生態(tài)公司內(nèi)業(yè)資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)業(yè)資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)及發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)內(nèi)業(yè)資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：內(nèi)業(yè)資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求。3.完整性原則：涵蓋公司運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)方面，確保資料不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行記錄、整理、歸檔，保證資料的一致性和可讀性。5.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批內(nèi)業(yè)資料管理的相關(guān)制度、流程及重大資料管理決策。2.監(jiān)督內(nèi)業(yè)資料管理工作的執(zhí)行情況，確保資料管理工作符合公司整體戰(zhàn)略和運(yùn)營(yíng)要求。（二）行政部門(mén)1.作為內(nèi)業(yè)資料管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)制定、完善和解釋內(nèi)業(yè)資料管理制度。2.組織對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理工作進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)公司重要內(nèi)業(yè)資料的集中存儲(chǔ)、保管和定期備份，確保資料的安全與完整。4.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的內(nèi)業(yè)資料管理工作，促進(jìn)信息共享與協(xié)作。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔和保管工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司統(tǒng)一要求，定期向行政部門(mén)移交應(yīng)歸檔的內(nèi)業(yè)資料，并配合行政部門(mén)進(jìn)行資料的清查、核對(duì)等工作。3.明確本部門(mén)內(nèi)業(yè)資料管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行內(nèi)業(yè)資料管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。（四）員工個(gè)人1.嚴(yán)格按照內(nèi)業(yè)資料管理規(guī)定，認(rèn)真做好本職工作中產(chǎn)生資料的記錄、整理和保管，確保資料質(zhì)量。2.在工作中妥善保管個(gè)人使用的內(nèi)業(yè)資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。3.配合部門(mén)做好內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、歸檔等工作，及時(shí)提交相關(guān)資料。三、內(nèi)業(yè)資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、決定等。2.人事檔案類(lèi)：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案、薪酬福利資料、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)資料類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件等。4.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及其相關(guān)補(bǔ)充文件。5.項(xiàng)目資料類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、廣告宣傳資料、客戶(hù)信息檔案等。7.技術(shù)資料類(lèi)：公司擁有的專(zhuān)利、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案、研發(fā)文檔、技術(shù)交流資料等。8.其他資料類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他各類(lèi)內(nèi)業(yè)資料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）編號(hào)1.為便于內(nèi)業(yè)資料的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“類(lèi)別代碼+年份+順序號(hào)”的格式。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)上述分類(lèi)，分別用兩位大寫(xiě)字母表示，如行政文件類(lèi)為“XZ”，人事檔案類(lèi)為“RS”等。3.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如2023年表示為“2023”。4.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。5.示例：一份2023年形成的行政文件，編號(hào)為“XZ20230001”；一份2022年的人事檔案資料，編號(hào)為“RS20220010”。四、內(nèi)業(yè)資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確內(nèi)業(yè)資料收集的責(zé)任人，確保資料收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的資料進(jìn)行整理并移交責(zé)任人。責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)收集到的資料進(jìn)行檢查，確保資料齊全、完整。3.對(duì)于外部接收的資料，如客戶(hù)提供的文件、合作方的資料等，應(yīng)在接收時(shí)進(jìn)行登記，并按照要求進(jìn)行審核和整理。（二）整理原則1.資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同類(lèi)資料應(yīng)集中存放。2.每份資料應(yīng)保持完整，不得隨意拆分、抽取或涂改。對(duì)于破損、缺失的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.資料應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度等，便于查閱和管理。（三）整理方法1.文件資料：對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)后，按照文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期等要素進(jìn)行排序，并存放在相應(yīng)的文件夾或檔案盒中。對(duì)于重要文件，應(yīng)制作文件目錄，以便快速查找。2.合同資料：按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行整理，將合同正本、副本及相關(guān)附件裝訂在一起，并在合同首頁(yè)加蓋“合同章”。同時(shí)，建立合同臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、履行情況等。3.項(xiàng)目資料：根據(jù)項(xiàng)目階段進(jìn)行整理，包括項(xiàng)目前期資料、實(shí)施過(guò)程資料和驗(yàn)收資料等。