會議綜合管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。（三）會議管理原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，確保會議達到預期效果。2.統一規范原則：會議組織、流程、記錄等工作應遵循統一規范，確保會議的嚴肅性和規范性。3.務實創新原則：會議內容應緊密圍繞公司實際工作，注重解決實際問題，鼓勵創新思維和方法。4.分級負責原則：根據會議的性質和級別，明確會議組織和主持的責任主體，確保會議順利進行。二、會議分類及職責分工（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結工作進展，部署下一階段工作任務，協調解決公司運營過程中的重大問題。2.參會人員：公司領導班子成員、各部門負責人。3.會議周期：每周[X]召開一次，如有特殊情況可臨時調整。4.職責分工召集人：公司總經理會議組織：行政部負責會議的通知、場地安排、會議資料準備等工作。會議記錄：行政部指定專人負責會議記錄，會后及時整理會議紀要并發送給參會人員。會議決策跟蹤：行政部負責對會議決策事項進行跟蹤，定期向總經理匯報落實情況。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門為傳達公司會議精神、部署部門工作、協調部門內部事務而召開的會議。2.參會人員：部門全體成員3.會議周期：每周[X]召開一次，可根據工作需要靈活調整。4.職責分工召集人：部門負責人會議組織：部門內部指定專人負責會議的通知、場地安排等工作。會議記錄：部門內部指定專人負責會議記錄，會后整理會議紀要并報行政部備案。會議決策跟蹤：部門負責人負責對會議決策事項進行跟蹤落實，確保各項工作按計劃推進。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一專項工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究、討論解決方案。2.參會人員：根據會議主題確定，包括相關部門負責人、業務骨干及其他相關人員。3.會議周期：根據工作需要不定期召開。4.職責分工召集人：根據會議主題由相關領導或部門負責人擔任會議組織：由主辦部門負責會議的通知、場地安排、會議資料準備等工作。會議記錄：主辦部門指定專人負責會議記錄，會后整理會議紀要并報行政部備案，同時發送給相關部門和人員。會議決策跟蹤：主辦部門負責對會議決策事項進行跟蹤落實，及時向召集人匯報進展情況。（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召開的緊急會議，主要用于傳達重要信息、協調解決突發問題。2.參會人員：根據會議內容確定相關人員。3.職責分工召集人：根據緊急事項的性質由相關領導或部門負責人擔任會議組織：由召集人指定人員負責會議的緊急通知、場地協調等工作。會議記錄：指定專人負責會議記錄，會議結束后及時整理會議紀要并發送給相關人員。會議決策跟蹤：召集人負責對會議決策事項進行跟蹤落實，確保問題得到及時解決。三、會議組織與安排（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應提前填寫《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內容，提交至行政部。2.《會議申請表》應經部門負責人簽字確認后生效。對于涉及公司重大事項或跨部門的會議，需經公司分管領導審核同意。（二）會議通知1.行政部收到《會議申請表》后，應根據會議要求及時發出會議通知。會議通知應明確會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員等。2.重要會議應提前[X]天通知參會人員，一般會議應提前[X]天通知。對于臨時會議，應在最短時間內通知到相關人員。3.會議通知可采用郵件、內部通訊工具、張貼通知等多種方式進行發布，確保參會人員能夠及時收到通知。（三）會議場地安排1.行政部應根據會議規模和要求，合理安排會議場地。確保會議場地整潔、舒適、設備齊全，能夠滿足會議的需要。2.對于大型會議或重要活動，行政部應提前檢查會議場地的音響、燈光、投影儀等設備，確保設備正常運行。如有需要，應安排技術人員現場保障。（四）會議資料準備1.根據會議主題和議程，會議組織部門應提前準備相關會議資料，如會議報告、文件、數據表格等。2.會議資料應內容準確、簡潔明了，并提前發送給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容，做好發言準備。（五）會議簽到1.會議開始前，會議組織部門應安排專人負責會議簽到工作。參會人員應按時簽到，不得代簽。2.