項目合約部管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目合約部的管理，規范部門工作流程，提高工作效率，確保項目合約的順利執行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司項目合約部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：合約的簽訂、履行等各項活動必須符合國家法律法規的要求。2.公平公正原則：在合約管理過程中，應遵循公平公正的原則，維護公司與合作方的合法權益。3.誠實守信原則：合約雙方應誠實守信，嚴格履行合約約定的各項義務。4.效益原則：通過有效的合約管理，提高項目的經濟效益和社會效益。二、部門職責（一）合約簽訂1.負責項目合約的起草、審核、修訂等工作，確保合約條款清晰、準確、合法，符合公司利益。2.組織與合作方進行合約談判，充分了解對方需求和意圖，爭取有利的合約條件。3.代表公司簽訂各類項目合約，并對合約的簽訂過程進行記錄和存檔。（二）合約執行1.跟蹤合約執行情況，及時協調解決合約執行過程中出現的問題，確保合約的順利履行。2.對合約執行過程中的變更事項進行管理，按照規定程序辦理變更手續，確保變更后的合約合法有效。3.定期對合約執行情況進行檢查和評估，向公司領導匯報合約執行情況，提出改進建議。（三）合約結算1.負責項目合約的結算工作，按照合約約定審核結算資料，確保結算金額準確無誤。2.組織與合作方進行結算談判，協調解決結算過程中出現的爭議，爭取有利的結算結果。3.編制合約結算報告，報公司領導審批后辦理結算手續。（四）風險管理1.識別、評估項目合約中的風險因素，制定相應的風險應對措施，降低合約風險。2.對合約執行過程中的風險事件進行監控和預警，及時采取措施防范風險的擴大。3.建立合約風險檔案，對風險事件的發生、處理過程進行記錄和分析，總結經驗教訓，不斷完善風險管理體系。（五）檔案管理1.負責項目合約檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.建立合約檔案查閱制度，嚴格按照規定程序辦理檔案查閱手續，確保檔案資料的安全。3.定期對合約檔案進行清理和銷毀，按照國家有關規定妥善處理過期檔案。三、合約簽訂流程（一）合約起草1.項目負責人根據項目需求和合作意向，填寫《合約起草申請表》，詳細說明合約的基本情況、主要條款等內容，報部門經理審核。2.部門經理審核通過后，安排專人負責合約起草工作。起草人員應收集相關資料，參考同類項目合約，結合項目實際情況，起草合約初稿。3.合約初稿完成后，起草人員應進行自審，檢查合約條款是否清晰、準確、完整，是否符合公司利益和法律法規要求。（二）合約審核1.起草人員將合約初稿提交部門經理進行初審。部門經理應從合約條款的合法性、合理性、完整性等方面進行審核，提出修改意見。2.部門經理初審通過后，將合約初稿提交法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對合約條款進行審查，確保合約合法有效，避免法律風險。3.法務部門審核通過后，合約初稿提交公司領導進行終審。公司領導應從公司戰略、業務需求、風險控制等方面進行全面審核，做出最終審批意見。（三）合約修訂1.根據審核意見，起草人員對合約初稿進行修訂，形成合約修訂稿。2.合約修訂稿再次提交部門經理、法務部門和公司領導進行審核，直至審核通過。（四）合約簽訂1.合約修訂稿審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與合作方簽訂合約。2.簽訂合約時，應確保雙方簽字蓋章齊全，合約文本一式多份，分別由公司相關部門留存。3.合約簽訂后，合約管理人員應及時將合約原件進行歸檔，并將合約副本分發給相關部門和人員，以便跟蹤執行。四、合約執行管理（一）合約交底1.合約簽訂后，合約管理人員應組織項目負責人、項目團隊成員等相關人員進行合約交底。2.合約交底應包括合約的主要內容、雙方權利義務、執行要點、風險防范等方面的內容，確保項目團隊成員對合約有充分的了解。3.合約交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。（二）合約執行跟蹤1.項目負責人應按照合約約定，制定詳細的項目執行計劃，并組織項目團隊成員按照計劃執行。2.合約管理人員應定期跟蹤合約執行情況，檢查項目進展是否符合合約要求，及時發現并解決合約執行過程中出現的問題。3.對于合約執行過程中出現的重大問題，合約管理人員應及時向部門經理和公司領導匯報，共同研究解決方案。（三）合約變更管理1.在合約執行過程中，如因客觀原因需要變更合約條款，項目負責人應填寫《合約變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合約金額和履行期限的影響等情況，報部門經理審核。2.部門經理審核通過后，安排專人負責與合作方進行溝通協商，爭取達成一致意見。如協商不成，應按照合約約定的爭議解決方式處理。3.合約變更經雙方協商一致后，應簽訂合約變更協議，并按照合約簽訂流程進行審核和簽訂。4.合約變更協議簽訂后，合約管理人員應及時將變更內容通知相關部門和人員，并對合約執行情況進行調整。（四）合約執行評估1.