保障用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司保障用品的管理，規范保障用品的采購、使用、保管等行為，確保保障用品的合理配置與有效使用，滿足公司運營及員工工作的實際需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司范圍內涉及保障用品管理的相關活動。（三）基本原則1.按需配置原則根據員工工作崗位的實際需求，合理確定保障用品的種類、數量和規格，確保員工能夠正常開展工作。2.成本效益原則在滿足工作需要的前提下，充分考慮成本因素，優化保障用品的采購、使用和管理流程，提高資源利用效率，降低運營成本。3.規范管理原則建立健全保障用品管理制度和流程，明確各部門及人員的職責，規范保障用品的采購、驗收、發放、使用、保管、盤點等環節，確保管理工作的規范化、標準化。4.勤儉節約原則倡導員工樹立勤儉節約意識，愛護保障用品，避免浪費和損壞，延長保障用品的使用壽命。二、職責分工（一）人力資源部1.負責制定和完善保障用品管理制度，并監督制度的執行情況。2.根據公司各部門的需求，統籌編制保障用品年度采購計劃。3.負責組織保障用品的采購招標工作，確定供應商，并簽訂采購合同。4.負責保障用品的驗收、入庫、發放、調配等工作。5.定期對公司保障用品的使用情況進行統計和分析，為制度的優化提供依據。（二）各部門1.根據本部門的工作實際，提出保障用品的需求申請。2.負責本部門保障用品的領用、使用、保管等日常管理工作，確保保障用品的合理使用和安全存放。3.配合人力資源部做好保障用品的盤點工作，及時反饋保障用品的使用狀況和存在的問題。（三）財務部門1.負責保障用品采購資金的預算編制和審核。2.對保障用品的采購費用進行核算和報銷，確保資金使用的合規性。3.參與保障用品采購合同的審核，監督采購資金的支付情況。（四）使用人員1.嚴格按照本制度的規定和要求，正確使用和保管所領用的保障用品。2.發現保障用品損壞或丟失時，及時向所在部門報告，并配合做好相關處理工作。3.積極配合公司開展保障用品管理工作，提出合理化建議和意見。三、保障用品分類及標準（一）辦公類保障用品1.文具用品筆類：包括中性筆、圓珠筆、鋼筆等，根據工作需要按需發放。紙張：A4、A3打印紙、便簽紙等，根據辦公用量合理配置。筆記本：不同規格的工作筆記本，供員工記錄工作事項。文件夾、檔案袋：用于文件資料的分類整理和存放。訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等：滿足日常文件裝訂和粘貼需求。2.辦公設備電腦：根據工作崗位需求配置不同性能的臺式電腦或筆記本電腦，定期進行維護和更新。打印機、復印機、傳真機：根據辦公業務量合理配備，確保設備正常運行，滿足文件打印、復印、傳真等需求。辦公桌椅：為員工提供舒適的辦公桌椅，定期檢查和維修，確保使用安全。文件柜：用于存放公司文件、資料和檔案，根據部門需求合理配置。（二）勞保類保障用品1.工作服根據不同工作崗位的特點和需求，發放相應的工作服，如制服、工裝等。工作服的款式、顏色應符合公司形象和行業特點，定期進行更換和清洗。2.安全帽對于從事高空作業、電氣作業、建筑施工等危險作業的員工，發放安全帽，并要求正確佩戴。定期對安全帽進行檢查和維護，確保其安全性。3.安全鞋為在生產車間、施工現場等可能存在腳部傷害風險的員工配備安全鞋。安全鞋應具備防砸、防滑、防靜電等功能，定期檢查其質量和性能。4.防護手套根據不同工作場景，發放相應的防護手套，如絕緣手套、耐酸堿手套、防切割手套等。員工應正確佩戴防護手套，避免手部受到傷害。（三）生活類保障用品1.飲水機在辦公區域配備飲水機，為員工提供飲用水，定期進行清潔和維護，確保水質安全。2.休息設施在適當位置設置休息桌椅、沙發等休息設施，為員工提供舒適的休息場所。四、采購管理（一）采購計劃編制1.每年年底，各部門應根據本部門下一年度的工作任務和人員變動情況，填寫《保障用品需求申請表》，詳細列出所需保障用品的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息，并提交至人力資源部。2.人力資源部對各部門提交的需求申請表進行匯總和審核，結合公司實際情況和庫存狀況，編制保障用品年度采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃經公司領導審批后實施。如因工作需要臨時增加采購需求，相關部門應填寫《臨時保障用品采購申請表》，經部門負責人簽字確認后，報人力資源部審核，公司領導批準后進行采購。（二）供應商選擇與管理1.人力資源部負責組織保障用品采購招標工作，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。2.根據采購需求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的供應商，邀請其參與投標。投標供應商應提供產品的詳細資料、報價、售后服務承諾等。3.成立評標小組，對供應商的投標文件進行綜合評審，評審內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。根據評審結果，確定中標供應商，并簽訂采購合同。4.與供應商建立定期溝通機制，對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況進行跟蹤和評估。