現金訂貨現場管理制度一、總則1.目的為規范公司現金訂貨現場的管理，確保訂貨流程的順暢、高效、安全，保障公司和客戶的利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及現金訂貨的現場活動，包括但不限于訂貨會、臨時現金交易等場景。3.基本原則合法性原則：現金訂貨活動必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。安全性原則：保障現金資產的安全，防止出現現金丟失、被盜等情況。準確性原則：確保訂貨信息的準確記錄，避免因信息錯誤導致的后續問題。高效性原則：優化訂貨流程，提高訂貨效率，縮短訂貨周期。二、訂貨現場人員管理1.參與人員職責訂貨客戶：按照公司要求進行訂貨，準確提供訂貨信息，妥善保管個人財物，遵守訂貨現場秩序。公司銷售人員：負責引導客戶訂貨，解答客戶疑問，協助客戶填寫訂貨單，確保訂貨信息準確無誤；關注現金安全，監督現金交接過程；及時向上級匯報訂貨情況。財務人員：負責現金的收取、清點、保管及入賬工作；核對訂貨單與現金金額是否一致，開具收款憑證；對現金安全負責，嚴格遵守現金管理制度。現場管理人員：維護訂貨現場秩序，保障現場安全；協調各崗位之間的工作，確保訂貨流程順利進行；處理現場突發情況。2.人員培訓定期組織參與現金訂貨現場的人員進行培訓，培訓內容包括訂貨流程、現金管理規定、安全注意事項、溝通技巧等。新入職人員在參與現金訂貨現場工作前，必須接受專門的崗前培訓，經考核合格后方可上崗。3.人員行為規范所有參與人員必須穿著統一的工作服或佩戴明顯的工作標識，以便客戶識別。在訂貨現場，要使用文明用語，熱情、耐心地為客戶服務，不得與客戶發生爭吵或沖突。嚴格遵守工作紀律，不得擅自離崗、串崗，不得在現場從事與訂貨無關的事情。三、現金訂貨流程管理1.訂貨準備銷售人員提前與客戶溝通訂貨意向，確定訂貨品種、數量、價格等信息，并準備好相應的訂貨單。財務人員準備好收款所需的設備、票據等，確保收款工作順利進行。現場管理人員檢查訂貨現場的設施設備是否完好，安全通道是否暢通，營造良好的訂貨環境。2.客戶訂貨客戶到達訂貨現場后，銷售人員引導客戶到指定區域，向客戶詳細介紹產品信息和訂貨政策。客戶確認訂貨信息無誤后，填寫訂貨單，簽字確認。訂貨單應包括客戶名稱、聯系方式、訂貨品種、數量、單價、總價等內容。3.現金收款客戶填寫完訂貨單后，將現金交給財務人員。財務人員在收款時，要當面清點現金，確認金額無誤后開具收款憑證。收款憑證應包括收款日期、客戶名稱、訂貨金額、收款金額、收款人等內容，并加蓋公司財務專用章。財務人員收款后，將收款憑證的客戶聯交給客戶，作為客戶已付款的證明；記賬聯留存作為記賬依據，存根聯由財務人員妥善保管。4.訂單確認與處理銷售人員將客戶填寫的訂貨單與收款憑證進行核對，確認無誤后將訂貨信息錄入公司訂單管理系統。訂單管理系統自動生成訂單編號，并將訂單信息發送給相關部門，如采購部門、生產部門等，以便安排后續的采購、生產等工作。5.訂貨后續跟進銷售人員負責跟進訂貨訂單的執行情況，及時與客戶溝通發貨時間、物流信息等，確保客戶了解訂單進展。財務人員定期核對收款賬目，確保現金及時入賬，并與銷售部門溝通訂單收款情況，共同做好應收賬款的管理工作。四、現金管理規定1.現金收取規定財務人員必須在訂貨現場的指定區域收取現金，不得在其他非安全區域收取現金。收取現金時，要嚴格按照規定的流程進行操作，當面清點現金，確保金額準確無誤。如發現現金金額與訂貨單不一致，應及時與客戶溝通核實。對于大額現金收款（具體金額標準由公司根據實際情況確定），應提前與銀行預約，安排專人護送現金回公司或存入銀行，確保現金安全。2.現金保管規定收取的現金應及時存入公司指定的銀行賬戶，不得坐支現金。