼兒園與上級主管部門、其他單位簽訂的重要合作協議、合同等。幼兒園歷史沿革、大事記等。2.長期保管的檔案資料幼兒園一般規章制度、工作計劃、總結等。教師教學檔案、學生學籍檔案等。幼兒園財務預算報告、會計憑證、賬簿等財務文件。幼兒園資產管理檔案、后勤設施設備檔案等。幼兒園安全管理檔案、環境衛生檔案等。幼兒園對外交流與合作檔案中的一般性文件。保管期限為10年以上（含10年）的其他檔案資料。3.短期保管的檔案資料幼兒園臨時性工作計劃、總結等。幼兒園一般性會議記錄、紀要等。幼兒園日常考勤記錄、工資發放表等。保管期限為110年的其他檔案資料。（四）保管要求1.綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。2.檔案資料應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對電子檔案資料應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。4.建立檔案資料借閱登記制度，嚴格控制檔案資料的借閱范圍和借閱期限，確保檔案資料的安全。5.定期對檔案資料進行清查盤點，做到賬實相符，發現問題及時處理。五、檔案資料的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規原則檔案資料的利用應遵守國家有關法律法規和幼兒園檔案資料管理制度的規定。2.服務大局原則檔案資料的利用應圍繞幼兒園的中心工作，為幼兒園的管理、教學、科研等工作提供有力支持。3.方便快捷原則建立健全檔案資料利用服務機制，簡化利用手續，提高利用效率，為利用者提供方便快捷的服務。（二）利用方式1.查閱利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案資料，查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案資料的，應填寫借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.復制利用者如需復制檔案資料，應填寫復制申請表，經部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復制手續。復制檔案資料應按照規定收取一定的費用。（三）借閱要求1.借閱檔案資料應嚴格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應提前辦理續借手續。2.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案資料。如發現檔案資料有損壞或丟失情況，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應的賠償責任。3.借閱人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自將檔案資料帶出檔案室或泄露檔案資料的內容。如需摘錄、引用檔案資料，應經綜合檔案室同意，并注明出處。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則綜合檔案室應定期對檔案資料進行鑒定，一般每年進行一次。2.全面審查原則對檔案資料的鑒定應全面審查檔案資料的內容、價值、保管期限等情況，確保鑒定結果準確、合理。3.集體鑒定原則檔案資料的鑒定工作應由綜合檔案室牽頭，組織相關部門負責人和檔案管理人員組成鑒定小組進行集體鑒定。（二）鑒定內容1.檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.檔案資料的保存價值，包括是否反映幼兒園的歷史面貌、是否對幼兒園的工作具有參考價值等。3.檔案資料的保管期限是否符合規定要求。（三）銷毀程序1.經鑒定確已失去保存價值的檔案資料，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案資料銷毀清單。2.檔案資料銷毀清單經綜合檔案室負責人審核、幼兒園分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案資料的銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全、徹底。4.檔案資料銷毀后，應在銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。同時，應將銷毀清單歸檔保存。七、檔案資料管理的信息化建設（一）建設目標逐步建立完善的幼兒園檔案資料管理信息系統，實現檔案資料的數字化管理，提高檔案資料管理的效率和水平，為幼兒園各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）建設內容1.檔案資料數字化對幼兒園現有的紙質檔案資料進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案資料的數字化存儲。2.管理信息系統建設開發或選用適合幼兒園檔案資料管理的信息系統，實現檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全保障建立健全檔案資料管理信息系統的安全保障體系，采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案資料信息的安全。（三）實施步驟1.規劃階段制定幼兒園檔案資料管理信息化建設規劃，明確建設目標、建設內容、實施步驟和