如發現供應商存在問題，及時與其溝通協商解決，必要時更換供應商。（三）采購實施1.采購人員按照采購合同的要求，與供應商簽訂采購訂單，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等條款。2.采購人員應及時跟蹤采購訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如因特殊原因導致交貨延遲或產品質量問題，采購人員應及時與供應商溝通協調，采取相應的解決措施。3.采購物品到貨前，采購人員應通知人力資源部及相關部門做好驗收準備工作。五、驗收管理（一）驗收標準1.采購的保障用品應符合國家相關標準和行業規范，以及公司規定的質量要求。2.驗收人員應根據采購合同和相關標準，對采購物品的規格、型號、數量、質量、外觀等進行逐一核對，確保驗收合格。（二）驗收流程1.采購物品到貨后，采購人員應及時通知人力資源部及相關部門進行驗收。驗收人員應在規定時間內到達驗收現場。2.驗收人員按照驗收標準對采購物品進行驗收，填寫《保障用品驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、采購物品名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結果等內容。3.如驗收合格，驗收人員在《保障用品驗收單》上簽字確認，并將采購物品移交至倉庫保管。如驗收不合格，驗收人員應及時與采購人員溝通，要求供應商更換或處理不合格產品，并重新進行驗收。六、入庫管理（一）入庫流程1.倉庫管理人員根據《保障用品驗收單》，對驗收合格的采購物品進行入庫登記。入庫登記應詳細記錄物品的名稱、規格、型號、數量、入庫時間、供應商名稱等信息。2.倉庫管理人員按照物品的類別、規格、型號等進行分類存放，確保物品擺放整齊、便于查找和管理。3.建立保障用品庫存臺賬，定期對庫存物品進行盤點，確保賬實相符。（二）庫存管理1.倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保保障用品的質量不受影響。2.對庫存的保障用品應定期進行檢查和維護，如發現物品損壞、變質等情況，應及時進行處理。3.根據庫存情況和采購計劃，合理控制保障用品的庫存水平，避免積壓或缺貨現象的發生。七、發放管理（一）發放原則1.按需發放原則：根據員工的工作崗位需求和實際工作情況，發放相應的保障用品。2.定期發放原則：按照規定的時間周期，定期為員工發放保障用品。3.以舊換新原則：對于部分可重復使用的保障用品，如工作服、安全鞋等，實行以舊換新制度。（二）發放流程1.人力資源部根據各部門提交的《保障用品需求申請表》，結合庫存情況，制定保障用品發放計劃。2.倉庫管理人員根據發放計劃，準備好相應的保障用品，并填寫《保障用品發放登記表》。3.各部門指定專人到倉庫領取保障用品，領取人員在《保障用品發放登記表》上簽字確認。4.對于實行以舊換新的保障用品，領取人員應將舊物品交回倉庫，倉庫管理人員進行核對后，方可發放新物品。八、使用與保管管理（一）使用管理1.員工應按照保障用品的使用說明和操作規程正確使用保障用品，確保自身安全和工作的正常開展。2.嚴禁員工將保障用品挪作他用或私自轉借他人。3.如因工作需要對保障用品進行特殊使用或改裝，應提前向所在部門報告，經批準后方可實施。（二）保管管理1.員工應妥善保管所領用的保障用品，保持其整潔、完好，不得隨意丟棄或損壞。2.對于有使用期限要求的保障用品，員工應在規定期限內使用，到期及時更換。3.如保障用品丟失或損壞，員工應及時向所在部門報告，并說明原因。屬于個人原因造成的，由個人負責賠償；屬于正常損耗的，經所在部門核實后，按照規定進行處理。九、盤點管理（一）盤點周期1.定期盤點：公司每季度組織一次全面的保障用品盤點工作，由人力資源部牽頭，各部門配合，倉庫管理人員具體實施。2.不定期盤點：根據工作需要，公司可對部分保障用品或特定區域的保障用品進行不定期盤點。（二）盤點流程1.盤點前，倉庫管理人員應做好盤點準備工作，包括整理庫存物品、核對庫存臺賬等。2.盤點人員按照規定的盤點方法和范圍，對保障用品進行逐一清點，并記錄實際數量、規格、型號等信息。3.盤點結束后，盤點人員應編制《保障用品盤點報告》，詳細說明盤點情況，包括盤點時間、盤點人員、盤點范圍、實際庫存數量、賬實差異及原因分析等內容。4.如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務調整和處理。屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。十、報廢與處理管理（一）報廢條件1.保障用品已超過使用期限，且無法正常使用或維修的。2.因意外事故或其他原因導致保障用品損壞嚴重，無法修復的。3.保障用品的技術性能已落后，不能滿足工作需要的。（二）報廢流程1.使用部門或倉庫管理人員發現保障用品符合報廢條件時，應填寫《保障用品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規格、型號、數量等信息，并提交至人力資源部。2.人力資源部對報廢申請進行審核，必要時組織相關人員進行鑒定。審核通過后，報公司領導批準。3.經批準報廢的保障用品，由倉庫管理人員負責進行清理和處理。處理方式包括變賣、捐贈、回收等，處理過程中應做好記錄，并確保處理結果符合環保要求。十一、監督與檢查（一）監督機制1.公司建立保障用品管理監督機制，人力資源部負責定期對各部門