物業公司工程采購管理制度一、總則（一）目的為規范物業公司工程采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證工程質量和進度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業公司所有工程項目的采購活動，包括但不限于工程設備、材料、構配件、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益性原則：在保證工程質量和進度的前提下，努力降低采購成本，提高經濟效益。3.公開性原則：采購信息應公開透明，接受公司內部和相關方的監督。4.公平性原則：對所有供應商一視同仁，給予平等的參與機會。5.公正性原則：采購決策過程應公正，避免利益沖突。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立工程采購領導小組，由公司總經理擔任組長，副總經理擔任副組長，成員包括工程管理部門負責人、財務管理部門負責人、審計部門負責人等。采購領導小組負責審議和決策重大采購事項，包括采購預算、采購方式、供應商選擇等。（二）采購執行部門工程管理部門為采購執行部門，負責具體采購工作的組織實施。其職責包括：1.根據工程需求編制采購計劃和預算。2.發布采購信息，組織供應商報名、資格審查和招標、詢價等采購活動。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。4.協調采購過程中的各項事宜，確保采購任務按時完成。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管。（三）相關部門職責1.財務管理部門：負責審核采購預算，監督采購資金的使用，參與采購合同的審核。2.審計部門：負責對采購活動進行審計監督，審查采購程序的合規性和采購結果的合理性。3.使用部門：提出工程采購需求，參與采購文件的編制和評審，負責對采購物資和服務進行驗收。三、采購預算管理（一）預算編制1.工程管理部門應根據工程項目的設計文件、施工計劃和實際需求，在項目啟動階段編制采購預算。采購預算應包括采購項目名稱、規格型號、數量、預計單價、總價等詳細內容。2.采購預算應結合市場價格行情和歷史采購數據進行編制，確保預算的合理性和準確性。（二）預算審批采購預算編制完成后，報采購領導小組審批。審批通過后的采購預算作為采購活動的控制依據，不得隨意突破。如因特殊情況需要調整采購預算，應按原審批程序進行申請和審批。（三）預算執行與監控1.采購執行部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，控制采購成本。在采購過程中，如發現實際采購價格超出預算，應及時分析原因，并報采購領導小組審批。2.財務管理部門負責對采購預算的執行情況進行監控，定期對采購支出進行統計和分析，確保采購資金的合理使用。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：對于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目，應采用公開招標方式。2.招標程序：發布招標公告：通過公司官網、行業媒體、政府采購平臺等渠道發布招標公告，公開招標項目的基本情況、采購需求、投標人資格要求、投標截止時間和開標時間等信息。報名與資格審查：潛在供應商報名參加投標，采購執行部門對報名供應商進行資格審查，確定符合要求的投標人名單。發售招標文件：向資格審查合格的投標人發售招標文件，招標文件應包括招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。投標與開標：投標人按照招標文件的要求編制投標文件，并在規定的時間內提交投標文件。采購執行部門組織開標會議，當眾開標，公布投標人的投標報價、技術方案等內容。評標與定標：組建評標委員會，按照招標文件規定的評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人。采購領導小組根據評標委員會的推薦意見確定中標人，并向中標人發出中標通知書。簽訂合同：中標人在收到中標通知書后，應在規定的時間內與采購執行部門簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或采用公開招標方式的費用占項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。2.邀請程序：采購執行部門根據采購項目的特點和需求，選擇若干家具備相應資質和能力的供應商，向其發出投標邀請書。被邀請的供應商應在規定的時間內報名參加投標，后續招標程序與公開招標基本相同。（三）競爭性談判1.適用范圍：對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目，可以采用競爭性談判方式。2.談判程序：成立談判小組：談判小組由采購執行部門、使用部門、財務管理部門等相關人員組成。制定談判文件：談判文件應明確談判項目的技術規格、商務條款、談判程序、評定成交的標準等內容。邀請供應商：向符合相應資格條件的供應商發出談判邀請書。談判：談判小組與供應商進行談判，供應商應按照談判文件的要求進行報價和提供技術方案。談判小組可以與供應商進行多輪談判，直至確定成交供應商。確定成交供應商：談判小組根據談判情況，推薦成交供應商。采購領導小組根據談判小組的推薦意見確定成交供應商，并向成交供應商發出成交通知書。簽訂合同：成交供應商在收到成交通知書后，應在規定的時間內與采購執行部門簽訂采購合同。（四）詢價1.適用范圍：對于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式。2.詢價程序：成立詢價小組：詢價小組由采購執行部門、使用部門等相關人員組成。確定被詢價的供應商名單：詢價小組根據采購項目的特點和需求，選擇若干家具備相應資質和能力的供應商作為被詢價對象，并向其發出詢價通知書。詢價：被詢價的供應商應在規定的時間內一次性報出不得更改的價格。詢價小組對供應商的報價進行比較，選擇符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的供應商作為成交供應商。