會務事務管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會務事務管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會務工作的各項流程、職責分工以及相關要求，使會務工作能夠有序、高效地進行，為公司的決策制定、工作溝通與協調提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、部門會議、項目會議等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議能夠在規定時間內達到預期目的，解決實際問題，避免冗長、無效的討論。2.規范原則：明確會議組織、籌備、召開、記錄、跟進等各個環節的標準和要求，保證會務工作的規范化和標準化。3.責任原則：明確各部門及相關人員在會務工作中的職責，做到責任到人，確保會務工作的順利開展。二、會議分類及職責分工（一）公司例會1.會議周期：每周[X]舉行，如遇節假日或特殊情況，提前或順延至合適時間召開。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人等。3.會議主持：由公司總經理或指定人員擔任。4.主要職責：總經理：總結上周工作情況，部署本周工作任務，協調解決公司運營過程中的重大問題。各部門負責人：匯報本部門上周工作進展、存在問題及本周工作計劃。行政部門：負責會議的組織安排，包括場地預訂、會議資料準備、會議記錄等工作，并跟進會議決議的執行情況。（二）專題會議1.會議周期：根據實際工作需要不定期召開。2.參會人員：與會議主題相關的部門負責人及工作人員。3.會議主持：由相關業務分管領導或指定人員擔任。4.主要職責：業務分管領導：確定會議主題，明確會議目的和議程安排，主持會議并引導討論。相關部門負責人：針對專題內容進行詳細匯報和分析，提出解決方案或建議。行政部門：協助會議組織，提供必要的支持和服務，如技術設備保障、會議資料收集整理等，并負責會議紀要的起草和發送。（三）部門會議1.會議周期：由各部門根據工作需要自行安排，原則上每周不少于[X]次。2.參會人員：部門全體成員。3.會議主持：部門負責人或指定人員擔任。4.主要職責：部門負責人：傳達公司相關會議精神和工作要求，總結部門上周工作，安排本周工作任務，協調部門內部工作關系，解決部門工作中存在的問題。部門成員：匯報個人工作進展、遇到的問題及需要協調的事項，積極參與部門工作討論，提出合理化建議。行政部門：負責監督部門會議的召開情況，如發現問題及時與部門溝通協調。（四）項目會議1.會議周期：根據項目進度和實際需要定期或不定期召開。2.參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人及涉及項目的其他人員。3.會議主持：項目經理或指定人員擔任。4.主要職責：項目經理：介紹項目進展情況，分析項目執行過程中出現的問題，協調項目資源，明確下一階段的工作目標和任務。項目團隊成員：匯報各自負責的工作內容、完成情況及遇到的困難，提出解決方案或建議。相關部門負責人：根據項目需求，提供必要的支持和配合，協調解決項目涉及的跨部門問題。行政部門：協助會議組織，提供會議所需的物資和設備支持，負責會議記錄和會議紀要的整理，并跟蹤項目會議決議的執行情況。三、會議籌備（一）會議計劃1.會議發起部門或個人應提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等內容。2.《會議申請表》經部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據公司會議安排情況進行統籌協調，如遇時間沖突等問題，及時與申請部門溝通調整。3.對于重要會議或涉及多個部門的會議，行政部門應組織相關部門進行會前溝通，確保會議議程合理、參會人員明確。（二）會議通知1.行政部門根據審核通過的《會議申請表》，提前[X]個工作日向參會人員發送會議通知。會議通知可采用郵件、內部辦公系統消息等方式發送，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應明確會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內容。如有需要，還應附上相關會議資料，如會議議程、匯報材料、討論議題等，以便參會人員提前做好準備。3.對于臨時召開的緊急會議，行政部門應通過電話、短信等方式及時通知參會人員，并確保通知內容準確無誤。（三）會議資料準備1.根據會議主題和議程安排，由相關部門或人員負責準備會議資料。會議資料應內容完整、邏輯清晰、數據準確，能夠支持會議討論和決策。2.會議資料包括但不限于匯報材料、調研報告、數據分析、方案草案等。匯報材料應簡潔明了，突出重點；調研報告應客觀真實，具有參考價值；數據分析應準確詳實，能夠為決策提供依據；方案草案應具有可行性和可操作性。3.會議資料應提前發送給參會人員，以便參會人員有足夠的時間進行閱讀和準備。對于重要會議資料，行政部門應在會議前進行審核，確保資料質量。（四）會議場地布置1.行政部門根據會議規模和要求，提前預訂合適的會議場地。會議場地應滿足會議的功能需求，如具備良好的音響設備、投影儀、白板等設施，確保會議能夠順利進行。2.根據會議主題和風格，對會議場地進行布置。布置應簡潔大方、整齊有序，營造良好的會議氛圍。如需要擺放綠植、宣傳資料等，應提前安排到位。3.在會議開始前，行政部門應檢查會議場地的設施設備是否正常運行，確保會議能夠按時開始。如發現問題，應及時聯系相關技術人員進行維修和調試。（五）會議設備準備1.根據會議需要，準備好相關的會議設備，如電腦、投影儀、音響設備、麥克風、白板筆等。確保設備性能良好，能夠正常使用。2.在會議前，對會議設備進行調試和檢查，確保設備連接正常、畫面清晰、聲音響亮。