物業公司OA費用報銷管理制度總則目的為了加強公司內部管理，規范OA費用報銷流程，提高工作效率，確保公司各項費用支出的合理性、合法性和真實性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于物業公司全體員工因工作需要發生的費用報銷，包括但不限于辦公費、差旅費、業務招待費、通訊費、車輛使用費等。基本原則1.真實性原則：費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如實反映經濟業務的內容和金額。2.合理性原則：費用報銷應符合公司的相關規定和實際工作需要，不得隨意擴大開支范圍和提高開支標準。3.及時性原則：員工應在費用發生后及時辦理報銷手續，超過規定期限的，財務部門有權拒絕報銷。4.分級審批原則：費用報銷實行分級審批制度，根據費用金額的大小，分別由不同級別的領導進行審批。費用報銷流程填寫報銷單1.員工根據實際發生的費用，按照OA系統中的費用報銷單模板填寫報銷信息，包括報銷日期、報銷人姓名、部門、費用明細、金額等。2.報銷單應填寫清晰、準確，不得涂改。如有錯誤，應重新填寫。粘貼原始憑證1.將原始憑證按照費用類別和報銷單上的順序進行粘貼，確保憑證粘貼整齊、牢固。2.原始憑證應包括發票、收據、清單等，發票必須是正規的稅務發票，且發票內容應與報銷單上的費用明細一致。提交審批1.員工將填寫完整并粘貼好原始憑證的報銷單提交至OA系統進行審批。2.審批流程根據費用金額的大小分為以下幾種情況：金額在[X]元以下的：由部門負責人審批。金額在[X]元至[X]元之間的：由部門負責人審核后，報分管領導審批。金額在[X]元以上的：由部門負責人審核、分管領導審核后，報總經理審批。財務審核1.報銷單經各級領導審批通過后，提交至財務部門進行審核。2.財務部門審核的內容包括：報銷單填寫是否規范、原始憑證是否真實合法有效、費用是否符合公司規定等。3.如發現報銷單存在問題，財務部門應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關信息。報銷支付1.財務審核通過的報銷單，由財務部門按照公司的財務制度進行報銷支付。2.報銷支付方式包括：現金支付、銀行轉賬等。具體支付方式根據公司的實際情況和報銷金額的大小確定。3.對于銀行轉賬支付的報銷款項，財務部門應確保收款賬號的準確性，避免因賬號錯誤導致報銷款項無法支付或退回。各類費用報銷規定辦公費1.定義：辦公費是指公司因日常辦公需要發生的費用，包括辦公用品、辦公設備、印刷品、水電費等。2.報銷標準：辦公用品應根據實際工作需要進行采購，嚴格控制采購數量和金額。辦公設備的購置應按照公司的固定資產管理規定進行審批和登記。印刷品的印刷應根據實際業務需求進行安排，嚴格控制印刷費用。水電費應按照實際發生額進行報銷，不得虛報、多報。3.報銷憑證：辦公費報銷應提供正規的發票，發票上應注明商品名稱、規格型號、數量、單價、金額等信息。對于辦公用品的采購，還應提供購物清單或驗收單。差旅費1.定義：差旅費是指員工因公務需要出差而發生的交通、住宿、餐飲等費用。2.報銷標準：交通費用：根據出差的實際情況，選擇合適的交通工具，并按照公司規定的標準報銷。住宿費用：根據出差地點和級別，按照公司規定的標準報銷住宿費。餐飲費用：按照公司規定的標準報銷出差期間的餐飲費用。3.報銷憑證：差旅費報銷應提供以下憑證：交通票據：包括飛機票、火車票、汽車票、船票等。住宿發票：住宿發票應注明住宿日期、房間號、住宿人數等信息。餐飲發票：餐飲發票應注明用餐日期、用餐地點、用餐人數等信息。出差審批單：員工出差前應填寫出差審批單，經部門負責人和分管領導審批后，作為差旅費報銷的依據。業務招待費1.定義：業務招待費是指公司為開展業務活動需要而發生的招待客戶的費用，包括餐飲、住宿、娛樂、禮品等。2.報銷標準：業務招待費應嚴格控制，根據實際情況和業務需要進行安排。報銷時應提供以下憑證：餐飲發票：餐飲發票應注明用餐日期、用餐地點、用餐人數、招待對象等信息。住宿發票：住宿發票應注明住宿日期、房間號、住宿人數、招待對象等信息。