檢驗(yàn)檢測資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檢驗(yàn)檢測資料的管理，確保檢驗(yàn)檢測資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，提高公司檢驗(yàn)檢測工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與檢驗(yàn)檢測相關(guān)資料的管理，包括但不限于檢驗(yàn)檢測報(bào)告、原始記錄、樣品管理記錄、儀器設(shè)備使用記錄、標(biāo)準(zhǔn)文件等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)制定和修訂檢驗(yàn)檢測資料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對(duì)檢驗(yàn)檢測報(bào)告、原始記錄等資料進(jìn)行審核，確保其符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檢測資料的歸檔和保管工作，建立資料檔案庫，確保資料的安全和完整。2.檢驗(yàn)檢測人員負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檢驗(yàn)檢測工作，并及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄檢驗(yàn)檢測過程和結(jié)果，形成原始記錄。對(duì)原始記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，并按照要求將原始記錄提交給質(zhì)量部門審核。協(xié)助質(zhì)量部門做好檢驗(yàn)檢測資料的歸檔和保管工作。3.其他部門配合質(zhì)量部門做好檢驗(yàn)檢測資料的管理工作，提供相關(guān)的技術(shù)支持和協(xié)助。在工作中涉及到檢驗(yàn)檢測資料的使用和流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保資料的安全和保密。二、檢驗(yàn)檢測資料的分類與編號(hào)（一）分類1.檢驗(yàn)檢測報(bào)告：包括各類產(chǎn)品、原材料、環(huán)境等的檢驗(yàn)檢測報(bào)告，是對(duì)檢驗(yàn)檢測對(duì)象質(zhì)量狀況的最終評(píng)價(jià)文件。2.原始記錄：記錄檢驗(yàn)檢測過程中各項(xiàng)操作、觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)處理等信息的文件，是檢驗(yàn)檢測報(bào)告的依據(jù)。3.樣品管理記錄：包括樣品的采集、標(biāo)識(shí)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、處置等環(huán)節(jié)的記錄，確保樣品的真實(shí)性和可追溯性。4.儀器設(shè)備使用記錄：記錄儀器設(shè)備的使用情況，包括開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)保養(yǎng)等信息，保證儀器設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。5.標(biāo)準(zhǔn)文件：包括國家、行業(yè)、企業(yè)等相關(guān)的檢驗(yàn)檢測標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件，是檢驗(yàn)檢測工作的技術(shù)依據(jù)。（二）編號(hào)1.檢驗(yàn)檢測報(bào)告編號(hào)：采用[年份][報(bào)告類別代碼][流水號(hào)]的形式編制。例如，2023年第1份產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)檢測報(bào)告編號(hào)為2023CP001，其中“CP”為產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)檢測報(bào)告類別代碼。2.原始記錄編號(hào)：與對(duì)應(yīng)的檢驗(yàn)檢測報(bào)告編號(hào)一致，以便于追溯。3.樣品管理記錄編號(hào)：采用[年份][樣品類別代碼][流水號(hào)]的形式編制。例如，2023年第1個(gè)原材料樣品管理記錄編號(hào)為2023YL001，其中“YL”為原材料樣品類別代碼。4.儀器設(shè)備使用記錄編號(hào)：采用[年份][儀器設(shè)備編號(hào)][使用日期]的形式編制。例如，2023年第1次使用編號(hào)為001的儀器設(shè)備記錄編號(hào)為202300120230101，其中“20230101”為使用日期。5.標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)：按照公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)文件管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)，確保文件的唯一性和可識(shí)別性。三、檢驗(yàn)檢測資料的生成與填寫（一）檢驗(yàn)檢測報(bào)告1.檢驗(yàn)檢測人員應(yīng)在完成檢驗(yàn)檢測工作后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求及時(shí)編制檢驗(yàn)檢測報(bào)告。報(bào)告應(yīng)包括封面、目錄、正文、附件等部分，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.報(bào)告正文應(yīng)包含檢驗(yàn)檢測依據(jù)、樣品信息、檢驗(yàn)檢測項(xiàng)目、檢驗(yàn)檢測方法、檢驗(yàn)檢測結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容。檢驗(yàn)檢測結(jié)果應(yīng)采用法定計(jì)量單位，并按照規(guī)定的有效數(shù)字位數(shù)進(jìn)行記錄。3.報(bào)告編制完成后，應(yīng)由檢驗(yàn)檢測人員簽字確認(rèn)，質(zhì)量部門審核人員進(jìn)行審核，審核通過后加蓋公司檢驗(yàn)檢測專用章和騎縫章。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)報(bào)告內(nèi)容，確保報(bào)告符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。（二）原始記錄1.原始記錄應(yīng)在檢驗(yàn)檢測過程中同步填寫，確保記錄的及時(shí)性和真實(shí)性。記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.原始記錄應(yīng)包含檢驗(yàn)檢測日期、樣品信息、檢驗(yàn)檢測項(xiàng)目、檢驗(yàn)檢測方法、儀器設(shè)備編號(hào)、環(huán)境條件、觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)處理過程等詳細(xì)信息。記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)在修改處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)。3.原始記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行填寫，不得缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。對(duì)于多頁記錄，應(yīng)在每頁上注明頁碼，并在首頁和末頁加蓋騎縫章。（三）樣品管理記錄1.樣品采集人員應(yīng)在樣品采集過程中填寫樣品管理記錄，記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來源、采集地點(diǎn)、采集時(shí)間等信息，并對(duì)樣品進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。2.樣品在運(yùn)輸、儲(chǔ)存過程中，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄，包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸時(shí)間、儲(chǔ)存條件、溫度、濕度等信息，確保樣品的質(zhì)量不受影響。3.樣品處置記錄應(yīng)包括樣品的處置方式（如留樣、報(bào)廢、返還等）、處置時(shí)間、處置人等信息，確保樣品得到妥善處理。（四）儀器設(shè)備使用記錄1.儀器設(shè)備操作人員應(yīng)在每次使用儀器設(shè)備前，填寫儀器設(shè)備使用記錄，記錄開機(jī)時(shí)間、儀器設(shè)備編號(hào)、運(yùn)行參數(shù)等信息。2.在儀器設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)記錄故障現(xiàn)象、故障時(shí)間、處理措施等信息，并及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理人員進(jìn)行維修。3.