會務活動管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會務活動的組織與管理，提高會務活動的質量和效率，確保各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議、培訓、活動等會務活動的組織、協調、安排及管理。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，合理安排會議時間、議程和參與人員，確保會議能夠快速、有效地解決問題，達成預期目標。2.規范原則：嚴格按照規定的程序和標準組織會務活動，保證會務活動的各個環節有序進行，做到規范化、標準化。3.節約原則：在會務活動組織過程中，要充分考慮資源的合理利用，避免浪費，降低成本。4.服務原則：樹立服務意識，為參會人員提供優質、周到的服務，確保會務活動順利進行，參會人員滿意。二、會務活動分類及職責分工（一）會務活動分類1.公司級會議：包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，主要傳達公司戰略、總結工作、部署任務等。2.部門會議：由各部門組織召開，用于部門內部工作溝通、任務安排、問題討論等。3.專項會議：針對特定項目、工作或問題召開的會議，如項目研討會、問題解決會等。4.培訓活動：包括內部培訓、外部培訓等，旨在提升員工專業技能和綜合素質。5.其他活動：如公司團建活動、表彰大會、慶典活動等。（二）職責分工1.總裁辦公室負責公司級重要會議的組織、協調和安排，制定會議議程，準備會議資料，通知參會人員，記錄會議內容，跟蹤會議決議執行情況。協助各部門進行會議組織和管理，提供必要的支持和指導。負責公司大型活動的策劃、組織和實施，包括活動方案制定、場地布置、人員安排、物資準備等。2.各部門負責本部門會議的組織和管理，根據工作需要確定會議主題、時間、地點和參會人員，提前通知并準備相關資料。負責本部門員工培訓需求的調研和分析，制定培訓計劃并組織實施。配合總裁辦公室做好公司級會議和活動的相關工作，按照要求提供資料、人員支持等。3.人力資源部門負責培訓活動的整體規劃和資源協調，包括培訓師資的選拔與管理、培訓課程的開發與采購等。協助各部門進行培訓效果評估和反饋，為員工培訓與發展提供支持。負責公司團建活動的策劃和組織，增強員工凝聚力和團隊合作精神。4.財務部門負責會務活動經費的預算編制、審核和控制，確保經費使用合理、合規。對會務活動費用進行報銷審核，按照財務制度辦理相關手續。5.行政部門負責會務活動場地的安排和布置，確保場地設施齊全、環境整潔。負責會務活動所需物資的采購、管理和發放，保障物資供應。負責會議期間的餐飲、住宿等后勤保障工作，提供優質的服務。三、會務活動組織流程（一）會議籌備1.確定會議主題和目的：根據公司工作安排和實際需要，明確會議要解決的問題和達成的目標。2.確定會議時間和地點會議時間應避免與重要工作或其他會議沖突，同時要考慮參會人員的方便。會議地點應根據會議規模、性質和需求選擇合適的場所，確保環境舒適、設施齊全。3.確定參會人員：根據會議主題和目的，明確參會部門和人員名單，并提前通知。4.制定會議議程：根據會議主題和目的，合理安排會議議程，包括會議開場、主題發言、討論交流、決議形成、會議總結等環節。議程應簡潔明了，重點突出，時間分配合理。5.準備會議資料：根據會議議程，準備相關的文件、報告、資料等，確保資料準確、完整、清晰。提前將資料發放給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好準備。6.通知參會人員：提前[X]天通過郵件、短信、內部通訊工具等方式向參會人員發送會議通知，明確會議時間、地點、議程、所需準備資料等信息。對于重要會議，可進行電話確認，確保參會人員收到通知并知曉會議要求。（二）會議組織與實施1.場地布置：根據會議類型和規模，對會議場地進行合理布置。包括桌椅擺放、音響設備調試、投影儀設置、資料擺放等，確保場地整潔、舒適，設備正常運行。2.會議簽到：在會議開始前[X]分鐘，安排專人負責會議簽到，收集參會人員的簽到表，統計參會人數，確保應到人員全部到會。3.會議主持：主持人應提前熟悉會議議程和內容，掌握會議時間，引導會議順利進行。在會議過程中，要保持良好的溝通和互動，確保參會人員充分發表意見，避免出現冷場或偏離主題的情況。4.會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論要點、決議事項等。記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀要。5.會議服務：會議期間，要提供必要的服務，如茶水、咖啡、文具等。確保參會人員的需求得到及時滿足，營造良好的會議氛圍。（三）會議后續工作1.會議紀要整理與發布：會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要，經主持人審核后，在[X]個工作日內發布給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門、完成時間等，以便跟蹤落實。