會議簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息，作為會議考勤的依據。四、會議流程與規范（一）會議開場1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會前準備工作。會議開始前，主持人應確認參會人員是否到齊，檢查會議設備是否正常運行。2.會議開場時，主持人應簡要介紹會議的目的、議程和參會人員，宣布會議開始。（二）會議議程進行1.按照會議議程，依次進行各項議題的討論和匯報。參會人員應圍繞議題充分發表意見和建議，積極參與討論。2.發言應簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關的闡述。如有需要，可提供相關的數據、案例或資料支持自己的觀點。3.會議主持人應引導會議討論的方向，維持會議秩序，確保會議順利進行。對于偏離主題或討論過于激烈的情況，主持人應及時進行引導和協調。（三）會議決策1.在會議討論過程中，對于需要做出決策的事項，應按照公司決策程序進行決策。對于一般性問題，可由會議主持人直接做出決策；對于重大問題，應提交公司領導班子或相關決策機構進行審議。2.會議決策應明確決策事項、決策人、執行部門、完成時間等關鍵信息，并形成會議決議。會議決議應記錄在會議紀要中，作為工作執行和監督的依據。（四）會議總結1.會議接近尾聲時，會議主持人應進行會議總結。總結會議的主要內容、討論成果和決策事項，強調重點工作和注意事項。2.會議總結應簡潔有力，突出重點，確保參會人員對會議內容有清晰的認識和理解。（五）會議結束1.會議主持人宣布會議結束后，參會人員應有序離開會議場地。2.會議組織部門應及時清理會議場地，整理會議設備和資料。對于會議期間產生的文件、資料等，應按照公司檔案管理規定進行妥善保管。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄要求1.會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議的基本信息、參會人員發言要點、會議討論結果、會議決策事項等。2.會議記錄應準確、完整、客觀，不得遺漏重要信息。對于會議中的討論過程和觀點交鋒，應盡量詳細記錄，以便準確反映會議全貌。3.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄的方式進行。記錄完成后，記錄人員應及時對記錄內容進行整理和審核，確保記錄的準確性。（二）會議紀要撰寫1.會議結束后，會議記錄人員應根據會議記錄及時撰寫會議紀要。會議紀要應突出會議的重點內容和決策事項，語言簡潔明了，邏輯清晰。2.會議紀要應包括會議基本信息（如會議主題、時間、地點、參會人員等）、會議主要內容、會議決策事項及責任分工、下一步工作要求等內容。3.會議紀要應經會議主持人審核簽字后生效。審核通過后的會議紀要應及時發送給參會人員，并抄送至相關部門和領導。（三）會議記錄與紀要的保存1.會議記錄和紀要應作為公司重要的文檔資料進行保存。紙質記錄應按照檔案管理規定進行歸檔，電子記錄應備份保存，以備查閱。2.會議記錄和紀要的保存期限應根據公司檔案管理規定執行，一般不少于[X]年。對于涉及公司重要決策、重大項目等關鍵信息的會議記錄和紀要，應長期保存。六、會議決策執行與跟蹤（一）任務分解會議決策事項確定后，責任部門應根據決策內容制定詳細的工作計劃，將任務分解到具體的崗位和個人，并明確各項任務的完成時間節點。（二）執行監督1.責任部門應按照工作計劃認真組織實施，確保各項決策任務按時、高質量完成。公司各級領導應加強對決策執行情況的監督檢查，及時發現問題并協調解決。2.對于執行過程中出現的困難和問題，責任部門應及時向公司領導匯報，并積極尋求解決方案。必要時，可召開專題會議進行研究討論，確保決策執行不受影響。（三）結果反饋1.責任部門應定期向公司領導匯報決策執行情況，反饋任務完成進度和效果。對于已完成的任務，應提交相關的工作報告或成果資料。2.會議決策跟蹤人員應及時收集和整理各責任部門的反饋信息，形成決策執行情況報告。報告應包括任務完成情況、存在問題及改進措施、下一步工作計劃等內容，報公司領導審閱。七、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議召集人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應提前做好會議準備工作，熟悉會議議題，攜帶必要的文件、資料等。在會議期間，應認真傾聽他人發言，積極參與討論，不得隨意交頭接耳、玩手機或做與會議無關的事情。3.參會人員應尊重他人的發言權利，不得打斷他人講話或進行人身攻擊。如有不同意見，應在他人發言結束后，禮貌地發表自己的觀點和建議。（二）會議組織人員紀律1.會議組織人員應認真履行職責，做好會議的各項組織和服務工作