物資設備跟蹤管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資設備管理，確保物資設備的采購、使用、維護、報廢等環節得到有效跟蹤和控制，提高物資設備的使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有物資設備的跟蹤管理，包括固定資產設備、低值易耗品、辦公用品等。（三）基本原則1.全面跟蹤原則：對物資設備從采購申請到報廢處理的全過程進行跟蹤管理。2.責任明確原則：明確各部門及人員在物資設備跟蹤管理中的職責。3.動態管理原則：根據物資設備的實際使用情況和狀態，及時調整管理措施。4.效益優先原則：以提高物資設備的使用效益和降低成本為目標。二、職責分工（一）采購部門1.負責物資設備采購計劃的制定與執行，按照規定的采購流程進行采購。2.與供應商溝通協調，確保物資設備按時、按質、按量到貨。3.建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。（二）使用部門1.提出物資設備的采購申請，明確所需物資設備的規格、型號、數量等要求。2.負責物資設備的日常使用和維護，確保設備正常運行。3.定期對物資設備的使用情況進行反饋，配合相關部門進行盤點和清查。（三）資產管理部門1.負責建立物資設備臺賬，記錄物資設備的基本信息、采購時間、使用部門、維護情況等。2.組織物資設備的盤點工作，核實物資設備的數量和狀態。3.對物資設備的報廢、處置等進行審核和管理。（四）財務部門1.負責物資設備采購資金的預算安排和支付審核。2.對物資設備的成本進行核算和分析，提供財務數據支持。3.參與物資設備的盤點工作，監督物資設備的財務管理。三、物資設備采購跟蹤（一）采購申請1.使用部門根據工作需要，填寫物資設備采購申請表，詳細說明采購物資設備的名稱、規格、型號、數量、用途、預計采購時間等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的合理性和必要性后，簽字批準并提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，結合公司庫存情況、物資設備使用狀況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資設備的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購預算等內容，并報部門負責人審批。（三）供應商選擇與采購1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道選擇合適的供應商。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，建立供應商檔案。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資設備的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。3.采購部門跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資設備按時、按質、按量到貨。如遇問題，應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。（四）到貨驗收1.物資設備到貨前，采購部門應通知使用部門和資產管理部門做好驗收準備。2.物資設備到貨后，由使用部門、資產管理部門等相關人員組成驗收小組，按照采購合同和相關標準對物資設備的數量、規格、型號、質量等進行驗收。3.驗收合格后，驗收小組在驗收報告上簽字確認，并將物資設備移交使用部門。如驗收不合格，應及時與供應商協商解決，要求供應商更換或處理。四、物資設備使用跟蹤（一）領用登記1.使用部門在領用物資設備時，應填寫物資設備領用登記表，注明領用日期、物資設備名稱、規格、型號、數量、領用人等信息，并簽字確認。2.資產管理部門根據領用登記表，更新物資設備臺賬，記錄物資設備的領用情況。（二）使用培訓1.對于新采購的物資設備，采購部門或相關部門應組織使用部門人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉物資設備的性能、操作方法、維護要求等。2.使用培訓應形成培訓記錄，記錄培訓時間、培訓內容、培訓人員等信息。（三）日常使用與維護1.使用部門負責物資設備的日常使用和維護，制定物資設備操作規程，要求使用人員嚴格按照操作規程進行操作。2.使用人員應定期對物資設備進行檢查、保養和維護，及時發現和解決設備故障。如遇重大故障或無法解決的問題，應及時報告部門負責人，并通知資產管理部門和維修人員進行處理。3.資產管理部門定期對物資設備的使用和維護情況進行檢查和監督，確保物資設備得到正確使用和有效維護。（四）使用情況反饋1.使用部門應定期對物資設備的使用情況進行總結和反饋，包括設備的使用效率、性能表現、存在問題等方面。