儀器設(shè)備使用完畢后，操作人員應(yīng)填寫關(guān)機(jī)時(shí)間，并對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行清潔、維護(hù)等工作，記錄維護(hù)保養(yǎng)情況。（五）標(biāo)準(zhǔn)文件1.標(biāo)準(zhǔn)文件的獲取應(yīng)通過正規(guī)渠道，確保文件的有效性和適用性。公司應(yīng)定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行更新，及時(shí)替換過期或作廢的文件。2.標(biāo)準(zhǔn)文件的使用人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和理解文件內(nèi)容，嚴(yán)格按照文件要求進(jìn)行檢驗(yàn)檢測工作。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)文件存在疑問或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量部門反饋。3.標(biāo)準(zhǔn)文件的保管應(yīng)建立專門的檔案，按照文件類別、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查閱和使用。同時(shí)，應(yīng)做好文件的借閱登記工作，確保文件的安全和保密。四、檢驗(yàn)檢測資料的審核與批準(zhǔn)（一）審核1.檢驗(yàn)檢測報(bào)告編制完成后，應(yīng)由質(zhì)量部門審核人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，熟悉檢驗(yàn)檢測標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)報(bào)告內(nèi)容，包括檢驗(yàn)檢測依據(jù)、樣品信息、檢驗(yàn)檢測項(xiàng)目、檢驗(yàn)檢測方法、檢驗(yàn)檢測結(jié)果、結(jié)論等是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否符合邏輯，報(bào)告格式是否規(guī)范等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時(shí)與檢驗(yàn)檢測人員溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。檢驗(yàn)檢測人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待審核意見，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給審核人員。（二）批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的檢驗(yàn)檢測報(bào)告，應(yīng)由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)簽字人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)報(bào)告的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.批準(zhǔn)人在批準(zhǔn)報(bào)告時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審查報(bào)告內(nèi)容，確保報(bào)告符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，能夠真實(shí)反映檢驗(yàn)檢測對(duì)象的質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)報(bào)告存在重大問題或不符合要求的情況，批準(zhǔn)人應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，并要求檢驗(yàn)檢測人員重新進(jìn)行檢驗(yàn)檢測或?qū)?bào)告進(jìn)行修改。3.檢驗(yàn)檢測報(bào)告經(jīng)批準(zhǔn)后，方可加蓋公司檢驗(yàn)檢測專用章和騎縫章，正式生效。五、檢驗(yàn)檢測資料的歸檔與保管（一）歸檔1.檢驗(yàn)檢測資料應(yīng)在完成審核、批準(zhǔn)后及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括檢驗(yàn)檢測報(bào)告、原始記錄、樣品管理記錄、儀器設(shè)備使用記錄、標(biāo)準(zhǔn)文件等相關(guān)紙質(zhì)和電子文件。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)等順序進(jìn)行整理，裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、年份、編號(hào)等信息。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可檢索性。3.歸檔資料應(yīng)編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的資料檔案庫，用于存放檢驗(yàn)檢測資料。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保資料的安全和完整。2.檢驗(yàn)檢測資料應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限一般為13年，中期保管期限一般為310年，長期保管期限一般為10年以上。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的存放狀態(tài)良好，無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄處理情況。4.對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檢驗(yàn)檢測資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檢驗(yàn)檢測資料時(shí)，應(yīng)填寫《檢驗(yàn)檢測資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到質(zhì)量部門檔案庫查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出檔案庫。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，并登記復(fù)印內(nèi)容和份數(shù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案庫，由檔案管理人員核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性后，在《檢驗(yàn)檢測資料查閱申請表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檢驗(yàn)檢測資料時(shí)，應(yīng)填寫《檢驗(yàn)檢測資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到質(zhì)量部門檔案庫辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露資料內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案庫，由檔案管理人員核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性后，在《檢驗(yàn)檢測資料借閱申請表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通，要求其說明情況并進(jìn)行處理。七、檢驗(yàn)檢測資料的保密與安全（一）保密1.檢驗(yàn)檢測資料涉及公司的商業(yè)秘密和客戶信息，所有接觸檢驗(yàn)檢測資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人員不得將檢驗(yàn)檢測資料提供給外部單位或個(gè)人。如因工作需要必須提供的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議。3.在檢驗(yàn)檢測資料的生成、審核、批準(zhǔn)、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，相關(guān)人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露。如發(fā)現(xiàn)資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告質(zhì)量部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檢驗(yàn)檢測資料的安全管理，確保資料的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全。檔案庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。2.對(duì)于電子檢驗(yàn)檢測資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子資料進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性