臨床合同管理制度一、總則1.目的為加強公司臨床合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與醫(yī)療機構、醫(yī)療科研機構、醫(yī)藥企業(yè)等簽訂的各類臨床合同，包括但不限于臨床試驗合作合同、臨床研究項目委托合同、醫(yī)療技術服務合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權益。誠實守信原則：雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。風險防控原則：加強合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂管理1.合同立項業(yè)務部門根據公司業(yè)務發(fā)展需要，提出臨床合同立項申請，填寫《臨床合同立項申請表》，詳細說明合同項目名稱、合作方、合作內容、預期目標、預算金額等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律合規(guī)性審查。法務部門對合同立項申請進行審查，重點審查合同內容是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風險等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通并提出修改意見。2.合同起草經法務部門審查通過的合同立項申請，由業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免歧義。對于專業(yè)性較強的術語，應進行明確解釋。業(yè)務部門起草合同文本后，應提交至法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性等，對存在的問題提出修改建議。3.合同談判根據合同文本審核意見，業(yè)務部門與合作方進行合同談判。談判過程中，應明確雙方的權利義務，爭取有利的合同條款。對于重大合同或涉及復雜法律問題的合同，法務部門應參與談判過程，提供法律支持和風險提示。談判達成一致意見后，雙方應形成談判紀要，明確談判的主要內容和結果。4.合同審批合同文本經談判確定后，業(yè)務部門應填寫《臨床合同審批表》，附上合同文本、談判紀要等相關材料，提交至各級審批部門進行審批。審批流程一般包括業(yè)務部門負責人審核、法務部門審核、財務部門審核、分管領導審批、總經理審批等環(huán)節(jié)。各級審批部門應根據職責權限對合同進行嚴格審查，提出審批意見。審批通過的合同，由總經理或其授權人簽字蓋章；審批不通過的合同，業(yè)務部門應根據審批意見進行修改完善后重新提交審批。5.合同簽訂合同經審批通過后，由業(yè)務部門負責與合作方簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的文本一致，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件交至法務部門存檔，并將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門履行合同職責。三、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，業(yè)務部門應組織相關人員進行合同交底，向參與合同履行的人員詳細介紹合同的主要內容、雙方的權利義務、履行要求、注意事項等。合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。2.履行跟蹤業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于合同履行過程中的重大事項或變更，業(yè)務部門應及時向公司領導匯報，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。3.文件管理在合同履行過程中，業(yè)務部門應負責收集、整理與合同履行相關的文件資料，包括但不限于合同執(zhí)行情況報告、往來函件、會議紀要、驗收報告等。文件資料應妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便日后查閱和追溯。4.付款管理財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，財務部門應審核相關業(yè)務部門提交的付款申請及supportingdocuments，確保付款依據充分、手續(xù)齊全。對于合同履行過程中的預付款、進度款、尾款等，財務部門應嚴格按照合同約定進行支付，并做好付款記錄。如因特殊情況需要調整付款金額或付款時間，業(yè)務部門應與合作方協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議，報公司領導審批后，由財務部門執(zhí)行。四、合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，業(yè)務部門應填寫《臨床合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律合規(guī)性審查。2.變更審批法務部門對合同變更申請進行審查，重點審查變更內容是否符合法律法規(guī)要求，是否會對公司利益造成不利影響等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通并提出修改意見。經法務部門審查通過的合同變更申請，按照合同審批流程進行審批。審批通過后，雙方應簽訂合同變更協(xié)議。3.變更執(zhí)行合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應按照變更協(xié)議的要求組織實施變更，并及時通知相關部門和人員。財務部門應根據合同變更協(xié)議調整付款計劃和金額。五、合同終止管理1.終止條件合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，合同終止。因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行的，合同終止。一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同的，合同終止。2.終止申請符合合同終止條件的，業(yè)務部門應填寫《臨床合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律合規(guī)性審查。3.終止審批法務部門對合同終止申請進行審查，重點審查合同終止的原因是否合法合規(guī)，是否存在潛在法律風險等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通并提出處理意見。經法務部門審查通過的合同終止申請，按照合同審批流程進行審批。審批通過后，雙方應簽訂合同終止協(xié)議。4.終止清算合同終止后，業(yè)務部門應組織相關人員對合同履行情況進行清算，包括但不限于款項收付、工作成果交付、資料交接等。清算完畢后，業(yè)務部門應提交《臨床合同終止清算報告》，報公司領導審批。財務部門根據合同終止清算報告辦理相關財務手續(xù)，結清雙方的債權債務。六、合同風險管理1.風險識別法務部門應定期對公司臨床合同進行風險排查，識別合同簽訂、履行、變更、終止等過程中可能存在的風險，如法律風險、信用風險、市場風險等。業(yè)務部門在合同管理過程中，如發(fā)現(xiàn)潛在風險，應及時向法務部門報告。2.風險評估法務部門對識別出的合同風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。3.風險應對對于高風險合同，法務部門應加強審查和監(jiān)控，必要時參與合同談判和履行過程，提供全程法律支持。對于中風險合同，業(yè)務部門應加強管理，密切關注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。對于低風險合同，可適當簡化管理流程，但仍需確保合同管理的規(guī)范性。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關資料交至法務部門存檔。合同履行過程中產生的各類文件資料，業(yè)務部門應定期整理后交至法務部門存檔。法務部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理法務部門對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號，建立檔案目錄。合同檔案應包括合同文本、審批表、談判紀要、變更協(xié)議、終止協(xié)議、履行記錄、往來函件等相關資料。3.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案安全。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。對于重要合同檔案，應進行長期保管。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫《臨床合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到法務部門查閱。法務部門應建立檔案查閱登記制度，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、拍照或帶出檔案室。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內部審計部門應定期對臨床合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，以及合同檔案管理情況。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價人力資源部門應將合同管理工作納入員工績效考核體系，對業(yè)務