臨時會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司臨時會議的組織與管理，提高會議效率，確保信息及時準確傳達，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各層級之間因工作需要召開的臨時會議。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞明確的主題展開，注重解決實際問題，避免形式主義，提高會議效率。2.精簡節約原則：嚴格控制會議規模和時間，減少不必要的參會人員和會議環節，節約會議成本。3.信息暢通原則：確保會議信息能夠準確、及時地傳達給相關人員，避免信息不暢導致工作延誤。二、會議分類（一）工作協調會1.定義：為解決工作中出現的跨部門或部門內部的協調問題而召開的會議。2.參會人員：涉及相關工作的部門負責人及具體工作人員。3.會議內容：針對工作中的矛盾、分歧或需要協同推進的事項進行溝通、協商，明確責任人和時間節點，制定解決方案。（二）專項工作會1.定義：針對公司特定的專項工作，如項目推進、重要活動籌備等召開的會議。2.參會人員：專項工作涉及的相關部門負責人、項目負責人及關鍵崗位人員。3.會議內容：匯報專項工作進展情況，分析存在的問題，研究解決方案，部署下一階段工作任務。（三）緊急問題處理會1.定義：在遇到突發緊急情況或重大問題時，為迅速做出決策、采取措施而召開的會議。2.參會人員：公司高層領導、相關部門負責人及專業技術人員。3.會議內容：對緊急問題進行快速評估，制定應對策略，明確責任分工，確保問題得到及時妥善解決。三、會議組織與安排（一）會議發起1.發起部門：各部門根據工作需要可發起臨時會議。2.發起流程：發起部門填寫《臨時會議申請表》（見附件1），詳細說明會議主題、參會人員、會議時間、會議地點、會議議程等信息，經部門負責人審核后提交至行政部。（二）會議審核1.審核部門：行政部收到《臨時會議申請表》后，對會議的必要性、時間安排、參會人員范圍等進行審核。2.審核要點：會議主題是否明確，是否與公司整體戰略和業務目標相符。參會人員是否必要，是否涵蓋了所有相關部門和關鍵崗位。會議時間是否合理，是否避免了與其他重要會議或工作沖突。會議地點是否合適，是否能夠滿足會議需求。3.審核結果反饋：行政部在收到申請表后的[X]個工作日內完成審核，并將審核結果反饋給發起部門。如審核通過，行政部負責協調會議相關事宜；如審核不通過，行政部應說明原因，由發起部門重新調整申請表后提交審核。（三）會議通知1.通知方式：行政部根據審核通過的《臨時會議申請表》，通過郵件、內部通訊工具等方式向參會人員發送會議通知。2.通知內容：會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員名單等信息，并提醒參會人員提前做好準備。3.通知時間：會議通知應至少提前[X]個小時發送給參會人員，緊急會議除外。（四）會議準備1.會議資料準備：發起部門負責準備與會議主題相關的資料，如匯報材料、數據報表、方案草案等，并在會議前[X]分鐘提交給行政部。行政部負責將資料整理成冊，在會議開始前發放給參會人員。2.會議場地布置：行政部根據會議規模和需求，提前安排好會議場地，確保會議設備正常運行，如投影儀、音響、麥克風等。同時，準備好會議所需的文具、茶水等物品。3.會議簽到：行政部在會議開始前[X]分鐘安排專人負責會議簽到，記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息。四、會議流程（一）會議開場1.主持人開場：會議主持人介紹會議主題、目的、議程安排以及參會人員。2.宣布會議紀律：主持人強調會議紀律，要求參會人員關閉手機或調至靜音狀態，認真傾聽，積極發言，不得隨意打斷他人講話，不得在會議期間從事與會議無關的事情。（二）匯報與討論1.工作匯報：按照會議議程，相關人員依次進行工作匯報，匯報內容應簡潔明了、重點突出，數據準確可靠。2.討論交流：參會人員圍繞匯報內容展開討論，發表意見和建議，分析問題，尋求解決方案。討論過程中應充分尊重他人意見，避免爭吵和人身攻擊。3.主持人引導：主持人負責引導會議討論方向，確保討論圍繞會議主題進行，避免偏離主題或出現冷場情況。對于討論中出現的爭議問題，主持人應及時協調，組織相關人員進行深入分析，必要時可請相關領導進行決策。