臨汾檔案管理制度一、總則（一）目的為加強臨汾公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于臨汾公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、時間、內容和形式等進行分類，便于保管和利用。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保檔案信息的安全與保密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、統計等日常管理工作。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織銷毀。5.負責檔案信息化建設，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理效率和利用水平。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，開展檔案業務培訓。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業務指導。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類會議文件、記錄、紀要等。3.公司制定的各項規章制度、辦法、規定等。4.公司的工作計劃、總結、報告等。5.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。6.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。7.公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等材料。8.公司的項目檔案，包括項目立項、可行性研究報告、設計方案、施工圖紙、驗收報告等。9.公司的產品檔案，包括產品研發、生產、銷售等過程中形成的文件材料。10.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。11.公司員工的培訓資料、學習心得等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、準確收集。2.檔案材料應真實、完整、清晰，不得涂改、偽造。3.收集的檔案材料應按照一定的分類標準進行整理，便于歸檔。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的項目檔案，在項目結束后三個月內歸檔。3.人事檔案應在員工離職后一個月內歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集的檔案材料進行初步整理，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案材料移交綜合管理部，綜合管理部檔案管理人員進行審核、分類、編號、裝訂等工作。3.經審核合格的檔案材料，按照檔案管理制度的要求進行上架保管，并錄入電子檔案數據庫。四、檔案的分類與編號（一）分類方法公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、項目管理類、產品管理類、企業文化類等七大類。1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、總結、報告、規章制度、證照等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等。3.財務管理類：包括財務報表、審計報告、稅務資料、預算、決算等。4.業務管理類：包括市場調研、銷售合同、客戶資料、采購合同、供應商資料等。5.項目管理類：包括項目立項、可行性研究報告、設計方案、施工圖紙、驗收報告等。6.產品管理類：包括產品研發、生產、銷售等過程中形成的文件材料。7.企業文化類：包括公司宣傳資料、廣告策劃、活動方案、員工文化活動記錄等。（二）編號規則檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年。2.類別代碼：按照上述分類方法，分別用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG001”。五、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等，如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理人員同意，并登記備案。4.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱檔案時，應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。4.借閱人員應按時歸還檔案，如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時報告綜合管理部，并承擔相應的賠償責任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應持有單位介紹信，經公司分管領導批準后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱。2.外部單位查閱或借閱檔案的范圍和方式，應嚴格按照國家有關法律法規和公司規定執行，不得泄露公司機密。3.外部單位查閱或借閱檔案后，應及時歸還，并辦理歸還手續。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員，負責對公司檔案進行定期鑒定。（二）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性和系統性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查，逐卷逐件地審查檔案的內容和保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。3.《檔案銷毀申請表》經公司分管領導批準后，由綜合管理部負責組織銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監督，并做好記錄。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案數據庫綜合管理部應建立公司電子檔案數據庫，將紙質檔案進行數字化處理，錄入電子檔案數據庫，實現檔案信息的電子化管理。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門應按照檔案管理制度的要求，及時將電子檔案移交綜合管理部。2.綜合管理部對接收的電子檔案進行整理、分類、編號等工作，確保電子檔案的規范性和完整性。（三）電子檔案的保管與利用