律師事務所公文管理制度一、總則（一）目的為了加強律師事務所公文管理，確保公文處理工作的規范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質量，根據國家有關法律法規和行業規范，結合本所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務所內部制發、收文、流轉、歸檔等公文處理工作。（三）基本原則1.準確規范原則：公文的格式、內容、語言表達等應符合國家法律法規、行業標準和本所規定，確保準確無誤、規范統一。2.及時高效原則：公文處理應遵循時效要求，及時傳遞、辦理，提高工作效率，確保公文不積壓、不延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文的保密管理，防止公文泄露、丟失或被篡改。4.精簡實用原則：公文應精簡內容，突出重點，注重實用性，避免冗長繁瑣，切實提高工作效能。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。2.通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。3.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。4.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。5.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。6.批復：適用于答復下級機關請示事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。9.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。7.簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。8.標題：由發文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。14.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。18.印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數順序號。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應當做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應當深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門或者地區的事項，應當征求相關部門或者地區的意見，力求達成一致。3.所內各部門需要以本所名義制發公文的，由部門負責人指定專人起草，并對公文內容的真實性、準確性負責。重要公文應當由部門負責人審核后報分管領導審閱。（二）格式規范1.公文文稿簽發前，應當由綜合管理部門進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本制度規定等。2.涉及重大事項或者專業性較強的公文，應當由綜合管理部門組織相關人員進行會商，必要時征求法律專家意見。3.公文擬制過程中，如需要對有關內容進行修改，應當由起草人按照審核意見進行修改，并將修改情況及時反饋審核部門。四、公文審核（一）審核內容1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。2.內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。（二）審核流程1.綜合管理部門收到公文文稿后，應當指定專人進行審核。審核人員應當認真履行職責，對公文的內容、格式等進行全面審核，并提出審核意見。2.審核人員應當在規定的時間內完成審核工作，并將審核意見反饋給起草部門。起草部門應當根據審核意見對公文進行修改完善。3.對于審核中發現的問題，審核人員應當與起草部門進行溝通協商，共同研究解決辦法。如雙方意見不一致，應當報分管領導協調處理。五、公文簽發（一）簽發權限1.以本所名義制發的公文，由所長簽發。2.涉及重大事項或者重要業務的公文，應當由所務會集體討論決定后，由所長簽發。3.以本所內設部門名義制發的公文，由部門負責人簽發；重要公文應當報分管領導簽發。（二）簽發程序1.公文文稿經審核無誤后，由起草部門負責人將公文文稿送分管領導審閱，分管領導審閱后報所長簽發。2.所長簽發公文時，應當對公文的內容、格式等進行認真審查，確認無誤后在發文稿紙上簽署意見并簽名。3.公文簽發后，起草部門應當及時將公文文稿送綜合管理部門編號、印制。六、公文編號與印制（一）編號1.綜合管理部門負責對已簽發的公文進行編號。編號應當按照一定的規則進行，確保公文編號的唯一性和連續性。2.公文編號的格式為：[年份]+發文機關代字+序號，如[20XX]律字第XX號。（二）印制1.公文印制應當嚴格按照公文格式要求進行，確保公文的質量和外觀整潔。2.綜合管理部門應當選擇具有資質的印刷單位進行公文印制。印刷單位應當按照本所的要求和標準進行印制，保證公文的印刷質量和時效性。3.公文印制完成后，綜合管理部門應當對公文進行認真校對，確保公文內容準確無誤。校對無誤后，在公文上加蓋本所印章，并按照規定的份數進行分發。七、公文收發與傳遞（一）收文1.綜合管理部門負責本所公文的收發工作。收到外來公文后，應當及時進行登記，并注明公文的來源、標題、文號、份數、日期等信息。2.對收到的公文，綜合管理部門應當按照公文的性質、內容和緊急程度進行分類處理。屬于需要辦理的公文，應當及時送相關領導或部門閱批；屬于一般性文件資料的，應當進行整理歸檔。3.對于緊急公文，綜合管理部門應當立即送相關領導或部門閱批，并跟蹤辦理情況，確保公文得到及時處理。（二）傳遞1.本所內部公文傳遞應當遵循高效、快捷的原則，確保公文能夠及時、準確地送達收件人手中。2.綜合管理部門應當根據公文的內容和收件人情況，選擇合適的傳遞方式。對于重要公文，應當采用專人送達或機要通信等方式傳遞；對于一般性公文，可以通過內部辦公系統或電子郵件等方式傳遞。3.在公文傳遞過程中，應當注意保密，防止公文泄露或丟失。傳遞人員應當妥善保管公文，不得擅自將公文交予他人或帶出辦公場所。八、公文辦理（一）承辦1.公文承辦部門收到交辦的公文后，應當及時安排專人負責辦理，并在規定的時間內完成。2.承辦人員應當認真閱讀公文內容，領會發文機關意圖，按照公文要求和領導批示進行辦理。辦理過程中應當注重調查研究，廣泛聽取意見，確保辦理結果符合實際情況和工作要求。3.對于涉及多個部門的公文，承辦部門應當主動與相關部門溝通協調，共同研究辦理意見，必要時可以召開協調會議進行協商。（二）催辦1.綜合管理部門應當對公文的辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文按時限要求辦理完畢。2.催辦人員應當定期了解公文承辦部門的辦理進展情況，對辦理進度較慢的部門進行督促提醒，并及時向領導匯報公文辦理情況。3.承辦部門應當及時向綜合管理部門反饋公文辦理情況，對于因特殊原因不能按時辦理完畢的公文，應當說明原因并提出辦理計劃。（三）答復1.公文辦理完畢后，承辦部門應當根據公文內容和辦理結果，及時向發文機關或相關部門進行答復。2.答復公文應當內容準確、格式規范，與來文相對應。答復意見應當明確、具體，符合法律法規和政策要求。3.對于重要公文的答復，承辦部門應當報分管領導審核后再行答復。九、公文歸檔與保管（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應當按照檔案管理的有關規定，及時將公文整理歸檔。歸檔的公文應當齊全完整、分類準確、排列有序。2.歸檔公文的紙質材料應當包括公文的正本、定稿、附件、發文稿紙、領導批示等。電子公文應當按照相關規定進行整理存儲，確保電子公文的真實性、完整性和可讀性。3.綜合管理部門應當定期對歸檔公文進行檢查和核對，發現問題及時進行整改，確保歸檔公文的質量。（二）保管1.本所應當設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，對歸檔公文進行妥善保管。2.檔案室應當建立健全檔案管理制度，嚴格檔案借閱、查閱手續，確保檔案的安全和保密。3.檔案管理人員應當定期對檔案進行清查盤點，發現檔案損壞、丟失等情況，應當及時報告并采取相應的措施。十、公文保密與銷毀（一）保密1.嚴格遵守國家保密法律法規，加強對公文的保密管理。公文的起草、審核、簽發、印制、收發、傳遞、辦理、歸檔等各個環節，都應當采取有效的保密措施，防止公文泄露。2.涉密公文應當按照規定的密級和范圍進行管理，嚴格限定知悉人員。涉密公文的傳遞應當通過機要通信、專人送達等方式進行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。3.嚴禁在互聯網及其他公共信息網絡或者未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞國家秘密載體。嚴禁在私人交往和通信中涉及國家秘密。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的公文，應當按照規定進行銷毀。銷毀公文