娛樂發票：娛樂發票應注明娛樂日期、娛樂地點、娛樂項目、招待對象等信息。禮品發票：禮品發票應注明禮品名稱、數量、金額、招待對象等信息。業務招待費申請單：員工在發生業務招待費前，應填寫業務招待費申請單，經部門負責人和分管領導審批后，作為業務招待費報銷的依據。3.注意事項：業務招待費不得用于個人消費，不得與其他費用混淆報銷。同時，應嚴格遵守國家有關法律法規和公司的相關規定，不得進行超標準、超范圍的業務招待活動。通訊費1.定義：通訊費是指員工因工作需要發生的手機話費、固定電話費等費用。2.報銷標準：根據員工的工作崗位和實際需要，制定不同的通訊費報銷標準。具體標準如下：管理人員：[X]元/月。業務人員：[X]元/月。其他人員：[X]元/月。3.報銷憑證：通訊費報銷應提供正規的發票，發票上應注明手機號碼、費用期間等信息。對于無法提供發票的員工，可按照公司規定的標準以補貼的形式發放通訊費，但應在工資表中注明“通訊補貼”字樣。車輛使用費1.定義：車輛使用費是指公司因業務需要使用車輛而發生的費用，包括車輛購置、維修、保養、加油、保險、過路費等。2.報銷標準：車輛購置應按照公司的固定資產管理規定進行審批和登記，費用按照規定的折舊年限進行攤銷。車輛維修、保養應根據實際情況進行安排，嚴格控制維修費用。維修、保養費用應提供正規的發票和維修清單。車輛加油應按照公司規定的加油卡管理制度進行操作，加油費用應提供正規的發票。車輛保險費用應按照公司規定的標準進行繳納，保險費用應提供正規的發票。過路費、停車費等應根據實際發生額進行報銷，報銷時應提供正規的發票。3.報銷憑證：車輛使用費報銷應提供以下憑證：車輛購置發票：車輛購置發票應注明車輛品牌、型號、車架號、發動機號、購置價格等信息。車輛維修、保養發票：發票上應注明維修、保養項目、費用金額等信息。車輛加油發票：發票上應注明加油日期、加油金額、加油地點等信息。車輛保險發票：發票上應注明保險期限、保險金額等信息。過路費、停車費發票：發票上應注明過路費、停車費金額、行駛里程、停車地點等信息。費用報銷的時間要求日常費用報銷員工應在費用發生后的[X]個工作日內辦理報銷手續，將填寫完整并粘貼好原始憑證的報銷單提交至OA系統進行審批。差旅費報銷員工出差回來后，應在[X]個工作日內辦理差旅費報銷手續。如有特殊情況不能及時報銷的，應提前向財務部門說明原因，并經財務部門同意后方可延期報銷。其他費用報銷對于其他費用的報銷，應根據具體情況和公司的相關規定確定報銷時間。一般情況下，應在費用發生后的[X]個工作日內辦理報銷手續。費用報銷的審批權限部門負責人審批權限1.部門負責人負責審批本部門員工的費用報銷，審批金額在[X]元以下的費用報銷單。2.部門負責人應認真審核報銷單的內容，確保費用的合理性和真實性。對于不符合規定的報銷單，應及時退回給報銷人，并要求其補充或更正相關信息。分管領導審批權限1.分管領導負責審批本部門及下屬部門員工的費用報銷，審批金額在[X]元至[X]元之間的費用報銷單。2.分管領導在審批報銷單時，應重點審核費用的必要性和合理性，確保費用支出符合公司的相關規定和業務需要。對于重大費用支出或存在疑問的報銷單，分管領導應進行實地調查或與報銷人進行溝通后再行審批。總經理審批權限1.總經理負責審批公司所有員工的費用報銷，審批金額在[X]元以上的費用報銷單。2.總經理在審批報銷單時，應從公司整體利益出發，全面考慮費用支出的合理性和必要性。對于涉及公司重大決策或重要業務活動的費用支出，總經理應進行嚴格審核，并根據實際情況做出審批決定。費用報銷的監督與檢查財務部門監督1.財務部門負責對公司的費用報銷進行日常監督和檢查，確保報銷流程的規范和費用支出的合理。2.財務部門應定期對報銷憑證進行審核，對于發現的問題及時與報銷人溝通，并要求其進行整改。同時，財務部門應建立費用報銷臺賬，對各項費用的報銷情況進行記錄和統計分析，為公司的財務管理提供數據支持。內部審計監督1.公司內部審計部門負責對公司的費用報銷進行定期審計和不定期抽查，檢查報銷流程是否合規、費用支出是否合理、審批手續是否齊全等。2.內部審計部門在審計過程