每個(gè)階段的資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，并標(biāo)注清楚資料的名稱(chēng)、日期、責(zé)任人等信息。4.人事檔案資料：按照員工個(gè)人信息、招聘錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等類(lèi)別進(jìn)行整理，建立員工人事檔案袋，將相關(guān)資料裝入檔案袋，并在檔案袋封面標(biāo)注員工姓名、部門(mén)、檔案編號(hào)等信息。五、內(nèi)業(yè)資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的內(nèi)業(yè)資料移交行政部門(mén)歸檔。一般情況下，季度末應(yīng)移交本季度形成的資料，年度末應(yīng)移交全年的資料。2.對(duì)于重要、緊急或時(shí)效性較強(qiáng)的資料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保行政部門(mén)能夠及時(shí)掌握相關(guān)信息。（二）歸檔流程1.各部門(mén)資料責(zé)任人將整理好的資料填寫(xiě)《內(nèi)業(yè)資料歸檔清單》，詳細(xì)列出資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《內(nèi)業(yè)資料歸檔清單》及資料一并提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)接收人員對(duì)資料進(jìn)行核對(duì)，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門(mén)溝通并要求整改。3.核對(duì)無(wú)誤后，行政部門(mén)接收人員在《內(nèi)業(yè)資料歸檔清單》上簽字，并將資料按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔。同時(shí)，在公司內(nèi)業(yè)資料管理系統(tǒng)中錄入歸檔信息，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。（三）歸檔存儲(chǔ)1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)業(yè)資料檔案室，配備必要的檔案柜、存儲(chǔ)設(shè)備等，確保資料的安全存放。2.資料應(yīng)按照類(lèi)別、年份、編號(hào)等順序進(jìn)行排列存放，便于查找和取用。對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄索引，方便檢索。3.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全。六、內(nèi)業(yè)資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱內(nèi)業(yè)資料的，應(yīng)填寫(xiě)《內(nèi)業(yè)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.行政部門(mén)查閱管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，在確保查閱人身份和查閱目的合法合規(guī)的前提下，為查閱人提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱資料名稱(chēng)及編號(hào)等信息。3.查閱人應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還行政部門(mén)，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱內(nèi)業(yè)資料的，除填寫(xiě)《內(nèi)業(yè)資料查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)查閱管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《內(nèi)業(yè)資料借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱資料名稱(chēng)及編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。逾期未還的，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的資料妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、內(nèi)業(yè)資料的保密與安全（一）保密措施1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要內(nèi)業(yè)資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。2.對(duì)接觸重要內(nèi)業(yè)資料的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.在資料存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中，采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保資料的保密性。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。2.對(duì)電子資料進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.嚴(yán)格控制人員進(jìn)出檔案室，非檔案室管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。如因工作需要進(jìn)入，必須有檔案室管理人員陪同。八、內(nèi)業(yè)資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.內(nèi)業(yè)資料已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些資料不再適用，且已無(wú)參考意義的。3.資料內(nèi)容涉及違法違規(guī)或商業(yè)秘密已不再需要保密的，但需按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理的。（二）銷(xiāo)毀流程1.各部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行清理和登記，填寫(xiě)《內(nèi)業(yè)資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明資料名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將《內(nèi)業(yè)資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》及擬銷(xiāo)毀的資料提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)資料進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合銷(xiāo)毀條件后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可根據(jù)資料的性質(zhì)選擇合適的方法，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員等信息。4.銷(xiāo)毀工作完成后，行政部門(mén)在《內(nèi)業(yè)資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上注明銷(xiāo)毀情況，并將申請(qǐng)表及銷(xiāo)毀記錄歸檔保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保密及安全等方面。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，行政部門(mén)進(jìn)行復(fù)查