（三）決策與部署1.形成決議：經過充分討論后，會議應形成明確的決議，決議內容應包括工作任務、責任人、時間節點、工作標準等。2.任務部署：根據決議，明確各項工作任務的具體負責人，并對工作進行詳細部署，確保責任人清楚了解工作要求和目標。3.記錄決議：行政部安排專人負責會議記錄，記錄會議討論內容、形成的決議以及工作部署情況等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理成會議紀要（見附件2），經主持人審核后發送給參會人員，并抄送至相關部門存檔。（四）會議結束1.總結發言：主持人對會議進行總結，再次強調會議重點和決議內容，要求參會人員認真落實會議精神。2.宣布會議結束：主持人宣布會議結束，參會人員有序離場。五、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參會，需提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應認真傾聽會議內容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、打瞌睡等。3.參會人員應尊重他人發言，不得隨意打斷或貶低他人觀點，如有不同意見，應在他人發言結束后禮貌地表達。4.參會人員應嚴格遵守會議決議，按照分工認真落實工作任務，及時反饋工作進展情況。（二）會議主持人職責1.會議主持人應提前熟悉會議主題和議程，做好會議準備工作。2.會議主持人應引導會議順利進行，控制會議節奏和時間，確保會議在規定時間內完成預定議程。3.會議主持人應公正、客觀地對待參會人員的發言，鼓勵大家充分發表意見，避免出現一言堂現象。4.會議主持人應及時協調解決會議中出現的爭議問題，確保會議能夠達成共識，形成明確的決議。（三）會議記錄人員職責1.會議記錄人員應提前到達會議現場，準備好會議記錄所需的文具和設備。2.會議記錄人員應認真記錄會議討論內容、形成的決議以及工作部署情況等，確保記錄準確、完整。3.會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在會后[X]個工作日內發送給參會人員，并抄送至相關部門存檔。4.會議記錄人員應妥善保管會議記錄和會議紀要等資料，以備查閱。六、會議跟進與反饋（一）決議執行跟蹤1.責任人匯報：各項工作任務的責任人應按照會議決議的時間節點，定期向會議主持人或相關領導匯報工作進展情況。2.監督檢查：行政部負責對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，及時發現問題并督促責任人整改。3.協調解決問題：對于執行過程中出現的困難和問題，責任人應及時向相關部門或領導反饋，由公司協調各方力量共同解決。（二）會議效果評估1.評估周期：定期對臨時會議的效果進行評估，評估周期為[X]個月。2.評估方式：通過問卷調查、面談等方式收集參會人員對會議組織、內容、效果等方面的意見和建議。3.評估內容：會議主題是否明確，是否達到了預期目的。會議議程安排是否合理，時間把控是否得當。參會人員參與度如何，討論是否充分。會議決議是否得到有效執行，工作是否取得實際成效。4.結果反饋與改進：根據評估結果，總結經驗教訓，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善臨時會議管理制度。七、附則（一）解釋權本制度由公司行政部負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據公司實際情況和管理需要適時進行修訂和完善。修訂后的制度將及時發布并通知各部門執行。[公司名稱][發布日期]附件1：臨時會議申請表|申請部門|[部門名稱]|||||會議主題|[具體主題]||會議時間|[開始時間][結束時間]||會議地點|[詳細地點]||參會人員|[參會人員名單]||會議議程|1.[議程1內容]<br>2.[議程2內容]<br>……||申請原因|[詳細說明召開會議的原因和目的]||部門負責人意見|[簽字][日期]|附件2：會議紀要|會議主題|[具體主題]|||||會議時間|[開始時間][結束時間]||會議地點|[詳細地點]||參會人員|[參會人員名單]||會議內容摘要|1.[匯報內容1