如發現設備故障，應及時聯系相關技術人員進行維修和更換，確保會議不受影響。3.對于重要會議或有特殊要求的會議，應安排技術人員現場值守，隨時處理設備突發問題，保障會議的順利進行。四、會議組織與召開（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議現場，在會議簽到處進行簽到。簽到方式可采用紙質簽到或電子簽到，確保簽到信息準確無誤。2.行政部門負責會議簽到工作，對參會人員的簽到情況進行記錄。如發現有未簽到人員，應及時與相關人員聯系，了解原因并做好記錄。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會議現場，做好會議開場準備工作。會議開始前，主持人應再次確認參會人員是否到齊，會議設備是否正常運行等。2.會議開始時，主持人應簡要介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等基本情況，確保參會人員對會議有清晰的了解。3.主持人應營造良好的會議氛圍，引導參會人員積極參與會議討論，遵守會議紀律，確保會議有序進行。（三）會議議程推進1.按照會議議程安排，依次進行各項議題的討論和匯報。參會人員應圍繞議題進行發言，表達自己的觀點和意見，做到言簡意賅、重點突出。2.會議主持人應掌控會議節奏，引導討論方向，避免出現跑題、爭論不休等情況。對于討論中出現的分歧和爭議，主持人應及時進行協調和引導，確保會議能夠達成共識或提出合理的解決方案。3.在會議進行過程中，行政部門應做好會議記錄工作。會議記錄應準確、完整地記錄會議討論的內容、達成的決議以及提出的問題和建議等。會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應及時進行整理和保存。（四）會議時間控制1.會議主持人應嚴格控制會議時間，確保會議按照預定的時間結束。對于每個議題的討論時間，主持人應提前進行預估和安排，避免出現時間過長或過短的情況。2.在會議接近預定結束時間時，主持人應提醒參會人員注意時間，加快討論進度，確保會議能夠按時完成各項議程。如遇特殊情況需要延長會議時間，主持人應提前向參會人員說明原因，并征得參會人員的同意。（五）會議秩序維護1.參會人員應遵守會議紀律，保持良好的會議秩序。會議期間，應將手機調至靜音或關機狀態，避免在會議中接聽電話或發送信息。如有緊急情況需要離開會議，應向主持人請假并說明原因。2.行政部門應加強會議現場的秩序管理，對違反會議紀律的行為及時進行提醒和制止。確保會議能夠在安靜、有序的環境中進行，提高會議效率。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.行政部門安排專人負責會議記錄工作。會議記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準確、完整地記錄會議內容。2.會議記錄應包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發言內容、討論結果、決議事項、問題及建議等內容。記錄應詳細、客觀、真實，不得隨意增減或篡改會議內容。3.會議記錄人員應在會議過程中及時記錄，對于重要觀點和決議應重點標注。記錄完成后，應及時進行整理和核對，確保記錄內容準確無誤。（二）會議紀要1.會議紀要由行政部門根據會議記錄進行起草。會議紀要應突出會議重點，概括會議討論的主要內容、達成的決議以及下一步工作安排等。2.會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰、層次分明，避免冗長和復雜的表述。紀要內容應經會議主持人審核確認后，發送給參會人員及相關部門。3.對于重要會議的會議紀要，應按照公司文件管理規定進行編號、存檔，以便日后查閱和參考。（三）會議決議跟進1.會議結束后，行政部門應根據會議紀要，對會議決議事項進行整理和分類，明確責任部門和責任人，并建立會議決議跟進臺賬。2.責任部門和責任人應按照會議決議要求，按時完成相關工作任務。行政部門應定期對會議決議的執行情況進行跟蹤和檢查，及時向會議主持人匯報進展情況。3.如在決議執行過程中遇到問題或困難，責任部門應及時向相關領導匯報，并提出解決方案或建議。對于需要協調解決的問題，行政部門應積極協助責任部門進行溝通和協調，確保會議決議能夠得到有效執行。六、會議費用管理（一）費用預算1.對于需要產生費用的會議，會議發起部門應提前編制會議費用預算。會議費用預算應包括場地租賃費用、設備租賃費用、會議資料印刷費用、餐飲費用、交通費用等各項支出。2.會議費用預算經部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據公司財務制度和相關規定，對預算進行審核和調整，確保預算合理、合規。3.審核通過的會議費用預算應報公司領導審批。經領導批準后的預算作為會議費用支出的控制依據。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務制度的要求進行填寫和粘貼。報銷憑證應包括發票、收據、費用清單等相關資料，確保憑證真實、合法、有效。2.會議費用報銷申請應經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對報銷憑證和報銷申請進行審核，核實費用支出是否符合預算和相關規定。3.審核通過的會議費用報銷申請報公司財務部門進行報銷。財務部門按照公司財務流程進行審批和支付，確保費用報銷的準確性和及時性。（三）費用控制1.會議組織部門應嚴格控制會議費用支出，確保費用支出不超過預算。如因特殊情況需要超預算支出，應提前向公司領導匯報，并說明原因和解決方案。2.行政部門應定期對會議費用支出情況進行統計和分析，及時發現費用控制中存在的問題，并提出