信件收發管理制度一、總則1.目的為規范公司信件收發管理工作，確保公司各類信件能夠及時、準確、安全地傳遞，保障公司信息溝通順暢，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.職責分工行政部門負責公司信件收發的統一管理工作，包括信件的接收、登記、分揀、派送、存檔等。制定信件收發工作流程和規范，并監督執行。定期對信件收發情況進行統計和分析，向上級領導匯報。各部門負責本部門信件的寄發和接收工作，并指定專人負責與行政部門對接。配合行政部門做好信件收發的相關工作，及時提供必要的信息和協助。員工個人遵守公司信件收發管理制度，妥善處理個人信件。積極配合行政部門和所在部門的信件收發工作，及時領取和寄發信件。二、信件分類1.內部信件公司內部各部門之間傳遞的文件、通知、報告、報表等各類書面材料。員工之間的工作交流信件，如工作安排、任務分配、問題溝通等。2.外部信件公司與客戶、供應商、合作伙伴等外部單位之間往來的商務信函、合同、訂單、發票等。公司與政府部門、社會團體、行業協會等外部機構之間的公函、文件、通知等。員工個人的私人信件，如親友來信、包裹等。三、信件接收管理1.接收流程前臺接收：公司前臺負責接收所有寄往公司的信件，并在信件登記簿上進行詳細登記，登記內容包括信件來源（寄件人姓名、單位、地址）、信件類型（內部信件、外部信件）、信件數量、接收日期等。分揀派送：前臺工作人員在接收信件后，應及時將信件按照部門進行分揀，并填寫《信件派送清單》。對于緊急信件或重要文件，應立即通知收件部門或收件人前來領取；對于一般性信件，可按照固定的派送時間進行派送。收件確認：收件部門或收件人在收到信件后，應在《信件派送清單》上簽字確認。如發現信件有破損、缺失等情況，應及時與行政部門聯系，說明情況并進行處理。2.特殊情況處理對于無法確定收件部門或收件人的信件，前臺工作人員應及時與行政部門負責人溝通，共同查找相關信息。如仍無法確定，可暫時留存信件，并在公司內部發布通知，要求收件人盡快與行政部門聯系。對于機密信件或重要文件，應采取特殊的保密措施進行保管，并按照規定的程序進行派送和簽收。收件人應在專門的《機密信件簽收登記簿》上簽字確認，注明簽收日期和時間。四、信件寄發管理1.寄發流程發件申請：各部門或員工因工作需要寄發信件時，應填寫《信件寄發申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、寄件地址、收件人姓名、單位、收件地址、信件內容、信件類型、寄發日期等信息。審批簽字：《信件寄發申請表》經部門負責人審核簽字后，交行政部門審批。行政部門應根據信件內容和性質，對寄發申請進行審核，如涉及重要事項或費用支出較大的信件，需報上級領導審批。信件準備：寄件人按照審批后的《信件寄發申請表》準備好信件內容，并確保信件格式規范、內容準確、簽字蓋章齊全。對于需要封裝的信件，應使用標準信封，并在信封上填寫清楚收件人地址和姓名。交寄登記：寄件人將準備好的信件交至行政部門，行政部門工作人員對信件進行再次核對后，在《信件寄發登記簿》上進行登記，并按照郵政或快遞公司的要求進行封裝、稱重、計費等操作。寄發跟蹤：行政部門工作人員應及時跟進信件的寄發情況，通過郵政或快遞公司提供的查詢系統，查詢信件的物流信息，并將相關信息反饋給寄件人。如發現信件在寄發過程中出現延誤、丟失等異常情況，應及時與郵政或快遞公司聯系，協商解決辦法，并向寄件人說明情況。2.費用管理公司信件寄發費用由行政部門統一核算和報銷。行政部門應建立信件寄發費用臺賬，詳細記錄每筆寄發費用的支出情況，包括寄件日期、收件人、寄件內容、費用金額等信息。對于因工作需要寄發的重要信件或緊急文件，如涉及商務談判、合同簽訂、項目申報等，可根據實際情況選擇加急快遞服務，但需提前經上級領導審批同意。加急快遞費用應單獨核算，并在報銷時注明加急原因。員工個人因私寄發信件產生的費用，一律由個人承擔，不得在公司報銷。五、信件存檔管理1.存檔范圍公司所有收到和寄發的信件，包括內部信件、外部信件、機密信件、重要文件等。與信件相關的附件、資料、清單等，如合同副本、發票復印件、信件派送清單、信件寄發申請表等。2.存檔方式行政部門應按照信件的類別、年份、月份等進行分類整理，并建立電子和紙質檔案。電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照統一的命名規則進行命名，便于查詢和管理；紙質檔案應存放在專門的文件柜中，按照檔案編號順序排列，確保檔案存放整齊、有序。對于重要信件和機密文件，應采取加密存儲或單獨存放的方式進行保管，嚴格限制查閱權限，確保檔案的安全性和保密性。3.存檔期限一般信件的存檔期限為[X]年，自信件接收或寄發之日起計算。存檔期限屆滿后，經行政部門負責人審核批準，可按照規定的程序進行銷毀。重要信件、合同文件、財務資料等具有長期保存價值的檔案，應按照國家有關檔案管理規定進行長期保存，不得擅自銷毀。六、信件保密管理1.保密原則公司信件收發工作涉及到公司的商業秘密、客戶信息、內部管理等重要信息，必須嚴格遵守保密制度，確保信息安全。2.保密措施行政部門工作人員在信件收發過程中，應嚴格遵守保密紀律，不得泄露信件內容和相關信息。對于機密信件和重要文件，應采取專人專送、單獨存放、加密傳輸等保密措施，防止信息泄露。各部門和員工在收到涉及公司機密或敏感信息的信件后，應妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。如需查閱或使用相關信件，應按照規定的程序進行申請和審批，并在指定的地點進行查閱，不得擅自復印、拍照或傳播信件內容。對于因工作需要接觸公司信件的外部人員，如郵政或快遞公司工作人員、來訪客戶等，公司應與其簽訂保密協議，明確其保密義務和責任，并要求其嚴格遵守公司的保密制度。七、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對公司信件收發管理工作進行監督檢查，檢查內容包括信件收發流程的執行情況、信件登記和存檔的準確性和完整性、保密制度的落實情況等。對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.考核評價公司將信件收發管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對在信件收發工作中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對違反信件收發管理制度的部門和個人進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰。考核評價指標主要包括信件收發的及時性、準確性、安全性、保密性等方面，具體考核標準由行政部門根據實際情況制定，并報公司領導審批后執行。八、附則1.本制度自發布之