2.根據使用部門的反饋，資產管理部門和相關部門及時對物資設備的管理措施進行調整和優化，提高物資設備的使用效益。五、物資設備維護跟蹤（一）維護計劃制定1.資產管理部門根據物資設備的使用情況和維護要求，制定物資設備年度維護計劃。維護計劃應明確維護內容、維護時間、維護人員等信息。2.對于重要的物資設備，應制定詳細的維護方案，確保設備的正常運行和使用壽命。（二）維護執行1.維修人員按照維護計劃對物資設備進行維護保養工作，做好維護記錄，記錄維護時間、維護內容、更換零部件等信息。2.在維護過程中，如發現物資設備存在嚴重故障或安全隱患，應及時報告部門負責人，并采取相應的措施進行處理。（三）維護費用管理1.財務部門根據維護計劃和實際發生的維護費用，做好維護費用的預算安排和核算工作。2.維護費用應嚴格按照公司財務制度進行報銷和管理，確保費用支出的合理性和合規性。（四）維護效果評估1.資產管理部門定期對物資設備的維護效果進行評估，通過設備的運行狀況、性能指標等方面進行分析和判斷。2.根據維護效果評估結果，總結維護工作中的經驗教訓，不斷改進維護工作方法和措施，提高維護質量和效率。六、物資設備盤點跟蹤（一）盤點計劃制定1.資產管理部門制定物資設備盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。2.盤點計劃應報公司領導審批后執行。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關人員對物資設備進行實地盤點。盤點人員應認真核對物資設備的數量、規格、型號、狀態等信息，確保賬實相符。2.在盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫物資設備盤點差異表，詳細記錄差異情況。（三）盤點結果處理1.資產管理部門根據盤點結果，編制物資設備盤點報告，分析盤點差異產生的原因，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的物資設備，應查明原因，按照規定進行入賬處理；對于盤虧的物資設備，應查明責任，根據公司規定進行相應的處理。（四）盤點總結1.對物資設備盤點工作進行總結，分析盤點工作中存在的問題和不足，提出改進措施和建議。2.將物資設備盤點報告和總結報告提交公司領導和相關部門，為公司物資設備管理決策提供依據。七、物資設備報廢跟蹤（一）報廢鑒定1.當物資設備出現損壞嚴重無法修復、技術性能落后、已無使用價值等情況時，使用部門應填寫物資設備報廢申請表，詳細說明報廢原因、物資設備名稱、規格、型號、購置時間、使用情況等信息，并提交至資產管理部門。2.資產管理部門組織相關技術人員對申請報廢的物資設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的物資設備，資產管理部門填寫物資設備報廢審批表，附上相關鑒定報告和證明材料，報公司領導審批。2.公司領導根據審批表和相關材料進行審批，批準后物資設備方可進行報廢處理。（三）報廢處置1.資產管理部門按照公司規定的報廢處置方式，對報廢物資設備進行處理。報廢處置方式包括出售、轉讓、報廢拆解等。2.在報廢處置過程中，應做好記錄，記錄報廢物資設備的名稱、規格、型號、數量、處置方式、處置時間、處置收入等信息。（四）賬務處理1.財務部門根據物資設備報廢審批表和處置記錄，及時進行賬務處理，核銷相關資產。2.對報廢物資設備處置收入，應按照公司財務制度進行核算和管理。八、信息化管理（一）建立物資設備管理信息系統1.公司應建立物資設備管理信息系統，實現物資設備采購、使用、維護、盤點、報廢等全過程的信息化管理。2.物資設備管理信息系統應涵蓋物資設備臺賬管理、采購管理、庫存管理、使用管理、維護管理、盤點管理、報廢管理等功能模塊，確保信息的準確、及時和共享。（二）數據錄入與維護1.資產管理部門負責物資設備管理信息系統中基礎數據的錄入和維護，確保數據的完整性和準確性。2.采購部門、使用部門等相關人員應及時將物資設備采購、使用、維護等信息錄入系統，實現數據的動態更新。（三）信息查詢與分析1.公司各部門人員可根據權限在物資設備管理信息系統中查詢物資設備的相關信息，如設備臺賬、采購記錄、使用情況、維護記錄等。2.利用物資設備管理信息系統的數據，進行數據分析和挖掘，為公司物資設備管理決策提供支持，如采購需求預測、設備使用效率分析、維護成本分析等。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門定期對物資設備跟蹤管理制度的執行情況進行監督檢查，重點檢查物資設備采購、使用、維護、盤點、報廢等環節的管理是否規范，相關記錄是否完整、準確。2.資產管理部門定期對各部門物資設備管理工作進行檢查和指導，及時發現和解決存在的問題。（二）考核評價1.建立物資設備管理工作考核評價機制，對各部門及相關人員在物資設備跟蹤管理工作中的表現進行考核評價。2.考核評價指標包括物資設備采購及時性、使用效率、維