事項痕跡管理制度一、總則（一）目的為規范公司各類事項的管理，確保事項執行過程可追溯、結果可核查，提高工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的各類業務事項、管理事項等。（三）基本原則1.真實性原則：事項痕跡記錄應真實、準確反映事項的實際發生情況。2.完整性原則：涵蓋事項從發起至結束的各個環節，確保不留遺漏。3.及時性原則：事項發生后應及時進行痕跡記錄，不得拖延。4.可追溯性原則：能夠通過痕跡記錄清晰了解事項的來龍去脈及相關責任。二、事項痕跡記錄的內容與方式（一）內容1.基本信息：事項名稱、發起部門、發起人、發起時間、涉及人員等。2.過程記錄：事項執行過程中的關鍵步驟、決策依據、溝通情況、問題及解決措施等。3.結果記錄：事項最終達成的目標、成果、交付物等。4.相關附件：如文件、報告、合同、會議紀要、審批單等支持性材料。（二）方式1.紙質記錄：對于一些重要的紙質文件、單據等，應妥善保存，作為事項痕跡的一部分。2.電子記錄：利用公司的辦公系統、文檔管理系統等進行電子文檔的記錄與存儲。包括但不限于以下幾種：流程表單：在辦公系統中設計專門的事項流程表單，員工按流程填寫各項信息，系統自動記錄流轉過程。文檔上傳：將相關附件上傳至系統指定文件夾，并在流程中關聯。日志記錄：員工可通過工作日志、項目進度跟蹤表等形式記錄事項進展情況。三、事項分類及痕跡管理要求（一）業務事項1.銷售業務客戶拜訪：拜訪前需填寫拜訪計劃，記錄拜訪目的、時間、地點、拜訪對象等信息；拜訪過程中詳細記錄溝通內容、客戶反饋、需求挖掘等；拜訪結束后及時撰寫拜訪總結，提出跟進建議。相關資料如名片、會議紀要等作為附件留存。合同簽訂：合同文本、審批流程記錄、合同變更記錄等均需完整保存。合同簽訂前的洽談記錄、往來郵件等也應作為痕跡資料。訂單執行：記錄訂單下達、生產安排、發貨、物流跟蹤、客戶簽收等環節的詳細信息，確保訂單按時、準確交付。2.采購業務采購申請：注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、預算、申請原因等。供應商選擇：記錄供應商調研、篩選、評估過程，包括供應商資質、報價、交貨期、售后服務等方面的比較情況。采購合同：同銷售業務合同管理要求，同時要記錄采購合同的執行情況，如到貨驗收、付款記錄等。3.生產業務生產計劃：明確產品型號、數量、生產時間、生產車間、責任人等信息。生產過程記錄：包括原材料投入、生產工藝執行、設備運行狀況、質量檢測數據、生產異常處理等。成品入庫：記錄成品數量、質量檢驗結果、入庫時間等。（二）管理事項1.會議管理會議通知：發送時間、參會人員、會議主題、時間、地點等信息。會議紀要：詳細記錄會議討論內容、決策事項、責任人及完成時間等。會議決議執行情況跟蹤：定期檢查決議事項的落實進度，記錄執行過程中的問題及解決情況。2.文件管理文件起草：記錄起草人、起草時間、文件主題、目的、主要內容等。文件審批：審批流程記錄，包括審批人意見、審批時間等。文件發放與傳閱：發放范圍、簽收記錄、傳閱路徑及時間等。文件歸檔：歸檔時間、歸檔位置等信息，確保文件可快速查詢。3.人事管理員工招聘：招聘需求申請表、招聘渠道選擇、面試記錄（包括面試問題、面試評價、面試成績等）、錄用審批等全過程記錄。培訓管理：培訓計劃、培訓課程內容、培訓簽到表、培訓考核記錄等。績效考核：考核指標設定、考核過程記錄、考核結果匯總及反饋情況等。員工異動：入職、離職、調崗、晉升等手續辦理記錄，包括審批文件、交接清單等。四、事項痕跡的存儲與保管（一）存儲1.紙質痕跡資料應按照檔案管理要求進行分類存放，建立紙質檔案庫。檔案庫應具備防火、防潮、防蟲等條件。2.電子痕跡資料應存儲在公司的服務器或存儲設備上，并做好數據備份。備份頻率根據數據重要性確定，重要數據應每日備份，一般數據可每周或每月備份。同時，要制定數據恢復計劃，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。（二）保管1.設立專門的檔案管理人員，負責事項痕跡資料的日常保管工作。檔案管理人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉公司的業務流程和資料分類。2.