會務場地管理制度一、總則（一）目的為規范公司會務場地的使用與管理，確保會務活動的順利進行，提高場地使用效率，保障場地設施的正常運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有會務場地的使用、維護及相關管理活動。（三）基本原則1.統一管理原則：會務場地由公司行政部門統一規劃、調配和管理。2.合理使用原則：各部門應根據實際需求，合理申請使用會務場地，避免資源浪費。3.安全第一原則：確保會務場地及相關設施的安全使用，保障人員生命財產安全。4.維護保養原則：定期對會務場地及設施進行維護保養，使其處于良好運行狀態。二、會務場地分類及設施配備（一）會議室分類1.大型會議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統、麥克風、電子白板等設備，適用于公司全體會議、大型培訓、重要客戶接待等活動。2.中型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響、麥克風等基本設備，常用于部門會議、小型培訓、項目討論等。3.小型會議室：可容納[X][X]人，配備簡單的會議桌椅，滿足日常小型會議、一對一溝通等需求。（二）設施配備標準1.桌椅：根據會議室規模配備相應數量和規格的會議桌椅，確保舒適、整齊。2.照明設備：提供充足、柔和的照明，滿足不同會議場景需求。3.空調設備：保證會議室溫度適宜，夏季溫度控制在[X][X]攝氏度，冬季溫度控制在[X][X]攝氏度。4.投影設備：配備高清投影儀，確保圖像清晰、穩定，投影幕布尺寸合適。5.音響設備：包括音響、麥克風等，保證聲音清晰、無雜音，滿足會議發言和播放資料需求。6.電子設備：配備電腦、網絡接口，方便會議中使用電子資料和進行網絡溝通。7.其他設備：根據實際需要配備白板、筆、紙、綠植等輔助設備。三、會務場地使用申請與審批（一）申請流程1.填寫申請表：各部門如需使用會務場地，需提前填寫《會務場地使用申請表》，詳細注明使用時間、時長、活動內容、參與人數等信息。2.提交申請：將申請表提交至公司行政部門。行政部門負責接收、登記申請信息，并對申請的合理性進行初步審核。3.部門負責人審批：申請表經行政部門初步審核后，提交至申請部門負責人進行審批。部門負責人應根據工作實際情況，對申請的必要性和可行性進行評估，并簽署審批意見。4.行政部門統籌安排：行政部門根據各部門的申請情況和場地使用計劃，進行統籌安排，確定最終的場地使用安排，并及時通知申請部門。（二）審批權限1.小型會議室使用：由申請部門負責人審批，審批通過后報行政部門備案。2.中型會議室使用：申請部門負責人審批后，需經分管領導審批，審批通過后由行政部門安排場地。3.大型會議室使用：申請部門負責人、分管領導審批后，報公司總經理審批，審批通過后方可使用。（三）特殊情況申請如遇緊急會議或特殊情況需要臨時使用會務場地，申請部門應及時與行政部門溝通，說明情況。行政部門在確保場地可用的前提下，可先安排使用，但事后申請部門需按正常流程補辦申請和審批手續。四、會務場地使用規范（一）使用時間1.各部門應嚴格按照申請批準的時間使用會務場地，不得提前或推遲。如需調整使用時間，應提前[X]小時通知行政部門，經同意后方可變更。2.如因特殊情況需要延長使用時間，使用部門應提前向行政部門提出申請，經批準后方可延長。未經批準擅自延長使用時間的，將按規定進行處罰。（二）使用人數使用人數應與申請人數相符，不得超員使用。如因特殊原因需要增加人數，使用部門應提前向行政部門說明情況，經同意后方可增加。超員使用可能影響場地設施安全及會議效果，由此產生的一切后果由使用部門承擔。（三）環境衛生1.使用部門應保持會務場地的環境衛生，會議結束后及時清理場地內的垃圾、雜物等，將桌椅擺放整齊。