如因特殊情況需要留存少量現金備用，應將現金存放在公司專門的保險柜中，并由專人負責保管。保險柜應安裝在安全可靠的位置，具備防盜、防火、防潮等功能。保險柜鑰匙和密碼應由不同的人員分別保管，開啟保險柜時必須兩人以上在場。定期對保險柜進行檢查，確保現金保管安全。如發現現金短缺或其他異常情況，應及時報告公司領導，并進行調查處理。3.現金盤點規定財務人員應每日對收取的現金進行盤點，確保現金賬實相符。盤點結果應記錄在現金盤點表中，由盤點人員簽字確認。公司定期組織對現金進行全面盤點，盤點工作由財務部門牽頭，相關部門配合。盤點結束后，應編制現金盤點報告，對盤點結果進行分析和總結。如發現現金管理存在問題，應及時采取措施進行整改。五、訂貨現場安全管理1.安全設施配備在訂貨現場配備必要的安全設施，如滅火器、防盜報警裝置、監控攝像頭等，確保現場安全。安全設施應定期進行檢查和維護，確保其性能良好，能夠正常使用。如發現安全設施損壞或故障，應及時維修或更換。2.人員安全培訓對參與現金訂貨現場的人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。培訓內容包括火災防范、防盜知識、應急疏散等。定期組織安全演練，讓員工熟悉應急處理流程，掌握正確的逃生方法和消防器材的使用方法。如發生火災、盜竊等緊急情況，能夠迅速、有效地進行應對。3.現場安全巡查現場管理人員應加強對訂貨現場的安全巡查，及時發現和消除安全隱患。巡查內容包括人員是否遵守安全規定、設施設備是否正常運行、現場秩序是否良好等。對巡查中發現的安全問題，應及時采取措施進行處理。如無法當場解決的問題，應記錄下來，并向上級報告，跟蹤處理結果。4.應急處理措施制定現金訂貨現場應急預案，明確在發生火災、盜竊、突發事件等緊急情況下的應急處理流程和責任分工。一旦發生緊急情況，現場人員應立即按照應急預案進行處理。首先確保人員安全，及時報警，并向上級報告。同時，采取相應的措施保護公司財產和客戶利益，盡量減少損失。緊急情況處理完畢后，要及時對事件進行調查和總結，分析原因，總結經驗教訓，完善應急預案和安全管理制度。六、訂貨現場記錄與檔案管理1.訂貨記錄要求銷售人員應認真填寫訂貨記錄，確保訂貨信息準確、完整。訂貨記錄應包括客戶名稱、聯系方式、訂貨日期、訂貨品種、數量、單價、總價、收款金額、收款方式等內容。訂貨記錄應及時錄入公司訂單管理系統，并妥善保存紙質記錄。紙質記錄應按照日期順序裝訂成冊，便于查閱和存檔。2.檔案管理規定財務人員負責將與現金訂貨相關的檔案資料進行整理和歸檔，檔案資料包括訂貨單、收款憑證、現金盤點表、應急處理記錄等。檔案資料應分類存放，標注清晰，便于查找和使用。同時，要建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和審批流程。未經授權，任何人不得擅自查閱、復印或帶走檔案資料。定期對檔案資料進行清理和銷毀，按照公司檔案管理規定，對超過保存期限或已無保存價值的檔案資料進行銷毀處理。銷毀檔案資料時，應填寫檔案銷毀清單，由相關人員簽字確認，并進行監銷。七、監督與考核1.監督機制公司設立專門的監督小組，定期對現金訂貨現場進行檢查和監督。監督小組由公司領導、財務部門、審計部門等相關人員組成。監督小組檢查內容包括訂貨流程是否規范、現金管理是否嚴格、安全措施是否到位、人員行為是否合規等。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核辦法制定現金訂貨現場人員考核辦法，對參與現金訂貨現場工作的人員進行考核。考核指標包括工作業績、工作態度、安全責任落實等方面。考核結果與員工的績效獎金、晉升、評優等掛鉤。對工作表現優秀的員工給