信息收發管理制度一、總則1.目的為了規范公司信息收發流程，確保公司內外部信息的及時、準確傳遞，提高工作效率，加強溝通協作，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.職責分工行政部門負責公司各類文件、信函、包裹等的收發、登記、分發、存檔工作。制定并優化信息收發流程，定期對流程執行情況進行檢查和評估。負責與外部快遞、郵政等物流服務提供商的聯絡與協調。各部門負責本部門內部信息的整理、傳遞和保管，指定專人負責與行政部門對接信息收發工作。對行政部門分發的各類信息進行及時處理，并將處理結果反饋給行政部門。員工個人遵守公司信息收發管理制度，及時查收、處理相關信息。按照規定格式和要求撰寫、發送各類信息，確保信息內容準確、清晰。二、信息分類與編號1.信息分類內部文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、會議紀要等。外部文件：來自政府部門、合作伙伴、客戶等的文件、信函、傳真等。業務資料：與公司業務相關的合同、協議、報價單、訂單、技術資料等。個人郵件：員工個人因私接收或發送的郵件。2.編號規則內部文件編號：年份+部門代碼+順序號。例如：2023HR001，表示人力資源部在2023年發布的第1份文件。外部文件編號：年份+類別代碼+順序號。類別代碼根據文件來源設定，如ZF表示政府文件，HP表示合作伙伴文件等。例如：2023ZF002，表示2023年收到的第2份政府文件。業務資料編號：年份+業務板塊代碼+順序號。業務板塊代碼根據公司業務劃分確定，如銷售板塊為XS，采購板塊為CG等。例如：2023XS010，表示2023年銷售業務的第10份資料。個人郵件編號：員工工號+年份+順序號。例如：001202305，表示工號為001的員工在2023年接收或發送的第5封個人郵件。三、信息接收1.行政部門接收行政部門設立專門的收發崗位，負責接收公司的各類信件、包裹、快遞等。收發人員應每天定時到收發室領取郵件，確保信息及時收取。對于收到的信件，收發人員應首先檢查信封上的收件地址、收件人姓名是否為本公司，如有誤投，應及時與快遞公司或郵政部門聯系處理。對于包裹和快遞，收發人員應檢查外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應在簽收前與快遞公司協商解決，并做好記錄。2.郵件登記收發人員收到郵件后，應立即進行登記。登記內容包括郵件編號、郵件來源、收件部門、收件人姓名、郵件主題、收到日期等。對于重要郵件，如涉及公司重大決策、合同協議、法律文件等，應在登記時標注“重要”字樣，并及時通知相關部門和人員。3.郵件分發行政部門根據郵件的收件部門和內容，及時進行分發。對于內部文件，應按照文件的傳閱范圍進行傳遞；對于外部文件和業務資料，應根據收件人信息直接送達相關部門或個人。在分發郵件時，行政部門應填寫郵件分發清單，注明郵件編號、收件部門、收件人姓名、分發日期等信息，并由收件人簽字確認。對于緊急郵件，行政部門應優先處理，確保在最短時間內送達收件人手中。四、信息發送1.文件起草與審核各部門如需發布內部文件，應指定專人負責起草。文件起草人應按照公司規定的格式和要求進行撰寫，確保文件內容準確、清晰、規范。文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的準確性、完整性、合規性等。部門負責人審核通過后，方可提交行政部門進行編號和發布。對于涉及公司重要事項、重大決策等文件，還應提交公司領導進行審批。未經審批的文件不得發布。2.郵件撰寫與發送員工在發送郵件時，應認真填寫郵件主題、收件人、抄送、密送等信息，確保郵件發送對象準確無誤。郵件內容應簡潔明了、條理清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的語言。如有附件，應在郵件正文中注明附件名稱，并確保附件內容與郵件主題相關。重要郵件在發送前，應進行仔細核對和檢查，確保郵件內容準確無誤。對于涉及公司機密信息的郵件，應按照公司保密制度進行加密處理，并選擇合適的發送方式。員工發送郵件后，應及時跟蹤郵件的發送情況，如發現郵件未成功發送或被退回，應及時查找原因并重新發送。3.快遞與郵寄如需通過快遞或郵政方式發送文件、資料等，相關部門應填寫快遞或郵寄申請表，注明收件人姓名、地址、聯系電話、郵件內容、寄件人信息等。申請表經部門負責人審批后，提交行政部門。行政部門根據申請表內容選擇合適的快遞或郵政服務提供商，并安排寄件事宜。在寄件過程中，行政部門應確保包裹或信件的包裝牢固、完整，填寫的收件信息準確無誤。同時，應妥善保管快遞單號或郵寄憑證，以便查詢和跟蹤寄件情況。五、信息處理1.收件人處理各部門收到行政部門分發的信息后，收件人應及時進行處理。對于內部文件，應按照文件要求執行相關工作，并將處理結果反饋給行政部門。對于外部文件和業務資料，收件人應根據文件內容進行相應的工作安排，如回復信函、簽訂合同、處理業務等。如有需要，應及時與相關部門或人員進行溝通協調。收件人在處理信息過程中，如發現信息存在問題或疑問，應及時與行政部門或發送部門聯系，核實情況并尋求解決方案。2.文件存檔行政部門負責對公司各類文件進行存檔管理。文件存檔應按照文件類別、年份、編號等進行分類整理，確保文件存放有序，便于查詢和使用。對于重要文件和長期保存的文件，應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行存檔。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。各部門應協助行政部門做好文件存檔工作，將本部門產生的重要文件及時提交給行政部門存檔。同時，應按照公司規定的期限妥善保管本部門的文件資料。六、信息保密1.保密原則公司信息收發工作應嚴格遵守國家法律法規和公司保密制度，確保公司機密信息的安全。所有涉及公司機密的信息，包括但不限于商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等，均應予以保密。2.保密措施對于機密文件和信息，應在信封或文件上加蓋“機密”印章，并按照公司規定的傳閱范圍進行傳遞。傳閱過程中，應嚴格登記，確保文件不丟失、不泄露。涉及公司機密信息的郵件，應進行加密處理，并選擇安全可靠的郵件發送方式。同時，應提醒收件人妥善保管郵件，不得隨意轉發或泄露郵件內容。在信息處理過程中，如涉及機密信息的討論、匯報等，應在公司規定的保密場所進行，并嚴格限制參與人員范圍。員工離職時，應將所保管的公司機密文件和信息全部交還給公司，并簽訂保密承諾書，承諾離職后不泄露公司機密信息。七、信息安全1.網絡安全員工在使用公司網絡進行信息收發時，應遵守公司網絡安全規定，不得利用公司網絡從事與工作無關的活動，如瀏覽非法網站、下載盜版軟件等。定期對公司網絡設備和系統進行維護和更新，安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止網絡攻擊和病毒入侵。對于重要信息的傳輸，應采用安全加密的網絡協議，確保信息在傳輸過程中的安全性。2.數據備份行政部門和各部門應定期對重要信息進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的地點。數據備份的頻率應根據信息的重要程度和更新情況確定，一般重要信息應每周備份一次，關鍵信息應每天備份一次。定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保備份數據的完整性和可用性。如發現備份數據存在問題，應及時采取措施進行修復和重新備份。八、監督與考核1.監督檢查行政部門定期對公司信息收發工作進行監督檢查，檢查內容包括信息收發流程的執行情況、郵件登記與分發的準確性、文件存檔的完整性等。對于檢查中發現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反信息收發管理制度的行為，應及時進行糾正和處理。2.考核機制將信息收發工作納入員工績效考核體系，對在信息收發工作中表現優秀的員工給予表彰和獎勵。對于違反信息收發