產品編碼管理制度一、總則（一）目的為了加強公司產品編碼的管理，確保產品編碼的唯一性、準確性和規范性，提高公司產品信息管理的效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有產品的編碼管理，包括但不限于研發、生產、銷售、庫存等環節涉及的產品。（三）基本原則1.唯一性原則：每個產品都應有唯一的編碼，以確保產品在公司內部及供應鏈中的準確識別。2.準確性原則：編碼應準確反映產品的特征、規格、型號等信息，避免錯誤和混淆。3.規范性原則：編碼應遵循統一的規則和格式，便于管理和使用。4.穩定性原則：編碼一旦確定，應保持相對穩定，避免頻繁變更。二、編碼規則（一）編碼結構產品編碼采用[X]位數字或字母組合的結構，具體如下：1.前[X]位：代表產品所屬的產品線或類別。2.中間[X]位：表示產品的規格、型號等詳細信息。3.后[X]位：為校驗位或其他預留位。（二）編碼示例以[產品名稱]為例，其編碼為[具體編碼]，其中：1.前[X]位“[產品線代碼]”表示該產品屬于[產品線名稱]。2.中間[X]位“[規格型號代碼]”詳細描述了產品的規格和型號。3.后[X]位“[校驗位]”用于驗證編碼的準確性。（三）編碼說明1.產品線代碼：根據公司產品的分類體系，為每個產品線分配唯一的代碼。產品線代碼應簡潔明了，易于記憶和識別。2.規格型號代碼：按照產品的規格、型號、尺寸、性能等特征，制定相應的代碼規則。規格型號代碼應能夠準確反映產品的具體信息，以便區分不同的產品變體。3.校驗位：采用[校驗算法名稱]計算得出，用于驗證編碼的準確性。在錄入或使用產品編碼時，系統應自動驗證校驗位是否正確。三、編碼申請與審批（一）編碼申請流程1.新產品研發或引進時，由項目負責人填寫《產品編碼申請表》，詳細說明產品的基本信息、所屬產品線、規格型號等。2.將《產品編碼申請表》提交至產品編碼管理部門（以下簡稱“編碼部門”）。（二）編碼審批流程1.編碼部門收到《產品編碼申請表》后，對申請信息進行審核。審核內容包括產品信息的完整性、準確性、編碼規則的符合性等。2.如申請信息審核通過，編碼部門根據編碼規則為產品生成編碼，并在《產品編碼申請表》上填寫編碼信息。3.將填寫好編碼信息的《產品編碼申請表》提交至相關部門負責人進行審批。審批部門應根據產品的業務需求、市場定位等因素，對編碼申請進行綜合評估。4.經審批通過的《產品編碼申請表》由編碼部門存檔，并將產品編碼正式發布至公司內部系統。（三）特殊情況處理1.對于緊急情況下需要立即使用編碼的產品，可由項目負責人提出申請，經編碼部門負責人同意后，先分配臨時編碼，并在后續流程中補齊正式審批手續。2.若產品的編碼申請不符合編碼規則或其他相關規定，編碼部門應及時通知申請部門進行修改，并說明原因。申請部門應在規定時間內重新提交申請。四、編碼使用與維護（一）編碼使用規范1.公司各部門在涉及產品信息管理的業務操作中，必須使用統一的產品編碼。包括但不限于產品研發文檔、生產工單、銷售訂單、庫存記錄等。2.在錄入產品編碼時，應確保編碼的準確性和完整性，不得隨意修改或刪除編碼信息。如發現編碼錯誤或需要變更編碼，應按照編碼變更流程進行操作。3.對于產品的不同版本、批次等變體，應在編碼中體現相應的標識或版本號，以便區分和管理。（二）編碼維護流程1.當產品的規格、型號、名稱等信息發生變更時，由相關部門填寫《產品編碼變更申請表》，詳細說明變更的原因和內容。2.將《產品編碼變更申請表》提交至編碼部門。3.編碼部門收到申請后，對變更信息進行審核。審核通過后，根據編碼規則為產品生成新的編碼，并在系統中進行更新。4.通知相關部門使用新的產品編碼，并確保所有涉及該產品的業務系統和文檔都進行相應的更新。（三）編碼清理與停用1.對于已停產、淘汰或不再使用的產品，相關部門應及時通知編碼部門進行編碼清理。2.編碼部門在確認產品不再使用后，將該產品編碼從系統中停用，并進行記錄。停用的編碼應妥善保存，以備后續查詢和審計。3.對于因編碼規則調整等原因導致部分編碼不再適用的情況，編碼部門應制定相應的轉換方案，確保相關業務數據的準確性和連續性。五、編碼管理職責（一）編碼部門職責1.負責制定和完善公司產品編碼管理制度及編碼規則。2.受理產品編碼申請，進行編碼的生成、審核和分配。3.對產品編碼的使用情況進行監督和檢查，及時處理編碼使用過程中出現的問題。4.負責產品編碼的維護和更新，包括編碼變更、清理與停用等工作。5.定期對產品編碼數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。（二）其他部門職責1.各部門應按照本制度的要求，正確使用產品編碼，并配合編碼部門做好編碼管理工作。2.在新產品研發、引進、生產、銷售等業務活動中，及時向編碼部門提交產品編碼申請或變更申請。3.負責本部門涉及產品編碼相關業務數據的準確性和完整性，發現編碼問題及時反饋給編碼部門。六、編碼安全與保密（一）安全措施1.公司應采取必要的技術手段和管理措施，確保產品編碼數據的安全。包括但不限于數據備份、訪問控制、防火墻設置等。2.對涉及產品編碼管理的系統和數據，應定期進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。3.限制對產品編碼數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能進行編碼的申請、查詢、修改等操作。（二）保密要求1.產品編碼屬于公司的重要信息資產，所有接觸和使用產品編碼的人員都應嚴格遵守公司的保密制度。2.不得將產品編碼信息泄露給外部人員或未經授權的內部人員。3.在工作中如需使用產品編碼信息，應妥善保管相關資料，防止信息丟失或被盜用。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.編碼部門應制定產品編碼管理制度的培訓計劃，定期組織相關人員進行培訓。培訓對象包括公司各部門的管理人員、業務操作人員等。2.培訓內容應包括編碼規則、申請流程、使用規范、維護流程等方面的知識和技能。3.通過培訓，使相關人員熟悉產品編碼管理制度，掌握正確的編碼使用方法，提高編碼管理的工作效率和質量。（二）宣傳推廣1.利用公司內部的宣傳渠道，如內部網站、宣傳欄、郵件等，對產品編碼管理制度進行宣傳推廣。2.向員工介紹產品編碼管理的重要性和意義，鼓勵員工積極參與編碼管理工作，遵守編碼使用規范。3.及時解答員工在產品編碼使用過程中遇到的問題，確保員工對編碼管理制度的理解和執行。八、監督與考核（一）監督檢查1.編碼部門應定期對公司各部門的產品編碼使用情況進行監督檢查。檢查內容包括編碼的準確性、完整性、規范性等方面。2.對于發現的編碼問題，應及時通知相關部門進行整改，并跟蹤整改情況。3.建立編碼使用情況的統計報表制度，定期對編碼使用數據進行分析和總結，為編碼管理工作的持續改進提供依據。（二）考核機制1.將產品編碼管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關人員的編碼管理工作進行考核。2.考核指標包括編碼申請的及時性、準確性，編碼使用的規范性，編碼維護的有效性等方面。3.