簽訂合同：成交供應商在收到成交通知書后，應在規定的時間內與采購執行部門簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應商處采購的項目，發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目，可以采用單一來源采購方式。2.采購程序：提出申請：采購執行部門或使用部門應就采用單一來源采購方式的理由進行說明，并填寫《單一來源采購申請表》，報采購領導小組審批。審批：采購領導小組對《單一來源采購申請表》進行審批，如批準采用單一來源采購方式，應確定唯一供應商。協商與簽訂合同：采購執行部門與唯一供應商進行協商，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商準入制度，明確供應商的資格條件，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績證明等。2.采購執行部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對收集到的供應商信息進行整理和分析。3.對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理水平、售后服務能力等情況。實地考察結束后，采購執行部門應撰寫考察報告，作為選擇供應商的參考依據。4.根據采購項目的需求和供應商的綜合情況，選擇合適的供應商。選擇供應商時，應優先考慮具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。（二）供應商評價與考核1.建立供應商評價體系，定期對供應商的產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面進行評價。評價方式可以采用問卷調查、實地考察、數據分析等。2.根據供應商評價結果，對供應商進行分類管理。對于評價優秀的供應商，給予優先合作機會；對于評價不合格的供應商，及時進行整改或淘汰。3.每年對供應商進行年度考核，考核結果作為下一年度是否繼續合作的重要依據。（三）供應商激勵與約束1.對于表現優秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優惠、頒發榮譽證書等。2.對于違反合同約定或出現質量問題的供應商，采取相應的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購項目名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購執行部門在簽訂采購合同前，應將合同草案提交財務管理部門、審計部門等相關部門進行審核。審核通過后，報采購領導小組審批。3.采購合同由采購執行部門負責人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂合同前，應確保雙方已就合同條款達成一致意見，并在合同上加蓋雙方公章或合同專用章。（二）合同履行1.采購執行部門應跟蹤采購合同的履行情況，及時了解供應商的生產進度、交貨情況等信息。如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，要求供應商限期整改或承擔違約責任。2.使用部門應配合采購執行部門做好采購合同的履行工作，及時提供驗收所需的資料和條件。3.財務管理部門應按照采購合同的約定，及時支付貨款。支付貨款前，應審核采購合同的執行情況和發票的真實性、合法性。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購執行部門應及時與供應商協商，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應報采購領導小組審批。2.如因供應商違約或其他原因需要解除采購合同，采購執行部門應按照合同約定或法律法規的規定，及時通知供應商，并辦理相關手續。解除采購合同后，應妥善處理善后事宜，如清理貨款、退還貨物等。（四）合同檔案管理采購執行部門應建立采購合同檔案管理制度，對采購合同及相關文件進行整理、歸檔和保管。采購合同檔案應包括合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、驗收報告、付款憑證等資料。合同檔案的保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行。七、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據工程實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格型號、數量、用途、預計采購時間等內容。2.《采購申請表》經使用部門負責人審核簽字后，報工程管理部門。（二）采購審批1.工程管理部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、合理性進行審核。審核通過后，報財務管理部門審核采購預算。2.財務管理部門根據采購預算對《采購申請表》進行審核，如預算金額超出審批范圍，應返回工程管理部門重新調整。3.經財務管理部門審核通過后的《采購申請表》報采購領導小組審批。采購領導小組根據項目情況做出審批決定。（三）采購實施1.采購執行部門根據采購領導小組的審批意見，按照確定的采購方式組織采購活動。2.在采購過程中，采購執行部門應嚴格按照采購程序進行操作，確保采購活動的公開、公平、公正。（四）驗收1.采購物資到貨后，使用部門應及時組織驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準對物資的數量、規格型號、質量等進行檢查。2.驗收合格后，驗收人員應填寫《驗收報告》，并簽字確認。如驗收不合格，應及時通知采購執行部門與供應商協商解決。（五）付款1.采購執行部門根據《驗收報告》和采購合同，填寫《付款申請表》，報財務管理部門審核。2.財務管理部門審核《付款申請表》無誤后，按照采購合同的約定支付貨款。八、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，