信息保存管理制度一、總則（一）目的為了加強公司信息保存管理，確保公司各類信息的完整性、準確性和安全性，規范信息保存行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中產生、收集、使用和保存的各類信息。（三）基本原則1.合法性原則：信息保存應符合國家法律法規的要求，不得違反相關規定。2.完整性原則：確保信息的全面性和系統性，不遺漏重要信息。3.準確性原則：信息應真實、準確，避免虛假或錯誤信息的保存。4.安全性原則：采取有效措施保護信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對于涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息，嚴格保密。二、信息分類與范圍（一）公司文件1.行政文件：包括公司的章程、制度、通知、報告、會議紀要等。2.業務文件：如合同、協議、項目文檔、業務報表等。（二）員工信息1.個人檔案：包含員工的基本信息、學歷證書、工作經歷、培訓記錄、績效考核等。2.考勤記錄：員工的出勤情況、請假記錄等。（三）財務信息1.會計憑證：各類收支憑證、記賬憑證等。2.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等。（四）客戶信息1.客戶資料：客戶的基本信息、聯系方式、購買記錄等。2.業務往來信息：與客戶溝通的郵件、電話記錄、合同執行情況等。（五）其他信息1.市場調研信息：行業動態、競爭對手分析等。2.技術資料：研發文檔、技術方案、專利等。三、信息保存職責分工（一）各部門職責1.負責本部門信息的收集、整理和初步分類：確保信息的及時、準確和完整。2.指定專人負責信息保存工作：明確其職責和權限，確保信息保存工作的有效執行。3.按照公司規定的流程和標準進行信息保存：定期對本部門信息進行清理和歸檔。（二）行政部門職責1.制定和完善公司信息保存管理制度：并監督制度的執行情況。2.負責公司行政文件的統一保存和管理：建立行政文件檔案庫，確保文件的安全和可查閱。3.指導和培訓各部門信息保存工作：提高員工的信息保存意識和技能。（三）人力資源部門職責1.負責員工信息的集中管理：建立員工信息數據庫，確保員工信息的準確和安全。2.按照國家法律法規和公司規定，妥善保存員工檔案：并做好檔案的查閱和借閱管理。3.配合其他部門進行相關信息的查詢和核實工作：提供必要的支持和協助。（四）財務部門職責1.負責公司財務信息的保存和管理：建立健全財務檔案管理制度，確保財務信息的真實性和完整性。2.按照國家財務法規和公司財務制度，對財務信息進行分類、整理和歸檔：并定期進行審計和檢查。3.嚴格控制財務信息的訪問權限：防止財務信息泄露。（五）信息技術部門職責1.提供信息保存所需的技術支持和保障：確保信息系統的穩定運行和數據安全。2.制定信息備份和恢復策略：定期對重要信息進行備份，并進行數據恢復測試。3.協助各部門進行信息系統的安全管理：防范網絡攻擊和數據泄露風險。四、信息保存流程（一）信息收集1.各部門在工作過程中應及時收集各類信息，確保信息的來源可靠。2.信息收集人員應認真核對信息的準確性和完整性，對于不符合要求的信息，應及時要求提供方進行補充或更正。（二）信息整理1.收集到的信息應進行分類整理，按照公司信息分類標準進行編號和標識。2.對信息進行必要的編輯和排版，使其格式統一、內容清晰。（三）信息存儲1.根據信息的類型和重要性，選擇合適的存儲介質和存儲方式。2.對于重要信息，應進行多介質備份，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點。3.在存儲信息時，應建立清晰的索引和目錄，便于查找和使用。（四）信息歸檔1.整理好的信息應及時歸檔，按照檔案管理的要求進行存放。2.歸檔信息應注明歸檔日期、歸檔人等信息，確保檔案的可追溯性。（五）信息查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱信息的，應填寫《信息查閱申請表》，經部門負責人批準后，到信息保存部門查閱。2.如需借閱信息，應填寫《信息借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經部門負責人和信息保存部門負責人批準后，辦理借閱手續。3.借閱人應妥善保管借閱的信息，不得擅自復制、傳播或泄露，借閱期滿后應及時歸還。（六）信息清理與銷毀1.定期對保存的信息進行清理，對于過期、無用或不再需要的信息，應及時進行銷毀。2.信息銷毀應填寫《信息銷毀申請表》，經部門負責人和信息保存部門負責人批準后，按照規定的程序進行銷毀。3.信息銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等信息，確保信息銷毀的徹底性和可追溯性。五、信息安全管理（一）訪問控制1.根據信息的敏感程度和使用人員的工作職責，設定不同的訪問權限。2.采用用戶名和密碼等方式進行身份認證，確保只有授權人員能夠訪問相應的信息。3.定期對用戶的訪問權限進行審查和調整，確保權限的合理性和有效性。（二）數據加密1.對于重要的信息，應進行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的安全性。2.采用合適的加密算法和密鑰管理系統，定期更換加密密鑰。（三）網絡安全1.加強公司網絡安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全設備。2.定期對網絡系統進行漏洞掃描和修復，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。3.規范員工的網絡行為，禁止在公司網絡上進行非法活動。（四）應急響應1.制定信息安全應急預案，明確信息安全事件的應急處理流程和責任分工。2.定期進行應急演練，提高應對信息安全事件的能力。3.發生信息安全事件時，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。六、信息保存期限（一）公司文件1.行政文件：長期保存，直至文件失效或公司決定銷毀。2.業務文件：根據業務性質和法律法規要求確定保存期限，一般為[X]年。（二）員工信息1.個人檔案：自員工離職之日起保存[X]年。2.考勤記錄：保存[X]年。（三）財務信息1.會計憑證：保存[X]年。2.財務報表：保存[X]年。（四）客戶信息1.客戶資料：自業務結束之日起保存[X]年。2.業務往來信息：保存[X]年。（五）其他信息1.市場調研信息：根據實際情況確定保存期限，一般為[X]年。2.技術資料：長期保存，直至技術過時或公司決定銷毀。七、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對公司各部門的信息保存情況進行檢查，確保信息保存工作符合制度要求。2.檢查內容包括信息的完整性、準確性、安全性、保存期限等方面。（二）不定期抽查1.公司管理層不定期對各部門的信息保存工作進行抽查，及時發現和解決存在的問題。2.對于抽查中發現的違規行為，應及時責令整改，并按照公司規定進行處理。（三）考核評價1.將信息保存工作納入員工績效考核體系，對信息保存工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。