海關(guān)備案清單管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司海關(guān)備案清單的管理，確保公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，有效遵守海關(guān)法律法規(guī)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及海關(guān)備案清單相關(guān)業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、物流部門(mén)、報(bào)關(guān)部門(mén)等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家海關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)政策要求，確保備案清單的填制、提交等操作合法有效。2.準(zhǔn)確完整原則備案清單所填各項(xiàng)信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤、完整全面，如實(shí)反映進(jìn)出口貨物的實(shí)際情況。3.及時(shí)高效原則在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成備案清單的各項(xiàng)操作，避免因延誤導(dǎo)致的海關(guān)查驗(yàn)、處罰等問(wèn)題，保證業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二、海關(guān)備案清單的定義與分類(lèi)（一）定義海關(guān)備案清單是企業(yè)向海關(guān)申報(bào)進(jìn)出口貨物信息的重要單證，記錄著貨物的詳細(xì)情況，包括貨物的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)值、貿(mào)易方式、原產(chǎn)國(guó)/地區(qū)、啟運(yùn)港/目的港等內(nèi)容，是海關(guān)監(jiān)管貨物進(jìn)出口的重要依據(jù)。（二）分類(lèi)1.進(jìn)口備案清單用于記錄公司從境外進(jìn)口貨物的相關(guān)信息，包括一般貿(mào)易進(jìn)口、加工貿(mào)易進(jìn)口等不同貿(mào)易方式下的貨物申報(bào)。2.出口備案清單用于記錄公司向境外出口貨物的相關(guān)信息，涵蓋一般貿(mào)易出口、進(jìn)料加工出口、來(lái)料加工出口等各類(lèi)出口業(yè)務(wù)。三、備案清單的填制要求（一）基本信息填寫(xiě)1.企業(yè)信息準(zhǔn)確填寫(xiě)公司的名稱(chēng)、海關(guān)注冊(cè)編碼、企業(yè)地址、聯(lián)系電話(huà)等信息，確保與海關(guān)備案信息一致。2.貨物信息貨物名稱(chēng)應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)海關(guān)進(jìn)出口商品規(guī)范申報(bào)目錄》的規(guī)定填寫(xiě)準(zhǔn)確的商品名稱(chēng)，避免使用模糊、籠統(tǒng)或易引起歧義的表述。規(guī)格型號(hào)詳細(xì)填寫(xiě)貨物的規(guī)格、型號(hào)、尺寸、材質(zhì)等具體信息，若貨物有多種規(guī)格型號(hào)，應(yīng)分別列出。數(shù)量及單位明確填寫(xiě)貨物的實(shí)際數(shù)量及對(duì)應(yīng)的計(jì)量單位，如重量以千克、噸為單位，數(shù)量以個(gè)、件、套為單位等。價(jià)值準(zhǔn)確填報(bào)貨物的成交價(jià)格，包括貨值、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用，以人民幣計(jì)價(jià)。（二）貿(mào)易方式填寫(xiě)根據(jù)實(shí)際進(jìn)出口業(yè)務(wù)情況，如實(shí)選擇正確的貿(mào)易方式，如一般貿(mào)易、進(jìn)料加工、來(lái)料加工、暫時(shí)進(jìn)出口等，并準(zhǔn)確填寫(xiě)相應(yīng)的貿(mào)易方式代碼。（三）原產(chǎn)國(guó)/地區(qū)及啟運(yùn)港/目的港填寫(xiě)1.原產(chǎn)國(guó)/地區(qū)明確填寫(xiě)貨物的原產(chǎn)國(guó)家或地區(qū)，應(yīng)與貨物的實(shí)際生產(chǎn)地相符。2.啟運(yùn)港/目的港準(zhǔn)確填寫(xiě)貨物的啟運(yùn)港口和目的港口名稱(chēng)，如有中轉(zhuǎn)港，需分別列出中轉(zhuǎn)港及最終目的港信息。（四）其他信息填寫(xiě)1.隨附單證注明與進(jìn)出口貨物相關(guān)的隨附單證，如發(fā)票、裝箱單、提單、合同等的編號(hào)及份數(shù)。2.標(biāo)記嘜碼及備注填寫(xiě)貨物的標(biāo)記嘜碼信息，如有需要，可在備注欄中注明其他相關(guān)情況，如特殊監(jiān)管要求、貨物的特殊屬性等。（五）填制注意事項(xiàng)1.字跡清晰備案清單應(yīng)使用黑色或藍(lán)色墨水筆填寫(xiě)，字跡要清晰工整，不得潦草、涂改。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與實(shí)際進(jìn)出口貨物情況一致。如發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的更正方法進(jìn)行修改，并加蓋更正章。3.簽章齊全備案清單需加蓋公司公章、報(bào)關(guān)專(zhuān)用章，并由報(bào)關(guān)員簽字確認(rèn)。四、備案清單的申報(bào)流程（一）業(yè)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門(mén)（進(jìn)口業(yè)務(wù)）在簽訂進(jìn)口合同后，及時(shí)收集整理貨物的相關(guān)信息，包括合同副本、發(fā)票、裝箱單等，提交給報(bào)關(guān)部門(mén)，并協(xié)助報(bào)關(guān)部門(mén)核對(duì)貨物信息的準(zhǔn)確性。2.銷(xiāo)售部門(mén)（出口業(yè)務(wù)）在確定出口意向后，將出口貨物的詳細(xì)情況告知報(bào)關(guān)部門(mén)，同時(shí)提供出口合同、外銷(xiāo)發(fā)票、裝箱單等資料，確保報(bào)關(guān)部門(mén)能夠準(zhǔn)確填制備案清單。3.物流部門(mén)及時(shí)反饋貨物的運(yùn)輸安排、預(yù)計(jì)啟運(yùn)時(shí)間、實(shí)際裝船/離港時(shí)間等信息給報(bào)關(guān)部門(mén)，協(xié)助報(bào)關(guān)部門(mén)掌握貨物動(dòng)態(tài)，以便合理安排備案清單的申報(bào)時(shí)間。（二）報(bào)關(guān)部門(mén)填制1.報(bào)關(guān)員根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的資料，按照海關(guān)備案清單的填制要求，認(rèn)真準(zhǔn)確地填制備案清單。2.在填制過(guò)程中，如對(duì)貨物信息有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性。3.完成填制后，報(bào)關(guān)員應(yīng)對(duì)備案清單進(jìn)行初步審核，檢查各項(xiàng)信息是否完整、準(zhǔn)確，簽章是否齊全。（三）審核與修改1.