在合約執行完畢后，合約管理人員應組織相關部門和人員對合約執行情況進行評估。2.合約執行評估應包括合約目標完成情況、雙方履行義務情況、合約風險控制情況、經濟效益和社會效益等方面的內容。3.合約執行評估應形成書面報告，總結經驗教訓，提出改進建議，為今后的合約管理工作提供參考。五、合約結算管理（一）結算資料準備1.項目完成后，項目負責人應按照合約約定，及時收集整理結算資料，包括但不限于項目驗收報告、工程量清單、費用發票、變更簽證等。2.結算資料應真實、完整、準確，能夠反映項目實際完成情況和費用支出情況。3.項目負責人應對結算資料進行初審，確保資料符合要求后提交合約管理人員。（二）結算審核1.合約管理人員收到結算資料后，應按照合約約定的結算方式和審核標準進行審核。2.審核過程中，如發現結算資料存在問題或疑問，合約管理人員應及時與項目負責人溝通核實，要求補充或更正相關資料。3.合約管理人員審核通過后，將結算資料提交部門經理進行復審。部門經理應從整體上對結算金額的合理性、準確性等方面進行審核，提出復審意見。（三）結算談判1.部門經理復審通過后，如結算金額與合作方存在爭議，合約管理人員應組織與合作方進行結算談判。2.結算談判應在平等、自愿、公平的基礎上進行，雙方應充分溝通協商，爭取達成一致意見。3.在結算談判過程中，合約管理人員應堅持公司利益原則，維護公司合法權益，同時也要注重與合作方的溝通協調，避免矛盾激化。（四）結算報告編制與審批1.結算談判達成一致意見后，合約管理人員應編制合約結算報告，詳細說明項目結算情況、結算金額、結算依據等內容。2.合約結算報告經部門經理審核后，提交公司領導審批。公司領導審批通過后，辦理結算手續。（五）結算支付1.結算手續辦理完畢后，財務部門應按照合約約定和公司財務制度，及時支付結算款項。2.支付結算款項時，財務部門應審核相關手續是否齊全，確保支付安全。3.財務部門支付結算款項后，應及時將支付情況反饋給合約管理人員。六、風險管理（一）風險識別1.合約管理人員應定期對項目合約進行風險識別，分析合約執行過程中可能出現的風險因素。2.風險識別應包括但不限于法律風險、市場風險、信用風險、技術風險、不可抗力風險等方面的內容。3.合約管理人員可采用問卷調查、頭腦風暴、案例分析等方法進行風險識別，并將識別結果記錄在《合約風險識別清單》中。（二）風險評估1.根據風險識別結果，合約管理人員應采用定性或定量的方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險評估可采用風險矩陣、層次分析法等方法進行，評估結果應記錄在《合約風險評估報告》中。3.根據風險評估結果，合約管理人員應將風險分為高、中、低三個等級，對于高風險事件應重點關注，制定相應的風險應對措施。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，合約管理人員應制定相應的風險應對措施。風險應對措施可包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等方面的內容。2.對于高風險事件，應優先考慮風險規避措施，如取消項目、更換合作方等；對于中風險事件，可采取風險減輕措施，如加強監控、增加擔保等；對于低風險事件，可采取風險接受措施，如預留風險費用等。3.合約管理人員應將風險應對措施落實到具體責任人，并明確風險應對的時間節點和要求。（四）風險監控1.合約管理人員應定期對風險應對措施的執行情況進行監控，檢查風險是否得到有效控制。2.風險監控可采用定期檢查、不定期抽查、數據分析等方法進行，監控結果應記錄在《合約風險監控報告》中。3.如發現風險應對措施執行不力或風險狀況發生變化，合約管理人員應及時調整風險應對措施，確保風險始終處于可控狀態。七、檔案管理（一）檔案收集1.合約管理人員應負責收集項目合約執行過程中產生的各類檔案資料，包括合約文本、談判記錄、變更協議、結算資料、風險評估報告等。2.檔案資料應按照時間順序和類別進行整理，確保資料的完整性和準確性。3.合約管理人員應定期對檔案資料進行收集，避免資料丟失或遺漏。（二）檔案整理1.收集到的檔案資料應進行分類整理，按照合約簽訂、執行、結算等階段進行歸檔。2.每個階段的檔案資料應按照文件類型、時間順序等進行排列，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.檔案資料應采用紙質和電子兩種形式進行保存，電子檔案應進行備份，確保檔案資料的安全。（三）檔案保管1.合約檔案應存放在專門的檔案柜中，由專人負責保管。2.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的完好無損。3.檔案保管環境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合約檔案時，應填寫《合約檔案查閱申請表》，經部門經理審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，檔案保管人員應在場監督，確保查閱過程符合規定，檔案資料不被損壞或丟失。3.查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改檔案資料，如需復印或拍照，應經檔案保管人員同意，并按照規定程序辦理手續。（五）檔案銷毀1.對