2.禁止在會務場地內吸煙、隨地吐痰、亂扔果皮紙屑等，不得在場地墻壁、桌椅上隨意涂寫、刻畫。3.如需使用一次性水杯、餐具等，使用后應分類放置在指定垃圾桶內，不得隨意丟棄。（四）設備使用1.使用部門應愛護會務場地內的設備設施，按照操作規程正確使用投影儀、音響、麥克風、電子白板等設備。如發現設備故障或損壞，應及時通知行政部門維修人員進行維修，并做好記錄。2.禁止私自拆卸、改裝設備設施，不得擅自更換設備配件。因使用不當造成設備損壞的，使用部門應照價賠償。3.在使用電子設備時，應注意保護數據安全，不得隨意刪除、更改或傳播與會議無關的文件資料。（五）安全管理1.使用部門應加強會務場地的安全管理，確保人員和設備的安全。會議期間，應安排專人負責現場秩序維護，防止發生擁擠、踩踏等事故。2.嚴禁在會務場地內使用明火、大功率電器等可能引發火災的設備。如需使用電器設備，應提前向行政部門申請，并由專業人員進行操作。3.會議結束后，使用部門應關閉所有電器設備、照明設備、空調設備等，確保場地安全。五、會務場地維護與保養（一）定期檢查1.行政部門定期對會務場地及設施進行檢查，包括桌椅、照明、空調、投影、音響等設備的運行情況，以及場地的環境衛生狀況等。2.每月至少進行一次全面檢查，填寫《會務場地檢查記錄表》，對發現的問題及時記錄并安排維修或整改。（二）日常維護1.保潔人員負責會務場地的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，保持場地整潔衛生。2.維修人員定期對設備設施進行維護保養，如檢查投影儀燈泡壽命、音響設備調試、電子白板校準等，確保設備正常運行。3.對于易損部件，如投影儀燈泡、麥克風電池等，應提前做好儲備，及時更換，避免因部件損壞影響會議使用。（三）設施維修1.當會務場地設施出現故障或損壞時，使用部門應及時通知行政部門維修人員。行政部門接到通知后，應在[X]小時內安排維修人員進行維修。2.維修人員應在維修完成后填寫《會務場地維修記錄單》，詳細記錄故障現象、維修過程及更換的零部件等信息。3.對于因自然老化、正常使用損耗等原因導致的設施損壞，由公司承擔維修費用；因使用不當、人為損壞等原因導致的設施損壞，由責任部門或個人承擔維修費用。六、費用管理（一）場地使用費用1.公司內部各部門使用會務場地，原則上不收取費用。但對于因特殊情況外租場地或舉辦商業活動等產生的費用，按照公司相關規定執行。2.外租場地費用根據場地類型、使用時間、服務內容等因素確定，具體收費標準由行政部門制定并報公司領導批準后執行。（二）設備租賃費用1.如需租賃額外的設備設施，如投影儀、音響、電子白板等，使用部門應提前向行政部門申請，經批準后由行政部門統一安排租賃。2.設備租賃費用按照市場價格收取，租賃費用由使用部門承擔，并在申請使用時一并提交費用預算。（三）費用結算1.對于外租場地及設備租賃等產生的費用，行政部門應定期與供應商進行結算。結算時，應提供相關的發票、合同等憑證，經審核無誤后按照公司財務制度進行付款。2.各部門在使用會務場地過程中產生的費用，如水電費、清潔費等，由公司統一承擔，納入公司運營成本核算。七、違規處理（一）違規行為界定1.未按規定申請、審批使用會務場地的。2.擅自改變場地使用用途的。3.超員使用、提前或推遲使用場地，且未按規定辦理變更手續的。4.損壞會務場地設施設備，未照價賠償的。5.未保持場地環境衛生，違反場地使用規范的。6.其他違反會務場地管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規行為，行政部門將給予口頭警告，并責令其立即整改。2.對于多次違規或情節嚴重的行為，行政部門將視情況給予書面警告、通報批評、罰款等處罰，并限制其在一定期限內使