中采購輕管理制度一、總則（一）目的為規范公司中采購輕業務流程，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保公司物資供應的及時性、準確性和質量穩定性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及中采購輕相關的所有部門和人員，包括但不限于采購部門、需求部門、財務部門、質量檢驗部門等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。2.效益原則：在保證物資質量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定，保證物資質量和交貨期，維護公司利益和形象。二、采購職責分工（一）采購部門職責1.負責制定和執行公司中采購輕的采購計劃，根據需求部門提交的采購申請，及時組織采購活動。2.收集、整理、分析市場信息，建立和維護供應商數據庫，尋找合格的供應商，進行供應商評估和選擇。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理、合法，保障公司權益。4.跟蹤采購合同的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保物資按時、按質、按量供應。5.負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作的協調和跟進，配合相關部門做好采購物資的質量檢驗和成本核算工作。（二）需求部門職責1.根據公司業務發展和實際需求，及時、準確地提交采購申請，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期等詳細信息。2.參與采購過程中的技術交流和商務談判，提供必要的技術支持和需求建議，協助采購部門確定采購方案。3.負責采購物資的驗收工作，對物資的數量、質量、規格等進行檢驗，如發現問題及時與采購部門溝通解決。4.配合采購部門進行供應商管理，反饋供應商的供貨情況和服務質量，協助采購部門對供應商進行評估和調整。（三）財務部門職責1.負責審核采購申請和采購合同，確保采購資金的合理性和合規性。2.按照公司財務制度和采購合同約定，及時辦理采購付款手續，對采購資金的使用進行監督和管理。3.參與采購成本的核算和分析工作，提供財務數據支持，協助制定合理的采購預算和成本控制措施。（四）質量檢驗部門職責1.制定采購物資的質量檢驗標準和檢驗流程，對采購物資進行質量檢驗，確保物資符合公司要求和相關標準。2.參與采購合同中質量條款的制定和審核，對采購物資的質量問題提出處理意見，協助采購部門與供應商協商解決質量糾紛。3.定期對采購物資的質量情況進行統計和分析，向相關部門反饋質量信息，為采購決策提供參考依據。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據公司業務發展和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購部門，采購部門對申請內容進行審核，審核通過后進入采購流程；如申請內容不完整或不符合要求，采購部門應及時與需求部門溝通，要求其補充或修改申請。（二）采購計劃制定1.采購部門根據審核通過的采購申請，結合公司庫存情況、生產計劃、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據，采購部門應嚴格按照計劃組織實施采購。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。收集供應商的相關信息，包括企業資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本要求的供應商名單。向供應商發放《供應商調查表》，要求其填寫企業基本情況、產品信息、生產工藝、質量控制、售后服務等內容，并提供相關證明材料。3.采購部門會同質量檢驗部門、需求部門等相關人員，對供應商進行實地考察和評估。考察內容包括企業生產經營狀況、生產設備、質量管理體系、人員素質等方面。根據考察結果，對供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單。4.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史、供貨情況等內容。定期對供應商進行動態評估和管理，根據供應商的表現調整其等級和合作策略。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握供應商的成本和利潤空間，爭取有利的采購條件。2.根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同條款應符合法律法規和公司規定，確保公司權益得到有效保障。3.采購合同經采購部門負責人審核后，報公司法務部門進行法律審查。法務部門對合同條款的合法性、合規性進行審查，提出修改意見。采購部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善，確保合同無法律風險。4.采購合同經公司分管領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。簽訂后的采購合同原件由采購部門負責保管，同時將合同副本分發給需求部門、財務部門、質量檢驗部門等相關部門，以便各部門按照合同約定履行職責。（五）采購執行與跟蹤1.采購部門根據采購合同約定，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單應加蓋公司公章或合同專用章，并及時發送給供應商。