報(bào)關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)填制好的備案清單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核貿(mào)易方式、貨物信息、申報(bào)價(jià)格等內(nèi)容，確保符合海關(guān)要求和公司實(shí)際情況。2.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)通知報(bào)關(guān)員進(jìn)行修改，并重新審核，直至備案清單內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）申報(bào)提交1.審核通過(guò)后，報(bào)關(guān)員通過(guò)電子口岸系統(tǒng)或其他規(guī)定的方式向海關(guān)申報(bào)備案清單。2.在申報(bào)過(guò)程中，如遇到系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題等異常情況，應(yīng)及時(shí)與海關(guān)系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)或相關(guān)技術(shù)支持人員聯(lián)系，盡快解決問(wèn)題，確保申報(bào)工作順利進(jìn)行。3.申報(bào)成功后，打印紙質(zhì)備案清單，并加蓋公司公章、報(bào)關(guān)專(zhuān)用章，留存一份歸檔，其余按照海關(guān)要求提交給海關(guān)現(xiàn)場(chǎng)。五、備案清單的變更與撤銷(xiāo)（一）變更1.適用情形在貨物進(jìn)出口過(guò)程中，如發(fā)生貨物信息變更、貿(mào)易方式變更、收發(fā)貨人信息變更等情況，需要對(duì)備案清單進(jìn)行變更。2.變更流程業(yè)務(wù)部門(mén)向報(bào)關(guān)部門(mén)提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因及具體內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。報(bào)關(guān)部門(mén)審核變更申請(qǐng)及證明材料，如符合變更條件，填制變更后的備案清單。按照備案清單申報(bào)流程進(jìn)行審核與申報(bào)提交，在變更原因欄注明變更事項(xiàng)及相關(guān)情況。（二）撤銷(xiāo)1.適用情形在備案清單申報(bào)后，如出現(xiàn)申報(bào)錯(cuò)誤、貨物取消進(jìn)出口等情況，需要撤銷(xiāo)備案清單。2.撤銷(xiāo)流程業(yè)務(wù)部門(mén)向報(bào)關(guān)部門(mén)提出撤銷(xiāo)申請(qǐng)，說(shuō)明撤銷(xiāo)的原因，并提交相關(guān)證明材料。報(bào)關(guān)部門(mén)審核撤銷(xiāo)申請(qǐng)及證明材料，如符合撤銷(xiāo)條件，填制撤銷(xiāo)申請(qǐng)單。經(jīng)海關(guān)審核同意后，在系統(tǒng)中辦理備案清單撤銷(xiāo)手續(xù)。六、備案清單的存檔與保管（一）存檔1.報(bào)關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將申報(bào)成功的備案清單及相關(guān)隨附單證進(jìn)行整理歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和分類(lèi)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢(xún)和管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，并標(biāo)注檔案編號(hào)、日期等信息。（二）保管期限備案清單及相關(guān)資料的保管期限按照海關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為自貨物放行之日起3年。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱備案清單檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱過(guò)程中不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。2.因特殊情況需要借閱備案清單檔案的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)海關(guān)備案清單的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查備案清單的填制、申報(bào)、變更、撤銷(xiāo)等操作是否符合規(guī)定，檔案管理是否規(guī)范。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期自查本部門(mén)涉及海關(guān)備案清單業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給公司管理層。（二）海關(guān)檢查1.積極配合海關(guān)對(duì)備案清單及相關(guān)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的檢查，如實(shí)提供有關(guān)資料和情況。2.對(duì)于海關(guān)提出的整改意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，確保公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)行。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.備案清單填制不規(guī)范，如信息錯(cuò)誤、虛假申報(bào)等。2.未按照規(guī)定流程申報(bào)、變更或撤銷(xiāo)備案清單。3.拒絕或阻礙海關(guān)對(duì)備案清單及相關(guān)業(yè)務(wù)的檢查。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.如違規(guī)行為涉及海關(guān)法律法規(guī)的，公司將配合海關(guān)進(jìn)行調(diào)查處理，接受海關(guān)的處罰決定，并采取有效措施加強(qiáng)管理，防止類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。九、培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織海關(guān)備案清單管理制度的培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括報(bào)關(guān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員、物流部門(mén)相關(guān)人員等。2.根據(jù)不同崗位的需求，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)內(nèi)容，如備案清單填制要求、申報(bào)流程、海關(guān)政策解讀等。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部專(zhuān)家講座、線(xiàn)上學(xué)習(xí)平臺(tái)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）宣貫措施1.通過(guò)