2.會議決議跟蹤：各責任部門應按照會議紀要的要求，認真落實會議決議事項?？偛棉k公室負責對會議決議執行情況進行跟蹤檢查，及時發現問題并協調解決。對于未按時完成的事項，要及時督促責任部門說明原因，并采取相應的措施。3.會議資料歸檔：會議結束后，相關資料如會議通知、議程、資料、簽到表、會議紀要等應及時進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執行。（四）培訓活動組織流程1.培訓需求調研：人力資源部門定期組織培訓需求調研，了解員工的培訓需求和發展方向。各部門也應根據本部門工作實際，及時反饋培訓需求。2.培訓計劃制定：根據培訓需求調研結果，人力資源部門制定年度培訓計劃，明確培訓課程、培訓時間、培訓地點、培訓師資等內容。培訓計劃應報公司領導審批后實施。3.培訓課程開發與采購：對于內部培訓課程，由公司內部培訓師或相關專家進行開發；對于外部培訓課程，可通過采購專業培訓機構的課程或邀請外部專家授課等方式進行。培訓課程應符合公司發展戰略和員工實際需求，具有針對性和實用性。4.培訓組織與實施：按照培訓計劃，人力資源部門負責培訓活動的具體組織和實施。包括培訓場地安排、培訓資料準備、培訓師資溝通、學員報名與管理等工作。培訓過程中，要注重培訓效果的評估和反饋，及時調整培訓方式和內容。5.培訓效果評估：培訓結束后，人力資源部門應組織對培訓效果進行評估。評估方式可包括考試、實際操作、問卷調查、學員反饋等。通過評估，了解學員對培訓內容的掌握程度和培訓效果的滿意度，為后續培訓改進提供依據。6.培訓資料歸檔：培訓活動結束后，相關資料如培訓計劃、培訓教材、學員名單、培訓評估報告等應及時進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執行。（五）其他活動組織流程1.活動策劃：根據活動目的和主題，由相關部門或人員制定活動策劃方案，明確活動內容、時間、地點、參與人員、活動流程、物資準備等。活動策劃方案應報公司領導審批后實施。2.活動組織與實施：按照活動策劃方案，各責任部門負責活動的具體組織和實施。包括場地布置、物資采購、人員安排、活動流程執行等工作?；顒舆^程中，要注重安全管理，確?；顒禹樌M行。3.活動總結：活動結束后，由活動組織部門對活動進行總結，分析活動效果、存在問題及改進措施?？偨Y報告應報公司領導審閱。4.活動資料歸檔：活動結束后，相關資料如活動策劃方案、活動照片、視頻、總結報告等應及時進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執行。四、會務活動經費管理（一）經費預算1.會務活動經費預算應根據活動類型、規模、預計參與人數等因素進行編制。預算內容包括場地租賃費用、設備租賃費用、資料印刷費用、餐飲住宿費用、交通費用、培訓師資費用、活動獎品費用等。2.各部門在組織會務活動前，應提前向財務部門提交經費預算申請，經財務部門審核、公司領導審批后執行。（二）經費報銷1.會務活動經費報銷應嚴格按照公司財務制度執行。報銷時，需提供合法有效的發票、費用明細清單、審批單等相關憑證。2.報銷憑證應真實、準確、完整，與實際發生的費用相符。對于不符合財務制度的報銷憑證，財務部門有權拒絕報銷。3.報銷流程：經辦人填寫報銷單并附上相關憑證，經部門負責人審核簽字后，報財務部門審核，最后由公司領導審批。審批通過后，財務部門予以報銷。（三）經費控制1.財務部門應加強對會務活動經費的控制和管理，定期對經費使用情況進行檢查和分析，確保經費使用合理、合規。2.如因特殊情況需要調整經費預算，應提前向財務部門提出申請，經財務部門審核、公司領導審批后執行。五、會務活動場地及設備管理（一）場地管理1.行政部門負責公司內部會務活動場地的日常管理和維護，確保場地設施完好、環境整潔。2.如需使用外部場地，應提前與場地提供方簽訂租賃合同，明確雙方的權利和義務。在使用過程中，要遵守場地管理規定，愛護場地設施。3.場地使用完畢后，使用部門應及時清理場地，恢復原狀。行政部門負責對場地進行檢查和驗收，確保場地符合要求。（二）設備管理1.行政部門負責會務活動所需設備的采購、登記、保管和維護，建立設備臺賬，記錄設備的型號、數量、購置時間、使用情況等信息。2.設備使用部門應按照操作規程正確使用設備，定期進行清潔和保養，發現問題及時報告行政部門。3.設備如需外借，應辦理相關手續，經行政部門負責人批準后，由專人負責借出和收回，并做好登記。歸還時，要對設備進行檢查，確保設備完好無損。4.對于損壞或報廢的設備，使用部門應及時報告行政部門，經鑒定后按照公司固定資產管理規定進行處理。六、會務活動安全管理（一）安全責任1.會務活動組織部門是安全管理的責任主體，負責制定安全管理制度和應急預案，明確安全責任，確保活動安全順利進行。2.各參會人員應遵守活動現場的安全規定，配合活動組織部門做好安全管理工作。（二）安全措施1.活動前，應對活動場地進行安全檢查，確保場地設施安全可靠，疏散通道暢通無阻。2.配備必要的安全設備和器材，如滅火器、急救箱等，并確保其