2.采購部門跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解物資生產進度、發貨情況等信息。如發現供應商存在交貨延遲、質量問題等情況，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施確保公司生產經營不受影響。3.在物資交貨前，采購部門通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。需求部門應安排專人負責驗收物資的數量、規格等，質量檢驗部門按照質量檢驗標準對物資的質量進行檢驗。（六）驗收與入庫1.物資到貨后，需求部門和質量檢驗部門按照驗收流程進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等方面。如驗收合格，驗收人員在《驗收單》上簽字確認；如發現問題，應及時填寫《不合格品報告》，詳細說明問題情況，并通知采購部門與供應商協商解決。2.采購部門根據驗收結果辦理入庫手續。對于驗收合格的物資，倉庫管理人員按照物資類別、規格、型號等進行分類存放，并在庫存系統中錄入入庫信息。對于不合格物資，采購部門應及時與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜，確保公司利益不受損失。（七）付款1.采購物資驗收合格且入庫后，采購部門根據采購合同約定，填寫《付款申請單》，注明采購合同編號、物資名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上驗收單、發票等相關憑證。2.《付款申請單》經采購部門負責人審核后，報財務部門審核。財務部門對付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。3.公司分管領導審批通過后，財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，及時辦理付款手續。付款方式包括支票、匯票、電匯、網上銀行支付等，具體付款方式根據公司實際情況和與供應商的約定確定。四、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注市場動態，及時了解物資價格波動、供應短缺等市場信息。通過建立市場價格監測機制，定期收集、分析市場價格數據，為采購決策提供參考依據。2.與主要供應商建立長期穩定的合作關系，簽訂框架協議或年度采購合同，約定價格調整機制和供應保障條款。同時，開拓多種采購渠道，分散采購風險，避免過度依賴單一供應商。（二）供應商風險1.加強供應商管理，定期對供應商進行評估和審核，確保供應商的資質、信譽、生產能力等符合公司要求。建立供應商淘汰機制，對于出現質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等嚴重問題的供應商，及時予以淘汰。2.在采購合同中明確供應商的違約責任和賠償條款，如因供應商原因導致公司遭受損失的，供應商應承擔相應的賠償責任。同時，要求供應商提供履約保證金或銀行保函，以降低供應商違約風險。（三）質量風險1.嚴格執行采購物資的質量檢驗標準和檢驗流程，加強對采購物資的質量檢驗。在采購合同中明確質量驗收條款，約定質量異議期限和處理方式。對于重要物資或關鍵零部件，可要求供應商提供樣品進行檢測，合格后再進行批量采購。2.與質量檢驗部門密切配合，加強對采購物資質量問題的跟蹤和處理。對于出現質量問題的物資，及時與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。同時，對質量問題進行分析總結，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發生。（四）合同風險1.加強采購合同管理，嚴格按照合同審批流程進行合同起草、審核、簽訂等工作。確保合同條款明確、合理、合法，避免合同漏洞和法律風險。2.定期對采購合同的執行情況進行檢查和評估，及時發現合同履行過程中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。如發現供應商存在違約行為，應及時按照合同約定追究其違約責任，維護公司合法權益。五、監督與考核（一）監督機制1.公司內部設立采購監督小組，成員包括采購部門、財務部門、審計部門等相關人員。采購監督小組負責對采購活動進行全程監督，確保采購過程合法合規、公平公正。2.采購監督小組定期對采購項目進行檢查，重點檢查采購計劃執行情況、供應商選擇與評估情況、采購合同簽訂與履行情況、采購物資驗收與付款情況等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.鼓勵公司員工對采購活動中的違規行為進行舉報，對于經查實的違規行為，按照公司相關規定嚴肅處理，并對舉報人給予適當獎勵。（二）考核制度1.建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業績、工作能力、工作態度等方面進行綜合考核。考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制情況、采購物資質量情況、供應商管理情況、合同執行情況等。2.采購人員績效考核結果與薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于績效考核優秀的采購人員，給予相應的獎勵和晉升機會；對于績效考核不達標或存在違規行為的采購人員，進行相應的處罰