建立檔案借閱制度，明確借閱流程、借閱期限、借閱范圍等。因工作需要借閱事項痕跡資料的，需填寫借閱申請表，經部門負責人及相關領導審批后，方可借閱。借閱人應妥善保管所借資料，按時歸還，不得擅自轉借、涂改、損壞資料。3.定期對事項痕跡資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。清查盤點內容包括資料的數量、存儲位置、保管狀況等。對于發現的問題，應及時采取措施進行處理。五、事項痕跡的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱事項痕跡資料的，需按照公司規定的審批流程進行申請。一般情況下，員工可查閱與其工作相關的事項痕跡資料。2.涉及公司機密或敏感信息的事項痕跡資料，查閱權限應嚴格控制，僅限經授權的人員查閱。（二）查閱流程1.申請人填寫《事項痕跡資料查閱申請表》，注明查閱事項、查閱目的、查閱資料范圍等內容。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人根據申請內容判斷是否符合查閱條件，并簽署審核意見。3.若申請涉及跨部門或重要事項，需經相關領導審批。審批通過后，申請人方可到檔案管理人員處查閱資料。4.檔案管理人員應根據審批后的申請表，為申請人提供相應的事項痕跡資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱資料內容等。（三）使用規范1.查閱人只能在檔案管理人員指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出指定區域。如需復印或摘錄相關資料，需另行申請，并按照公司規定的復印、摘錄流程辦理。2.查閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露所查閱資料中的機密信息。如因工作需要對外提供資料，需按照公司的保密管理規定進行審批，并采取必要的保密措施。3.查閱結束后，查閱人應及時將查閱的事項痕跡資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應對資料進行檢查，確保資料完整無損。六、事項痕跡的追溯與審計（一）追溯1.在需要對事項進行追溯時，相關人員應根據事項痕跡記錄，按照時間順序和業務流程，全面、準確地還原事項的發生過程。2.通過查閱紙質記錄、電子文檔、系統日志等多種方式，核實事項執行過程中的各項關鍵信息，如決策依據、溝通情況、問題解決措施等。3.涉及多部門協作的事項，應加強部門之間的溝通與協調，確保追溯信息的一致性和完整性。（二）審計1.公司內部審計部門定期對事項痕跡管理情況進行審計，檢查事項痕跡記錄是否真實、完整、及時，存儲與保管是否合規，查閱與使用是否符合規定等。2.在審計過程中，審計人員可通過抽樣檢查、實地走訪、數據分析等方法獲取審計證據。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.事項痕跡管理審計結果將作為公司內部管理評價的重要依據，與部門和員工的績效考核掛鉤。對于違反事項痕跡管理制度的行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。七、監督與考核（一）監督1.公司設立事項痕跡管理監督小組，成員由各部門代表組成。監督小組負責對公司事項痕跡管理工作進行日常監督檢查。2.監督小組定期對各部門事項痕跡管理情況進行抽查，檢查內容包括痕跡記錄的質量、存儲保管情況、查閱使用規范執行情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時向責任部門反饋，并跟蹤整改情況。責任部門應在規定時間內完成整改，并將整改結果報告監督小組。（二）考核1.將事項痕跡管理工作納入公司績效考核體系，對部門和員工進行考核。考核指標包括痕跡記錄的完整性、準確性、及時性，存儲保管的規范性，查閱使用的合規性等。2.部門考核得分與部門績效獎金掛鉤，員工考核得分與個人績效獎金、晉升、評優等掛鉤。對于在事項痕跡管理工作中表現優秀的部門和員工，給予相應的獎勵；對于未達到考核要求的部門和員工，進行相應的懲罰。3.每年對事項痕跡