法務區智能化設備管理制度一、總則（一）目的為規范法務區智能化設備的管理，確保設備的正常運行，提高工作效率，保障法務工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法務區內所有智能化設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、視頻會議設備、門禁系統、監控設備等。（三）管理原則1.統一管理原則：法務區智能化設備由公司統一采購、配置、維護和管理。2.安全可靠原則：確保設備的安全運行，保障法務工作的信息安全。3.高效使用原則：充分發揮設備的性能，提高工作效率，降低使用成本。4.責任到人原則：明確設備使用和維護的責任，確保各項管理措施得到有效落實。二、設備采購與配置（一）需求申請1.法務人員根據工作需要，填寫《法務區智能化設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、型號、數量、用途及申請理由等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門。（二）采購審批1.行政部門對需求申請表進行匯總整理，結合公司預算和實際情況，提出采購建議。2.采購建議報公司領導審批，經批準后按照公司采購流程進行采購。（三）設備配置1.采購的智能化設備到貨后，由行政部門組織相關人員進行驗收。2.驗收合格的設備，按照申請需求進行配置和安裝，確保設備能夠正常使用。3.行政部門負責建立設備臺賬，記錄設備的名稱、型號、規格、購置時間、使用部門等信息。三、設備使用與操作（一）使用權限1.法務區智能化設備僅限法務人員使用，未經許可，其他人員不得擅自使用。2.根據工作需要，行政部門為法務人員分配設備使用權限，明確其可使用的設備范圍和操作權限。（二）操作規范1.法務人員應嚴格按照設備操作規程進行操作，不得擅自更改設備設置和參數。2.在使用設備過程中，如發現異常情況，應立即停止操作，并及時報告行政部門。3.嚴禁在設備上安裝未經許可的軟件和程序，不得隨意刪除系統文件和重要數據。（三）設備保養1.法務人員應做好設備的日常保養工作，保持設備的清潔和良好運行狀態。2.定期對設備進行檢查和維護，如清潔設備表面、更換耗材、檢查設備連接等。3.按照設備使用說明書的要求，定期對設備進行保養和維護，并做好記錄。四、設備維護與維修（一）維護責任1.行政部門負責法務區智能化設備的日常維護和管理工作，定期對設備進行巡檢和保養。2.設備使用部門和人員應積極配合行政部門的維護工作，及時反饋設備使用情況和故障信息。（二）維修流程1.法務人員在使用設備過程中發現故障，應填寫《法務區智能化設備維修申請表》，詳細描述故障現象和發生時間。2.申請表經部門負責人簽字后，提交至行政部門。3.行政部門接到維修申請后，及時安排維修人員進行維修。維修人員應在規定時間內到達現場，對設備進行檢查和維修。4.對于簡單故障，維修人員應現場進行修復；對于復雜故障，維修人員應將設備帶回維修部門進行維修，并及時向行政部門反饋維修進度。5.設備維修完成后，維修人員應填寫《法務區智能化設備維修記錄單》，記錄維修情況和更換的零部件等信息。6.行政部門組織相關人員對維修后的設備進行驗收，驗收合格后設備方可繼續使用。（三）維修費用1.設備因正常使用出現故障，維修費用由公司承擔。2.因使用不當、人為損壞等原因造成設備故障的，維修費用由責任人承擔。五、設備安全與保密（一）安全管理1.行政部門負責制定法務區智能化設備的安全管理制度，加強設備的安全防護措施。2.定期對設備進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現和處理安全隱患。3.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒和惡意軟件的入侵。4.對設備的重要數據進行備份，定期將數據備份到外部存儲設備或云端，確保數據的安全性和完整性。（二）保密措施1.法務人員應嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管設備中的各類文件和資料，不得泄露公司機密信息。2.對涉及公司機密的文件和資料，應采取加密存儲、加密傳輸等措施，確保信息安全。3.在使用設備過程中，如涉及到公司機密信息的處理，應按照公司規定的程序進行操作，防止信息泄露。六、設備報廢與處置（一）報廢條件1.設備已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.設備因技術更新換代等原因，已被淘汰或不再適用。3.設備因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請1.設備使用部門或行政部門根據設備報廢條件，填寫《法務區智能化設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、型號、購置時間、報廢原因等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門。（三）報廢審批1.行政部門對報廢申請表進行審核，組織相關人員對報廢設備進行鑒定。2.鑒定通過的報廢申請報公司領導審批，經批準后按照公司資產處置流程進行報廢處理。（四）處置方式1.對于可回收利用的報廢設備，由行政部門統一回收，交予專業回收公司進行處理。2.對于不可回收利用的報廢設備，由行政部門聯系有資質的處理單位進行銷毀，并做好記錄。七、設備盤點與清查（一）盤點計劃1.行政部門每年制定法務區智能化設備盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員和方法等。2.盤點計劃應報公司領導審批后實施。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，行政部門組織相關人員對法務區智能化設備進行全面盤點。2.盤點人員應認真核對設備臺賬與實際設備情況，確保賬實相符。3.對盤點過程中發現的問題，如設備丟失、損壞、賬實不符等，應及時查明原因，并進行記錄。（三）清查報告1.盤點結束后，行政部門應編制《法務區智能化設備盤點清查報告》，詳細說明盤點情況、存在問題及處理建議等。2.清查報告經部門負責人審核簽字后，提交至公司領導。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司行政部門負責對法務區智能化設備的管理情況進行定期監督檢查，確保各項管理制度得到有效執行。2.監督檢查內容包括設備使用情況、維護保養情況、安全保密情況等。（二）考核機制1.建立法務區智能化設備管理考核機制，對設備使用部門和人員的管理情況進行考核。2.考核指標包括設備完好率、使用率、維修及時率、安全事故發生率等。3.考核結果與部門和個人的績效